Työsuhdepolkupyörien hankinta leasingpalveluna

Hankinnan kohteena on työsuhdepolkupyörien rahoitus (leasing) ja siihen liittyvät palvelut. Rahoituspalvelu sisältää leasingrahoituksen tarjoamisen ja työsuhdepolkupyöräpalvelun hallinnoinnin ja asiakaspalvelun tarjoamisen kokonaisuutena Tilaajalle ja työntekijöille. Työsuhdepolkupyöräetu koskee tilaajan henkilöstöä tilaajan määrittelemillä kriteereillä. Etuun oikeutettujen määrä on noin 900 työntekijää. Tilaajan arvio on, että noin 10 % etuun oikeutetusta henkilöstöstä ottaa polkupyöräedun käyttöön. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tilausmääriin, vaan sen palveluksessa oleva henkilö tekee itsenäisesti päätöksen hankinnan mukaisen tilauksen tekemisestä. Työsuhdepolkupyörä on tarkoitettu työntekijän henkilökohtaiseen käyttöön niin kodin ja työpaikan välisillä matkoilla kuin työ- ja vapaa-ajalla. Työsuhdepolkupyöräetu koskee kaikkia tavallisia sekä sähköavusteisia polkupyöriä ja työntekijä voi valita millaisen uuden tai käytetyn polkupyörän hän haluaa (esim. maasto-, hybridi-, city- tai maatiepolkupyörä). Polkupyöräpaketin (pyörä ja varusteet) enimmäiskesto on 48 kk. Polkupyöräpaketin hinnassa huomioidaan kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Polkupyöräpaketin hintaan voi sisältyä käyttäjän valitsemia pyörään kiinteästi kuuluvia varusteita (esim. lokasuojat ja polkimet). Mikäli työntekijä valitsee kalliimman pyörän tai haluaa lisävarusteita, jotka eivät kuulu pyöräetuun, hän vastaa näiltä osin kustannuksista itse. Työnantajan kustannusvaikutus työsuhdepolkupyörään liittyen rajoittuu maksimissaan vain Palveluntuottajan polkupyöräkohtaiseen palvelumaksuun (toimisto- ja hallinnointikuluun). Työntekijä on itse kustannusvastuussa kaikista muista työsuhdepolkupyörään liittyvistä kustannuksista. Työntekijälle kuuluu vakuutuksen omavastuu, keskeyttämisen kulut, sopimuksen siirtämisen kulut ja pyörän lunastamisen kulut sekä mahdollinen vapaaehtoinen huoltosopimus, mikäli työntekijä hankkii vapaaehtoisen huoltosopimuksen. Leasingsopimus kattaa pyörän ja varusteiden lisäksi myös vahinko- ja varkausvakuutukset sekä huoltopalvelun sillä tasolla, kuin vakuutuksen voimassaolo edellyttää. Leasingkauden päätteeksi työntekijä voi lunastaa pyörän itselleen tai palauttaa sen palveluntuottajalle. Jos työntekijän työsuhde päättyy kesken leasingkauden, työntekijä voi palauttaa tai lunastaa työsuhdepyörän tai siirtää polkupyöräedun uudelle työnantajalle. Työntekijä vastaa näihin liittyvistä kustannuksista. Työntekijä tekee sopimuksen työnantajan kanssa työsuhde-edun käyttöönotosta. Tämän jälkeen työntekijä voi sopia työsuhdepyörän käyttöönotosta Palveluntuottajan kanssa. Työntekijän kanssa tehtävän sopimuksen pituus on minimissään kuusi (6) kuukautta ja enimmillään 48 kuukautta, mutta korkeintaan hänen työsopimuksensa keston. Työntekijän sopimuskausi voi jatkua kunnes polkupyörä on maksettu tai lunastettu. Tilaaja valitsee kilpailutuksen perusteella yhden (1) Palveluntuottajan sopimuskaudelle vastaamaan työsuhdepolkupyöräedun käytön kokonaishallinnoinnista sisältäen polkupyörän, valitut tarvikkeet ja mahdolliset huoltosopimukset ja vakuutukset. Työntekijän bruttopalkasta vähennettävä summa on Verohallinnon vuosittain hyväksymä maksimiverotusarvo (vuonna 2025 enintään 100 €/kk). Hankinnan ennakoitu arvo neljän vuoden aikana on noin 425 000 € (alv. 0 %). Hankinnan kohde on kuvattu yksityiskohtaisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Sopimusehdot ovat tarjouspyynnön liitteenä.

Tilaajan ja Palveluntuottajan välinen hankintasopimus on voimassa 24 kuukautta, jonka jälkeen se on voimassa toistaiseksi. Sopimuskausi alkaa, kun sopimuksen molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Tavoitteena on, että palvelua voidaan tilata toukokuussa 2025, kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Hankintaa koskeva päätös pyritään tekemään Helsingin seurakuntayhtymän yhteisessä kirkkoneuvostossa 8.5.2025. Sopimuskausi sekä irtisanomisehdot on määritelty yksityiskohtaisesti liitteenä olevassa Sopimusluonnoksessa.