Talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon palvelukokonaisuus Oulun kaupunginteatterille

Oulun kaupunginteatteri Oy (jäljempänä myös ”tilaaja”) pyytää tarjoustanne talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon palvelukokonaisuudesta sekä talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmistä ja tähän liittyvästä käyttöönottoprojektista tämän tarjouspyynnon ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena olevassa palvelukokonaisuudessa haetaan toimittajaa, joka voi kokonaisuutena tarjota kirjanpidon ja taloudenhallinnan järjestelmät ja palvelut sekä palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät ja palvelut. Lisäksi toimittajan tulee tarjota tarvittava järjestelmäympäristö ja sen tekninen ylläpito tilaajalle SaaS-palveluna sekä tarkoituksenmukaiset järjestelmäintegraatiot. Selvyyden vuoksi todetaan, että tämä kilpailutus ei koske tilintarkastuspalveluita. Kilpailutettavan ratkaisun avulla on tavoitteena saada aikaan kattava taloushallinnon (mm. kirjanpito, käyttöomaisuuskirjanpito, raportointi, budjetointi, produktiobudjetointi, ennusteiden laatiminen, tilinpäätös, maksuliikenne) ja palkkahallinnon (mm. palkanlaskenta, viranomaisvelvoitteet sekä palvelussuhteeseen liittyvät työsopimukset, lomat, poissaolot ja muut HR-toiminnallisuudet) palvelukokonaisuus. Hankinnan kohteena olevat osa-alueet, niihin liittyvät prosessit, vaatimukset ja vastuunjako on kuvattu tarkemmin liitteissä. Järjestelmien nykytilanne on kuvattu liitteessä 7. Nyky- ja tavoitetilan kuvaus. Yksityiskohtaiset vaatimusmäärittelyt ja vastuunjaot on kuvattu seuraavissa liitteissä: - Liite 4. Vaatimusmäärittelyt ja vastuunjako taloushallinto - Liite 5. Vaatimusmäärittelyt ja vastuunjako palkka- ja henkilöstöhallinto - Liite 6. Vaatimusmäärittelyt ja vastuunjako HR-järjestelmä.

Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 01.06.2025. Käyttöönottoprojekti on suunniteltu alkavaksi 1.6.2025 ja sopimuksen mukainen palvelu on suunniteltu otettavaksi käyttöön 1.9.2025 alkaen. Aloitusaikataulu on arvio ja sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan allekirjoittaa myös ennen sopimuskauden alkamista, jolloin sopimuskausi astuu voimaan suunnitellusti 01.06.2025. Hankinta sisältää mahdollisuuden jatkaa sopimusta määräajan jälkeen toistaiseksi voimassa olevana 1.6.2027 alkaen. Optio-oikeuden käytöstä ratkaisun tekee tilaaja ja siitä ilmoitetaan Oulun kaupunginteatterin toimesta viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.