Järvi-Saimaan Palvelut Oy:n ICT-kumppanin kilpailutus

Järvi-Saimaan Palvelut Oy (myöhemmin JSP) hakee tällä kilpailutuksella ICT-palveluntuottajaa/kehittämiskumppania kokonaisvaltaiseen tietoteknisten palveluiden tuottajan ja kehittäjän rooliin. Hankittava palvelukokonaisuus koostuu seuraavista tehtävistä ja rooleista: 1) Nykytilan haltuunotto - Lisenssit, Intune-laitehallinta, M365-ympäristö, palvelin-resurssinjako ja varmuuskopiointi, tietoverkot 2) Toistaiseksi jatkuva palvelutuotanto 3) Etätukipalvelut ja tarvittaessa lähituki 4) Laadunvalvonta ja –hallinta - JSP:n palveluiden laadunvalvonta ja –hallinta sovittavalla tavalla. Osallistuminen IT-kehitysryhmän tapaamisiin kutsuttaessa Teamsin välityksellä 3 kertaa vuodessa. 5) Muut asiantuntijapalvelut by call-perustaisesti Hankittavan palvelun sekä nykytilan tarkempi kuvaus löytyy liitteestä 1. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä. Neuvottelumenettelyyn valittiin alustavan tarjouspyynnön arvioinnin perusteella 3 kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta esittänyttä tarjoajaa. Tämä tarjouspyyntö on lopullinen tarjouspyyntö, jonka perusteella palveluntuottajan valinta tehdään. Tarjouspyyntö julkaistaan vain neuvottelumenettelyyn valituille tarjoajille. Neuvottelujen tarkoitus oli tarkentaa lopullista tarjouspyyntöä ja hankintasopimusta monipuolisen, kattavan sekä haasteellisen palvelukokonaisuuden takia sekä tilaajalle että tarjoajille optimaaliseen muotoon. HUOM: Alustavassa tarjouksessa ilmoitetun palvelun kokonaishinnan ei sallita nousevan lopulliseen tarjoukseen enempää kuin 10 %. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä. Neuvottelumenettelyyn valitaan vähintään 3 alustavan tarjouspyynnön arvioinnin perusteella kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta esittänyttä tarjoajaa. Tämä tarjouspyyntö on alustava tarjouspyyntö jonka perusteella neuvottelumenettely käynnistetään. Varsinainen tarjouspyyntö julkaistaan vain neuvottelumenettelyyn valituille tarjoajille. Neuvottelujen tarkoitus on tarkentaa lopullista tarjouspyyntöä monipuolisen, kattavan sekä haasteellisen palvelukokonaisuuden johdosta sekä tilaajalle että tarjoajille optimaaliseen muotoon. Neuvottelumenettelyyn valitaan tämän hankintailmoituksen kriteerit täyttävät, osallistumishakemuksen jättäneet tarjoajat. Osallistumishakemuksen yhteydessä ladattavista tiedoista on käytävä ilmi ajantasaiset sertifikaatit ja tarjoaja sitoutuu pitämään salassa saamansa luottamukselliset henkilötietoja koskevat dokumentit. Tilaaja on varannut hankintaa varten määrärahan ja jos määräraha varaus ylittyy, tilaajalla on oikeus keskeyttää hankinta. On mahdollista, että yrityksen työntekijämäärä kasvaa jo ennen sopimuskauden alkua tai sen aikana. Arvio mahdollisesta työntekijämäärän kasvusta on 40 - 55 työntekijää. On todennäköistä, että tämä tieto on Tilaajalla tarkentavien neuvottelujen aikana.

ICT-kumppanin toivotaan tarjoavan kiinteää kuukausiveloitusta alla mainituille palveluille. Verkko JSP:n tietoverkot toimivat suurilta osin osittain kunnan hallinnoimina tai muuten kuntien verkkopalveluiden yhteydessä. JSP:n omia verkkolaitteita on tällä hetkellä vain muutamia. Tulostimista suurin osa on leasing-palveluna hankittuja, mutta lisäksi on muutama oma verkkotulostin sekä paikallistulostimia. Päätelaitteet Esihenkilö täyttää uudesta työntekijästä Henkilöstölomakkeen, jossa kerätään tieto tarvittavista laitteista, liittymistä ja sovelluksista sekä pyyntö liittää työntekijä tietyille sähköpostilistoille. Työntekijä saa käyttöönsä oman toiveensa mukaisesti joko pädin tai kännykän sekä työtehtävien niin vaatiessa myös kannettava tietokoneen. Tällä hetkellä liittymien ostosta ja hallinnoinnista vastaa JSP. Henkilöstölomakkeen tiedoista lähtee sähköposti kumppanille. Tietojen perusteella kumppani tekee tarvittavat toimet. Jatkossa sekä laitteet ja liittymät toimittaa sopimuksen mukainen kumppani, joka myös luo uudelle työntekijälle Microsoft O365-tilin tarvittavin lisenssein esiasennettuna. Päätelaitteissa on Intune-etähallintaympäristöt. Kumppani huolehtii myös poistuvien ja tauolle jäävien työntekijöiden tunnusten sulkemisesta ja laitteiden hallinnoinnista. Myös tämä tieto tulee Henkilöstölomakkeelta sähköpostin kautta. Henkilökohtaisten päätelaitteiden lisäksi on olemassa joitakin yhteiskäytössä olevia puhelimia ja tietokoneita. Ohjelmistot ja lisenssit Yhtiössä käytettäviä yleisjärjestelmiä ovat Microsoftin O365-ympäristön lisäksi Elisaring, Openvpn, Maestrong, Maestro, Accuna, Maxtech, Admincontrol, Cloudia, Vismasign, Savonlinnanhankinta.fi, LinkedIn, Facebook, X (entinen Twitter), Instagram, Pinterest, EasyGDPR, Populus, Titania, Kuntarekry, OP.fi, Suomi.fi, WebGIS, Canva, Adobe Acrobat Pro, Adobe Premiere Pro, VastuuGroup, Sähköiset korttikoulutukset ja Työturvallisuustutka. Lisenssit hankitaan kumppanin kautta vuositilauksina. Lisenssien määrissä voi olla pientä vaihtelua johtuen työntekijöiden vaihtuvuudesta. Kaikille työntekijöille M365-tili (200 kpl). Lisenssit nykyisellään 1 kpl Exchange Online (Plan 1), 131 kpl Microsoft 365 F3, 78 kpl Microsoft 365 Business Premium sekä 13 kpl Microsoft Viva Goals. ICT-tuki Tällä hetkellä kumppani tarjoaa palveluna ICT-tuen käyttäjille mahdollisuuksien mukaan etätukena ja käyttää tarvittaessa lähitukea. Jatkossa käyttäjätuki toteutetaan mahdollisimman pitkälti etätukena. Lähituen tarpeen minimointi tarvittaessa etähallinnan toimintamallin muutoksin sekä kuukausihintainen tai muuten kiinteä lähituen kulut kattava hinnoittelu on toivottu malli. Mikäli tarve lähituen palveluille on, eikä kumppanilla ole toimintoja lähialueella, kumppani käyttää ostopalveluina lähialueen ICT-tukipalveluita. ICT-tukipalveluihin kuuluu uusien käyttäjien luonti ja poistuvien poisto sekä tauolle jäävän työntekijän tunnusten väliaikainen sulkeminen, työntekijöiden tukeminen laite- ja M365 ohjelmisto-ongelmissa sekä tietoturvapoikkeamissa auttaminen, neuvominen ja selvitystyö. Kumppanilla tulee olla riittävä kyky tukipalveluiden tarjoamiseen myös muiden JSP:llä käytössä olevien ohjelmistojen osalta. Kehitysprojektit Yhtiössä on IT-kehitysryhmä, jonka tehtävänä on tehdä kehitysehdotuksia ja hallita yhtiön IT-karttaa. Kehitysryhmä tapaa 1-2 kertaa vuodessa ja käy läpi tietoturvaan, tietosuojaan, järjestelmien kehittämiseen sekä muihin ajankohtaisiin IT-asioihin liittyviä muutoksia. Kumppani voidaan kutsua osallistumaan kehitysryhmän kokouksiin. Tietoturva ja varmuuskopiot Kaikki tärkeät tiedot ja järjestelmät varmuuskopioidaan säännöllisesti pilvipalveluihin, jotka tarjoavat korkean tietoturvatason ja mahdollistavat tietojen nopean palauttamisen tarvittaessa. Palvelimella oleva data varmuuskopioidaan päivittäin IT-yhteistyökumppanin toimesta. Oletuksena on 14 päivän säilöaika varmistuksille ja palautuksille. Datavarmistukset säilytetään erillisessä tietovarastossa konesalin ulkopuolella ja tiedonsiirto varmistuspalveluun toteutetaan hyödyntäen salattua internet-yhteyttä. ICT-kumppani tarjoaa konesalipalvelut, huolehtii varmuuskopioinnista ja tarvittaessa tiedon palauttamisesta. Hankintasopimuksen kesto 2 vuotta sekä tämän jälkeen mahdollinen optio 2 vuotta. Lopullisen tarjouksen tulee sisältää seuraavat dokumentit: - neuvottelujen perusteella mahdollisesti tarkennettu Tarjous - neuvottelujen perusteella mahdollisesti tarkennettu Hinnoittelu excel - neuvottelujen perusteella mahdollisesti tarkennettu Palvelukuvaus Neuvottelumenettelyyn valituilla tarjoajilla on mahdollisuus neuvottelujen aikana käydyn tiedonvaihdon ja palvelun sisällön tarkentamisen sekä avaamisen perusteella päivittää lopullisen tarjouksen sisältöä ja liitteitä, kuitenkin huomioiden alkuperäisen tarjouspyynnön asettamat reunaehdot. Neuvottelujen perusteella tilaaja on lisäksi täsmentänyt ja selkiyttänyt tarjouksen ja hankintasopimusluonnoksen sisältöä. Hankintasopimuksen tekoperusteet Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet on mainittu pelkästään hankinta-asiakirjoissa. Tarkempi kuvaus hankinnasta löytyy tarjouspyynnön liitteestä 1 Hankinnan tarkempi kuvaus, nykytila ja tavoitteet ALUSTAVA TARJOUSPYYNTÖ JA TARJOUS Alustavan tarjouspyynnön sisältö liitteineen on seuraava: - Tarjouspyyntö - Liite 1 Hankinnan tarkempi kuvaus, nykytila ja tavoitteet (sisältää jo tietoa myös hankintasopimukseen liittyvistä asioista) - Liite 2 Hinnoittelu excel - Liite 3 ICT-kumppanin Palvelukuvauksen runko Alustavan tarjouksen sisältö on seuraava: - Tarjous - täytetty Hinnoittelu excel - täytetty ICT-kumppanin Palvelukuvaus - ICT-managerin ja hänen varahenkilönsä CV:t - Soveltuvuusvaatimusten ja hankinnan kohteen kriteerien kohdalla tarjouspyynnössä vaaditut ladattavat tiedostot LOPULLINEN TARJOUSPYYNTÖ JA TARJOUS Lopullisen tarjouspyynnön kriteerit ovat samat kuin alkuperäisen tarjouspyynnön, niiden keskinäinen painoarvo voi kuitenkin muuttua neuvottelujen seurauksena ja sisältö tarkentua/täsmentyä/täydentyä. Neuvottelujen pääasiallisena kohteena ovat palvelusuunnitelman sekä palvelulupauksen sisältö sekä hankintasopimusluonnoksen sisältö. Hankintasopimusluonnos toimitetaan neuvottelumenettelyyn mukaan valituille tarjoajille ennen neuvottelujen alkua. Lopullisen tarjouspyynnön yhteydessä ei toimiteta uusia tarjousliitteitä, vaan tarjoaja hyödyntää alustavan tarjouspyynnön / alustavan tarjouksen liitteitä. Lopullisen tarjouspyynnön alustava sisältö liitteineen on seuraava: - Tarjouspyyntö - Liite 1 Hankinnan tarkempi kuvaus, nykytila ja tavoitteet - Liite 2 Hinnoittelu excel - Liite 3 ICT kumppanin Palvelukuvaus - Liite 4 ICT-managerin ja hänen varahenkilönsä CV:t - Liite 5 Hankintasopimusluonnos - sopimusliite 1 Salassapito ja tietoturvasitoumus - sopimusliite 2 Henkilötietojen käsittelyn ehdot - sopimusliite 3 JYSE Palvelut 2022 - sopimusliite 4 Yleiset tietoturvavaatimukset toimittajille - sopimusliite 5 Tietoturvaloukkausten selvittely - sopimusliite 6 Yhteyshenkilöt Lopullinen tarjous pitää sisällään ainakin seuraavat dokumentit: - neuvottelujen perusteella mahdollisesti tarkennettu Tarjous - neuvottelujen perusteella mahdollisesti tarkennettu Hinnoittelu excel - neuvottelujen perusteella mahdollisesti tarkennettu Palvelukuvaus Lopullisen tarjouksen sisältö voi täydentyä käytyjen neuvottelujen perusteella. Lopulliset tarjousten arviointikriteerit ovat lähtökotaisesti samat kuin alustavassa tarjouspyynnössä mutta voivat tarkentua/täydentyä neuvottelujen perusteella.