TIETOPYYNTÖ: Vammaispalvelujen työ- ja päivätoimintakuljetusten hankinta

Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan tarkentava markkinakartoitus eli tietopyyntö. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (jatkossa myös Vake) kilpailuttaa vammaispalvelujen työ- ja päivätoimintakuljetukset. Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää hankintaan liittyviä kysymyksiä ja käynnistää vuorovaikutusprosessi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ja potentiaalisten palveluntuottajien välillä. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti hankittavan palvelun saatavuutta ja ominaisuuksia koskevaa tietoa, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tämä palvelu sisältää vammaispalvelujen asiakkaiden kuljetukset työ- ja päivätoimintaan omasta kodista tai muusta ilmoitetusta osoitteesta ja kuljetuksen takaisin sovittuun paikkaan. Päivittäiset kuljetusajat vaihtelevat yksilöllisesti. Osa asiakkaista on toiminnassa mukana koko päivän, osa vain aamu- tai iltapäivän. Kaikki asiakkaat eivät tarvitse kuljetuspalvelua joka päivä. Pääasiassa asiakkaiden kuljetukset hoidetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisällä yhteiskuljetuksina. Asiakkaiden yhdensuuntainen kuljetusaika tulee olla mahdollisimman lyhyt, se saa olla kestoltaan maksimissaan yksi (1) tunti. Kuljetukset ajetaan arkipäivisin toimintakeskusten aukiolopäivinä n. 240 päivänä vuodessa. Poikkeuksena on joulu- ja kesäajan päivystys, joka on vain yhdellä hyvinvointialueen toimintakeskuksista. Päivystävää toimintakeskusta lukuun ottamatta muut toimintakeskukset ovat kesäaikana kiinni 4–5 viikkoa kesä-heinäkuussa sekä joulun aikaan noin yhden viikon sekä mahdollisesti muina aikoina lyhyempiä aikoja. Asiakkaiden jakautuminen yksiköittäin jakaantumisen oman toiminnan osalta: • Keravan työ- ja toimintakeskus 5–10 kuljetettavaa asiakasta/päivä. • Malminiityn työ- ja toimintakeskus 30–45 kuljetettavaa asiakasta/päivä. • Juho Kustin päivätoimintakeskus: 28–31 kuljetettavaa asiakasta/pvä • Masurkan päivätoimintakeskus: 14–17 kuljetettavaa asiakasta/pvä • Tavitien työ- ja toimintakeskus: 29–35 kuljetettavaa asiakasta/päivä • Ruukkukujan päivätoimintakeskus: 7–12 asiakasta/päivä • Solkikujan työ- ja toimintakeskus: 30–35 asiakasta/päivässä. • Kädentaitopaja Käenkukka: 1–3 asiakasta/päivässä. • Kädentaitopaja Kapussi 7–11 asiakasta/päivässä. Suurin osa oman toiminnan asiakkaista kulkee lähikunnista ja ei-esteettömillä kyydeillä. Asiakkaiden jakautuminen yksiköittäin jakaantumisen ostopalvelutoiminnan osalta: • Esteetöntä kuljetusta vaativia asiakkaita toimintayksiköissä Vaken alueella on 1 kpl • Ei-esteetöntä kuljetusta vaativia asiakkaita toimintayksiköissä Vaken alueella on 7 kpl • Esteetöntä kuljetusta vaativia asiakkaita toimintayksiköissä Vaken lähikunnissa on 5 kpl • Ei-esteetöntä kuljetusta vaativia asiakkaita toimintayksiköissä Vaken lähikunnissa on 80 kpl • Ei esteetöntä kuljetusta vaativat asiakkaat toimintayksiköissä muulla kuin Vaken tai Va-ken lähikunnissa on 10 kpl • Lisäksi on ostopalveluyksiköiden asiakkaita, jotka käyttävät kuljetusta noin 90 kpl. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen lähikunniksi määritellään Helsinki, Espoo, Kauniainen, Nurmijärvi, Tuusula, Järvenpää, Pornainen ja Sipoo. Asiakkaat ovat vammaisia nuoria ja aikuisia, vaikeammin ja lievästi vammaisia sekä autistisia Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen vammaispalveluiden asiakkaita tai hyvinvointialueen ostopalvelukohteiden asiakkaita. Asiakkaat ovat monisairaita ja runsaasti apua tarvitsevia. Heillä toimintakyvyn puutteet ilmenevät esimerkiksi hahmotushäiriöinä, liikkumisen, siirtymisen ja tasapainon vajeina, puheentuoton ja ymmärtämisen vaikeuksina. Asiakkailla voi olla haasteita mm. itsensä ilmaisussa ja / tai sosiaalisessa kanssakäymisessä, joka voi ilmetä mm. äänekkyytenä tai levottomuutena tai tilan tarpeena. Asiakkaiden erityistarpeet tulee aina ensisijaisesti ottaa huomioon kuljetuksissa. Osa asiakkaista voi esimerkiksi tarvita vastaanottajan kuljetuksen päättyessä tai saattajan ennen kuljetuksen alkua. Tällöin kuljettajan tulee kiinnittää erityistä huomiota asiakkaan turvallisuuteen määränpäässä ja siihen, että kuljettaja toimii saatujen ohjeiden mukaisesti. Monet asiakkaat tarvitsevat avustamista ja ohjausta siirtymisissä, näistä vastaa kuljettaja. Kuljettaja vastaa myös asiakkaiden turva- ja mahdollisten lisävöiden sekä pyörätuolin turvallisesta kiinnityksestä. Kuljetuksia suunniteltaessa on otettava huomioon, että kuljettajalle on varattava riittävästi aikaa em. palvelun suorittamiseen. Tietopyynnön sisällöstä kiinnostuneita palveluntuottajia lähettämään kommentit sähköpostitse Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kirjaamoon kirjaamo@vakehyva.fi 18.2.2025 klo 12.00 mennessä. Sähköpostin viestikentässä on oltava merkintä "TIETOPYYNTÖ VAKEDno-2024-4502 / Vammaispalvelujen työ- ja päivätoimintakuljetusten hankinta” ja yrityksen nimi Määräajan jälkeen Vantaan ja Keravan hyvinvointialue varaa mahdollisuuden käydä tarvittaessa vuoropuhelua muutamien markkinakartoitukseen/tietopyyntöön vastanneen yrityksen kanssa. Hyvinvointialue ei maksa korvauksia markkinakartoituksiin osallistuneille palveluntuottajille. Markkinavuoropuhelut kiinnostuneiden yritysten kanssa on tarkoitus pitää Teams-kokouksina maaliskuun alussa 2025. Pyydämme palveluntuottajia huomioimaan, että tietopyyntö ei velvoita Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetta toteuttamaan hankintaa markkinakartoituksen perusteella. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue valmistelee mahdollisen tarjouspyynnön aina omien tarpeidensa mukaisesti.

Tietopyynnön vastauksessa palveluntuottajan tulee esitellä lyhyesti yrityksensä ja sen palvelukonsepti (maksimi kaksi A4-sivua). Yritysesittelystä ja palvelukonseptista tulee käydä ilmi, millaista palvelua yritys tarjoaa sekä mahdolliset referenssit tilaajineen, asiakasmäärineen ja ajankohtineen. Palveluntuottaja voi myös halutessaan esittää ehdotuksia kehitysideoista mitä kilpailutuksessa tulisi ottaa huomioon (maksimi kaksi A4-sivua). Alla oleviin kysymyksiin pyytäisimme Teiltä vastauksia: • Miten palveluntuottaja katsoo, että kuljetukset suoritetaan pääsääntöisesti ryhmäkuljetuksena? • Miten näette, että tarjouspyynnössä olisi asetettu ehdoksi, että ryhmäkuljetuksina suoritetaan vähintään 80 %:a kaikista kuljetuksista? • Miten näette, että kuljetukset myös laskutetaan kuukausittain 80 %:n ryhmäkuljetusvaateen mukaisesti? • Miten palveluntuottaja katsoo, että kuljetukset suoritetaan pääsääntöisesti ryhmäkuljetuksena siten, että kerralla kyydissä on optimaalinen määrä asiakkaita? • Mitkä kriteerit palveluntuottajan näkökulmasta ovat tärkeimpiä liittyen palvelun hinnoitteluun? • Millaisilla asioilla hinnoitteluun voidaan vaikuttaa? • Miten näette hyvinvointialueen sisäiset kiinteähintaiset kuljetukset (xx € / asiakas / suunta) mahdollisiksi? • Miten näette hyvinvointialueen rajat ylittävät naapurihyvinvointialueille suuntautuvat kiinteähintaiset kuljetukset (xx € / asiakas / suunta) mahdollisiksi? • Tulisiko määritellä hyvinvointialueen lähikunnat (Helsinki, Espoo, Kauniainen, Nurmijärvi, Tuusula, Järvenpää, Pornainen ja Sipoo), joilta on kiinteähintainen kuljetukset (xx € / asiakas / suunta) mahdollisiksi? • Miten paljon poikkeavat kuljetukset tulisi määritellä tarjouspyynnössä? Miten näiden kuljetusten osalta tulisi tarjoushinta pyytää? • Miten hintavertailu tulisi tehdä? Hyvinvointialueen sisäisiä kiinteähintaisia (xx € / asiakas / suunta) kuljetuksia painotetaan xx %, lähikuntiin suuntautuvia kiinteähintaisia (xx € / asiakas / suunta) kuljetuksia painotetaan xx % ja muualle suuntautuvia kilometrihinnoiteltuja (xx € / km) kuljetuksia painotetaan xx % Vertailuhinta olisi näiden summa. • Mitä mieltä olette hyvinvointialueen asettamasta arvonlisäverottomasta kattohinnasta, jonka suuruus olisi esimerkiksi 22 € / asiakas / suunta? • Kilometrikorvaus xx €/km, arkisin klo 7.00–18.00 ajettava kuljetus. Kilometriperusteinen hinta on mahdollista veloittaa, mikäli tässä palvelussa on tarvetta mm. pitkään kuljetusmatkaan, tai muuhun tästä palvelusta poikkeavaan kuljetukseen. • Mikä olisi ns. poikkeavan pitkä tai muu poikkeava matka? • Mitä mieltä olette hyvinvointialueen asettamasta arvonlisäverottomasta kattohinnasta, jonka suuruus olisi esimerkiksi 1,70 € / km. • Miten näette mahdollisena hinnoittelun vuosikustanteisena? Tarjous annetaan nykyiselle asiakasmäärälle, joka on XXX asiakasta. • Miten vuosikustannusmallissa tulisi huomioida muutokset asiakkaiden kuljetusmäärissä? • Mitä mieltä olette hyvinvointialueen asettamasta kattohinnasta xx € / vuosikustannus • Miten palvelun hinnantarkistusehto tulisi muotoilla? • Miten sopimuksessa tulee määritellä sopimussakot? Esim. Virheet palvelussa ja palvelun viivästymineen tuottajasta johtuvasta syystä, näiden vaikutus sopimussakkoihin. • Mitä asioita tulisi ensisijaisesti huomioida palvelun tasaisen laadun varmistamiseksi? • Miten näette mahdolliseksi käyttää kuljetuksissa pääosin vakiokuljettajia, joilla on vähintään tarjouspyynnössä edellytetty kokemus vammaisten henkilöiden kuljettamisesta. Tietopyynnön sisällöstä kiinnostuneita palveluntuottajia lähettämään kommentit sähköpostitse Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kirjaamoon kirjaamo@vakehyva.fi 18.2.2025 klo 12.00 mennessä. Sähköpostin viestikentässä on oltava merkintä "TIETOPYYNTÖ VAKEDno-2024-4502 / Vammaispalvelujen työ- ja päivätoimintakuljetusten hankinta” ja yrityksen nimi Määräajan jälkeen Vantaan ja Keravan hyvinvointialue varaa mahdollisuuden käydä tarvittaessa vuoropuhelua muutamien markkinakartoitukseen/tietopyyntöön vastanneen yrityksen kanssa. Hyvinvointialue ei maksa korvauksia markkinakartoituksiin osallistuneille palveluntuottajille. Markkinavuoropuhelut kiinnostuneiden yritysten kanssa on tarkoitus pitää Teams-kokouksina maaliskuun alussa 2025. Pyydämme palveluntuottajia huomioimaan, että tietopyyntö ei velvoita Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetta toteuttamaan hankintaa markkinakartoituksen perusteella. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue valmistelee mahdollisen tarjouspyynnön aina omien tarpeidensa mukaisesti.