Projektinhallintapalveluiden hankinta

Projektinjohto tehtäväkokonaisuuteen sisältyy hankkeen yleishallinto, tilannekuva ja aikataulu ja vaiheistus. Tehtäväkokonaisuuteen kuuluu: 1. Koordinoida ja valmistella investointiesitykset toteuttamaan Helsingin Sataman strategisia tavoitteita yhteistyössä tilaajan projektinjohdon kanssa 2. Koordinoida yhteistyössä tilaajan projektinjohdon kanssa projektien toteutumista investointipäätösten mukaisesti 3. Tuottaa tilannekuvaa ja raportteja Länsiprojektin etenemisestä projektin johdon ja ohjausryhmän sekä Helsingin Sataman johdon, hallinnon ja viestinnän tarpeisiin 4. Määritellä tilannekuvan ja raportoinnin muoto yhteistyössä tilaajan projektin johdon kanssa 5. Vastata Länsiprojektin aikataulutuksesta ja vaiheistuksesta sekä sen osaprojektien aikataulujen yhteensovittamisesta siten, että Länsiprojektin ja Helsingin Sataman kehittämisohjelman projektille asettamat tavoitteet täyttyvät 6. Koordinoida osaprojektien ja rakennuttajakonsulttien yhteistyötä

Hankintojen tehtävään kuuluu: 1) Yhteistyössä tilaajan ja osaprojektien kanssa osallistua hankintojen valmisteluun siten, että hankinnat täyttävät tilaajan niille asettamat laatuvaatimukset. 2) Valvoa ja varmistaa hankintojen laatua yhteistyössä tilaajan projektiorganisaation kanssa (toimittajien suorituskyvyn mittarointi). 3) Hankintojen harmaan talouden torjunnan ym. vastuullisuuden kontrollointi (laatuauditoinnit).

Kustannushallinnan tehtävään kuuluu: 1) Yhteistyössä tilaajan ja osaprojektien kanssa järjestää ja toteuttaa Länsiprojektin budjetointi ja kustannusseuranta tilaajan järjestelmillä ja tuottaa projektin hallintaan sen johdolle, ohjausryhmälle sekä Helsingin Sataman johdon ja hallinnon tarpeisiin niiden tarvitsemat kustannushallinnan dokumentit kuten, budjetit ja seurantaraportit.

Dokumentinhallinnan tehtävään kuuluu: 1) Hallinnoida ja koordinoida projektissa ja osaprojekteissa syntyvän suunnittelu- ja muun dokumentaation säilyttämistä ja toimittamista tilaajan hankkimiin projektipankkeihin. 2) Varmistaa, että dokumentaatio tulee tallennettua projektipankkeihin. Projektikokonaisuudessa on käytössä 4 projektipankkia (SokoPro 2). 3) Luoda tilaajan kanssa ohjeistuksen projektipankin toiminnasta ja käytöstä.

Työaikaisten liikennejärjestelyiden koordinoinnin tehtävään kuuluu: 1) Yhdessä tilaajan projektin johdon sekä operatiivisten yksiköiden kanssa järjestää ja koordinoida työnaikaisten liikennejärjestelyiden suunnittelua sekä toteutusta. 2) Varmistaa, että liikennejärjestelyt ovat kaikissa osaprojekteissa tilaajan asettamien tavoitteiden mukaisia ja tukevat tavoitetta operatiivisen toiminnan häiriöttömästä toiminnasta rakentamisaikana. 3) Yhdessä tilaajan projektinjohdon kanssa koordinoida liikennejärjestelyihin liittyvää sidosryhmäyhteistyötä (kaupunki, varustamot, viranomaiset jne.) tilaajan tavoitteiden mukaisesti. 4) Liikennejärjestelyistä viestintä.

Rakentamislogistiikan tehtävään kuuluu: 1) Hankekokonaisuuden rakentamislogistiikan suunnittelu ja koordinointi yhteistyössä tilaajan projektiorganisaation sekä osaprojektien kanssa siten, että tilaajan tavoitteet sujuvasta liikenteestä ja sataman toiminnasta, hankkeen kuljetusten ja materiaalihallinnan sujuvuudesta ja taloudellisuudesta sekä päästöjen minimoimisesta toteutuvat.

Massatalouden hallinnan tehtävään kuuluu: 1) Projektissa syntyvien ja tarvittavien maa- ja kiviainesmassojen hallinta ja koordinointi osaprojektien sekä ulkopuolisten projektien välillä yhteistyössä tilaajan, Helsingin kaupungin ja mahdollisten muiden massoja tuottavien tai tarvitsevien tahojen kanssa siten, että ko. massojen projektin kannalta taloudellinen ja tarkoituksenmukainen käyttö voidaan varmistaa.

Erityisalojen hankintalain 43 §:n 2 mom. 1. kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos edeltävässä menettelyssä ei ole saatu lainkaan osallistumishakemuksia tai tarjouksia taikka soveltuvia osallistumishakemuksia tai tarjouksia; lisäedellytyksenä on, että alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta. Koska osa-alueeseen 7 ei saatu lainkaan tarjouksia, on Hankintayksiköllä oikeus siirtyä osa-alueen 7 palveluiden osalta suorahankintaan. Suorahankinnasta tehdään erillinen päätös Hankintayksikön käytyä neuvottelut yhden tai useamman osa-alueen 7 vaatimukset täyttävän tarjoajan kanssa.

Riskienhallinnan tehtävään kuuluu: 1) Länsiprojektin projektikokonaisuuden riskienhallinnan järjestäminen yhteistyössä tilaajan ja osaprojektien organisaatioiden kanssa.

Turvallisuuskoordinoinnin tehtävään kuuluu: 1) Projektikokonaisuuden turvallisuusasioiden (ml. työturvallisuus, työalueiden, liikenne-, matkustaja- ja tavaraturvallisuus) koordinointi ja osaprojektien turvallisuusasioiden yhteensovittaminen yhteistyössä tilaajan osaprojektien organisaatioiden ja viranomaisten kanssa.

Ympäristöasiantuntijan tehtävään kuuluu: 1) Länsiprojektin ympäristöasioiden, kuten projektin aikaisten vesi- ja ympäristölupien sekä muiden rakentamiseen liittyvien ympäristökysymysten ja seurantojen koordinointi yhteistyössä tilaajan projektiorganisaation, osaprojektien sekä kestävän kehityksen yksikön kanssa. 2) Osaprojektien hiilijalanjälkilaskennan ja -seurannan koordinointi ja raportointi.