Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä

Maskun, Mynämäen ja Nousiaisten kunnat pyytävät tarjouksia varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä (jokaiselle kunnalle erikseen), joka yhdistää varhaiskasvatuksen hallinnon, toimintayksiköt ja asiakkaat samaan järjestelmään. Kunnat kilpailuttavat SaaS -palveluna (Software as a Service) tuotettua järjestelmää, jonka tulee sisältää ainakin seuraavat toiminnallisuudet: Käyttäjä- ja oikeushallinta Kirjautuminen järjestelmään Hakemukset & huoltajan sähköinen asiointi Hakemusten käsittely & sijoitukset - Työntekijät Päätökset Laskutus Työn organisointi Asiakasrekisteri Toimipaikkojen ja ryhmien hallinta Työntekijät järjestelmässä Työntekijöiden mobiilisovellus Lasten läsnäoloseuranta Perhepäivähoidon toiminnot järjestelmässä Raportointi Huoltajien sovellukset Viestintä työntekijöiden ja huoltajien välillä Hoidontarpeen ja poissaolojen ilmoittaminen Pedagogiset asiakirjat Integraatiot ja tiedonsiirto Optiona toiminnanohjausjärjestelmään kilpailutetaan toiminnanohjausjärjestelmän kanssayhteensopiva henkilöstön työvuorosuunnittelu- ja työajanseuranta. Optio voidaan hankkia kilpailuttavien kuntien erillisillä päätöksillä tarjoajalta, jonka kanssa kunnat tekevät hankintasopimuksen. Jokainen kunta tekee päätöksen option mahdollisesta käyttämisestä erikseen. Optioiden ja muiden lisätoiminnallisuuksien hinnat eivät vaikuta tarjousten vertailuhintaan eivätkä tarjouspyyntöjen vertailuun. Perustamiskustannusten ja käyttöönottoprojektin tulee sisältää kaikki järjestelmän käytön kannalta keskeiset koulutukset, niin että koulutusten jälkeen henkilöstöllä on mahdollisuus sujuvaan järjestelmän käyttöön. Tarkempi kuvaus hankinnan kohteesta ja järjestelmävaatimuksista on tarjouspyynnön liitteillä. Tarjouskilpailun osallisia pyydetään tutustumaan kaikkiin kilpailutuksen dokumentteihin. Järjestelmätoteutuksen käyttöönotto alkaa talvella 2025 ja järjestelmän käyttöönoton tavoiteaikataulu on 1.5.2025 mennessä. Kolmen kunnan toiminnanohjausjärjestelmien piiriin kuuluu käyttäjiä seuraavasti: Masku: 100 työntekijää ja 550 asiakasta (lasta), joista 150 lasta on yksityisen varhaiskasvatuksen eli järjestelmän osalta vain päätöksenteon piirissä. Mynämäki: 80 työntekijää ja 380 asiakasta (lasta), joista 70 lasta on yksityisen varhaiskasvatuksen eli järjestelmän osalta vain päätöksenteon piirissä. Nousiainen: 65 työntekijää ja 250 asiakasta (lasta), joista 0 lasta on yksityisen varhaiskasvatuksen eli järjestelmän osalta vain päätöksenteon piirissä. Optiona kilpailutettavan työajanseurannan piiriin kuuluu työntekijöitä seuraavasti: Masku: 250 työntekijää Mynämäki: 120 työntekijää Nousiainen: 195 työntekijää Hankinnan suorittavilla organisaatioille on oikeus halutessaan ostaa hintaliitteessä mainitun tyyppisiä yksittäisiä lisäkäyttäjiä kuvauksessa määritellyn käyttäjämäärän lisäksi. Sopimukset tehdään yhden toimittajan kanssa kaikille kunnille. Sopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevana. Tarjouksen tulee sisältää kaikki kustannukset neljän (4) vuoden laskenta-ajalle. Tarjoajan tulee täyttää Maskun kunnan henkilötietojen käsittelyn ehdot (Liite 5).

Hankinnasta tehdään kolme sopimusta saman, kilpailutuksen voittaneen toimittajan kanssa. Jokaisen kilpailutuksessa mukana olevan kunnan kanssa tehdään sopimus erikseen. Sopimuksissa noudatetaan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2015) sekä Maskun kunnan henkilötietojen käsittelyn ehtoja.

Täsmensimme tietojen syöttötapaa ja annoimme lisätietoa sopimuksen solmimisesta