Toimistokalusteet, HUS 857-2023

Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS) suunnittelee toimistokalusteiden kilpailutusta. Markkinakartoitus aloitetaan julkaisemalla tietopyyntö. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti hankinnan kohdetta koskevaa ajantasaista tietoa, kartoittaa markkinoilla olevia toimittajia ja niiden tuote- ja palveluvalikoimaa. Tietopyyntö ja sitä seuraava markkinavuoropuhelu ovat osa markkinakartoitusta, jonka avulla valmisteilla oleva kilpailutus pyritään toteuttamaan mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. HUOM: Tämä tietopyyntö ei ole hankintailmoitus, ennakkoilmoitus eikä tarjouspyyntö, eikä ilmoituksen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhempään kilpailutukseen osallistumiselle eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta tarjoajan asemaan mahdollisessa tarjouskilpailussa. Vastaajaa pyydetään varautumaan mahdolliseen markkinavuoropuheluun sekä tekniseen vuoropuheluun jatkossa. Markkinakartoituksen aikana hankintayksikkö voi ottaa vastaajiin tasapuolisesti yhteyttä, jos vastaaja on lisännyt viestiin yhteystietonsa. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan hankintaa. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. Tietopyynnön kautta kerättyjä tietoja voidaan käyttää mahdollisen tarjouspyynnön valmistelussa. Tietopyynnöllä kohdassa "Osia koskevat tiedot" on ilmoitettu, että hankinta ei ole jaettu osiin. Tämä johtuu ilmoitusjärjestelmän teknisestä vaatimuksesta. Hankintayksikkö päättää kuitenkin myöhemmin mahdollisesta osiin jakamisesta. Tietopyynnössä esitetyt seikat ovat alustavia ja saattavat muuttua hankinnan valmistelun edetessä. Tämä tietopyyntö ei sido HUS-yhtymää eikä vastauksen antajaa. Toimittajien antamat vastaukset käsitellään luottamuksellisesti. Hankintayksikkö pyytää kohdassa "Hankintaa tai osaa koskevat lisätiedot" määriteltyjä tuotteita tarjoavia toimittajia ilmoittautumaan sähköpostitse. Sähköpostiviesti tulee otsikoida "HUS 857-2023 Toimistokalusteet, vastaus tietopyyntöön". Vastaukset tulee lähettää määräaikaan 17.1.2025 klo 12:00 mennessä osoitteeseen: kilpailutus.tiimi@hus.fi

Hankinnan piiriin kuuluvat hankintakaudella toteutettavat irtokalustehankinnat (= toimistokalusteet). Hankinnan piiriin eivät kuulu kiintokalusteet, esityskalusteet ja -taulut, av-kalusteet, sairaaloiden potilas-/hoitokalusteet, kodinkalusteet, suurkeittiökalusteet, liikuntatilojen kalusteet eivätkä ulkokalusteet. Hankintayksikkö pyytää kannanottoja ainakin seuraaviin asioihin: 1. Aiemmissa tarjouspyynnäissä tarjousta on pyydetty muun muassa alla mainitusta kalusteista. -työtuolit -työpöydät -säilytinkalusteet -lepotuolit ja sohvat -seinäkkeet -satulatuolit -muut tuolit -neuvottelu- ravintola- ja luentosalien pöydät -yleispöydät -työskentelytilat/neuvottelutilat Onko kyseinen jaottelu edelleen selkeä ja ovatko kalusteiden kuvaukset edelleen käytössä? Onko toimistokalusteisiin tullut uusia vakiintuneita tuotteita ja jos, niin mitä? 2. Miten sairaalaympäristön vaatimukset kalusteille on huomioitu vastaajan tuotteissa? 3. Minkälaiset vastuullisuuden ja laadun vaatimukset ovat alalla vakiintuneet? Minkälaisia todennettavia tai sertifioituja eettisiä tai ympäristötoimia, mittareita tai laatumerkkejä vastaaja on ottanut käyttöön? Onko vastaajalla riippumattoman tai Akkreditoidun kolmannen osapuolen todistuksia. Tällaisia voivat olla esim. GRI, Global Compact -raportointi, CSRD raportointi, kiertotalousohjelmat, hiilineutraaliusohjelmat, kuljetuskaluston päästörajat, henkilöstön hyvinvointi ja sosiaalinen vastuu. Erilaiset kalusteiden ympäristö- ja vastuullisuusmerkit, kuten Möbelfakta-merkki, Joutsenmerkki, FSC- tai PEFC-sertifikaatti tai luokituslaitosten, kuten EcoVadis, ISO-standardien, SFS/EN-standardien mukaisuus. Myös eri kemikaalien käyttö tai pitoisuudet kalusteissa, CLP -luokitukset, VOC sekä Antimikrobisten yhdisteiden käyttö on hyvä tuoda tiedoksi. 4. Minkälaisia yleisiä huolto- ja puhdistusvaatimuksia vastaajan mielestä toimistokalusteille on vakiintunut sekä minkä mittaisia takuita toimistokalusteille pääsääntöisesti tarjotaan? 5. Minkälaiset kestävyys- ja kierrätysvaatimukset ovat alalla vakiintuneet? Onko vastaajalla tarjota ns. second hand tuotteita tai korjauspalvelua? 6. Onko vastaajalla julkisessa hinnastossa tuotteita, joita sellaisenaan voitaisiin tarjota HUS:lle vähintään kohdassa 1 mainittuihin kalusteryhmiin? 7. Kalusteiden kirjo on laaja ja toimittajilla on tarjolla erilaisia tuotteita kuhunkin kalusteryhmään. Onko vastaajalla ajatuksia siitä kuinka tarjouskilpailussa saataisiin kilpailutettavien kalusteiden vaatimukset määriteltyä yhteismitallisesti, tasapuolisesti ja selkeästi? Tässä voi esittää mahdollisia alan standardeja tai vakiintuneita käytäntöjä ja termejä. Ehdottaa voi myös muita ajatuksia, joilla tarjouksen tekeminen tehdään selkeämmäksi tarjoajille. Pyydämme halutessanne ottamaan kantaa myös seuraaviin seikkoihin: -hinnoittelumallit -projektikoordinointi -kalusteiden koekäyttö -sisustussuunnittelu -sairaalaympäristön vaatimukset kalusteille -inventointi -huolto/ylläpitopalvelut -poisvienti/kierrätys ja kierrätysraportointi -logistiikka ja varastointi -muut vastaajan mielestä oleelliset toimistokalusteiden hankintaa tai kilpailutusta koskevat asiat