Poliisin Timantti-Kansion suunnitteluun ja toteutukseen liittyvien asiantuntijapalveluiden lisähankinta

Poliisihallitus on kilpailuttanut Timantti-Kansion (ent. digitaalinen kansio) suunnitteluun ja toteutukseen liittyvät asiantuntijapalvelut Poliisin sovelluskehityksen IT-asiantuntijapalveluiden puitejärjestelyn, osa-alue Java, (POL-2018-25029) sisäisenä tarjouskilpailuna. Tarjouskilpailussa hankinnan kohteena olivat Timantti-Kansion suunnitteluun ja toteutukseen liittyvät asiantuntijatyöt. Toiminnallisena tavoitteena oli tuottaa käyttäjille työtila, johon useista lähteistä kerättyä digitaalista materiaalia voidaan tallentaa siten, että materiaali ja sen käsittely ovat sidottuina poliisin asiankäsittelyjärjestelmän ohjaukseen. Poliisihallitus arvioi puitejärjestelyn sisäisessä tarjouskilpailussa Timantti-Kansion suunnitteluun ja toteutukseen liittyvien asiantuntijapalveluiden hankinnan ennakoiduksi arvoksi 1-4 miljonaa euroa (alv 0%). Palveluiden toimittajaksi valittiin Twoday Oy, jonka kanssa Poliisihallitus teki 29.10.2020 voimaan tulleen puitesopimukseen perustuvan palvelusopimuksen. Palvelusopimus on voimassa, kunnes kaikki sopimuksen mukaiset velvoitteet on suoritettu. Nyt hankinnan kohteena olevat asiantuntijapalvelut ovat alkuperäiseltä toimittajalta hankittavia välttämättömiä lisäpalveluita Timantti-Kansioon liittyvään toteutustyöhön. Lisäpalveluina hankitaan asiantuntijapalveluita, jotka ovat alkuperäisen hankintasopimuksen (palvelusopimus) mukaisia mutta jotka eivät kuitenkaan kuulu hankintasopimuksen alkuperäiseen laajuuteen. Lisäpalveluiden hankinta ei muuta palvelusopimuksen luonnetta, koska tilattavat työt ovat jatkumo jo aloitetuista töistä ja kuuluvat alkuperäisen kilpailutuksen toiminnalliseen sisältöön eivätkä ole toimittajalle taloudellisesti edullisempia, koska hinnoitteluperuste säilyy samana. Poliisihallitus on valmistelemassa uutta kilpailutusta, jossa hankitaan asiantuntijatyötä Timantti-Kansion kehitystyöhön järjestelmäkokonaisuuden käytön laajentamiseksi ja jatkokehittämiseksi sekä järjestelmäkokonaisuuden tuotannonaikaiseen tukeen ja ylläpitoon. Timantti-ohjelman tavoitteena on saada Timantti-Kansio valmiiksi ensimmäistä käyttöönottoa varten ensimmäisen vuosipuoliskon 2025 aikana. Lisäpalveluilla mahdollistetaan Timantti-Kansion toteutuksen jatkuminen nykyisen toimittajan kanssa uuden kilpailutuksen valmistumiseen ja toimitusvastuun siirtymiseen saakka siten, ettei järjestelmäkokonaisuuden toteutukseen tule sellaista keskeytystä, joka aiheuttaisi merkittäviä ylimääräisiä kustannuksia ja olennaisesti haittaisi osaamisen ja tiedon siirtymistä toimittajan vaihtuessa. Mikäli kehitystyö keskeytyisi, aiheuttaisi se merkittävää riskiä Timantti-Kansion toteutuksen aikatauluun ja kustannuksiin osaamisen ja tietotaidon menettämisen vuoksi. Lisäksi kehitystyön keskeytys vaikuttaisi laajasti mm. nykyisiin rikos- ja tiedusteluasioilta kerättävän aineiston tallennuskustannuksiin. Lisäksi Timantti-ympäristöstä syntyy merkittäviä päällekkäisiä kustannuksia hallinnolle, kun sen yhtä peruspalvelua eli Timantti-Kansiota ei voida ottaa vielä tuotantokäyttöön. Hankittavilla lisäpalveluilla varmistetaan myös, että nykyiseltä toimittajalta pystytään tilaamaan tarvittavat avustamisvelvoitteen piiriin kuuluvat työt toimittajavaihdoksen yhteydessä. Välttämättömien lisätöiden kokonaismäärä on enintään 1150 henkilötyöpäivää, ja niiden arvo on enintään 730 000 euroa (alv 0%). Lisäpalveluiden hankinnan arvo on näin ollen alle 50 % alkuperäisen hankinnan arvosta.

PUTU-lain 23 §:n 2 momentin mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu, joka hankitaan alkuperäiseltä toimittajalta ja joka on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi palvelun toteuttamiselle sellaisena kuin se on alunperin määritelty. Edellytyksenä on, että lisäpalvelua ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa alkuperäisestä sopimuksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa tai, vaikka lisäpalvelu voitaisiinkin erottaa alkuperäisen sopimuksen toteuttamisesta, se on ehdottoman välttämätön alkuperäisen sopimuksen loppuunsaattamiseksi. Lisäksi edellytyksenä on, että lisäpalvelujen kokonaisarvo on enintään 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Timantti-Kansion toteutukseen tarvittavien asiantuntijapalveluiden työmäärä on osoittautunut toteutuksen edetessä merkittävästi Poliisihallituksen alkuperäistä arviota suuremmaksi. Töiden etenemiseen ja työmäärään kasvuun ovat vaikuttaneet useat syyt, joita Poliisihallitus ei ole voinut ennakoida alkuperäisen kilpailutuksen laajuudessa. Lisätyöt ovat kuitenkin välttämättömiä Timantti-Kansion toteuttamiseksi lainsäädännön ja poliisin toiminnallisten vaatimusten mukaisena. Toimittajan mahdollinen vaihtuminen kesken Timantti-Kansion toteutuksen aiheuttaisi huomattavan viivästyksen Timantti-Kansion ensimmäisen tuotantojulkaisun käyttöönotolle, Timantti-ohjelman tavoitteiden saavuttamiselle sekä poliisia velvoittavien säädösten mukaiselle tiedonhallinnalle rikostorjunnan ja tiedustelun osalta. Timantti-Kansion tarkoitus on sitoa poliisin rikos- ja tiedusteluasioilta kerättävä digitaalinen tietoaineisto käsiteltävään asianhallintajärjestelmän asiaan. Järjestelmäkokonaisuuden suunnittelun ja kehitystyön alkuperäisenä tavoitteena oli integroida Timantti-Kansio poliisin uuteen valmisteilla olevaan asianhallintajärjestelmään. Uuden asianhallintajärjestelmän toimintalogiikkaan perustuen ja sen kautta Timantti-Kansion oli tarkoitus saada aineistoon liittyvät elinkaaren ja henkilötietojen käsittelyn vaatimukset. Uuden asianhallintajärjestelmän toteutus ei kuitenkaan ole edennyt suunnitellusti, jonka vuoksi Timantti-Kansiota ei voida alkuperäisen suunnitelman mukaisesti integroida siihen. Timantti-Kansion suunnittelun ja toteutuksen osalta tämä on tarkoittanut tiedonohjauksen alkuperäisten vaatimusten olennaista muuttumista toiseksi, sillä kaikki integraatioon liittyvät toiminnot tulee suunnitella ja toteuttaa uudelleen poliisin nykyiseen asianhallintajärjestelmään. Tämä ennakoimaton muutos on kasvattanut merkittävästi alun perin arvioitua työmäärää.