HR Master -järjestelmä

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) julkaisee ennakkoilmoituksen henkilöstöhallinnon HR Master -järjestelmän hankinnasta, josta käytetään jatkossa nimeä HR Master. Palkeet pyytää tulevasta markkinavuoropuhelusta kiinnostuneita tarjoajia ilmoittamaan kiinnostuksensa ja ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun vastaamalla tähän tietopyyntöön. Tämä ilmoitus ei ole tarjouspyyntö, eikä sen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen liittyvä tietopyyntö. Tämä ei velvoita Palkeita toteuttamaan varsinaista hankintaa. Hankinnan kohdetta tarkennetaan markkinavuoropuhelun edetessä ja hankinnan kohde voi muuttua sen aikana sisällöltään. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. HANKINNAN KOHDE Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) on valtiovarainministeriön hallinnonalalla toimiva konsernipalvelujen tuottaja. Tuotamme talous- ja henkilöstöpalveluja valtionhallinnon virastoille, laitoksille, rahastoille sekä valtion osakeyhtiö asiakkaille n. 80 000 yksittäiselle palkansaajalle noin 650 ammattilaisen voimin. Palkeet palvelukeskus on yhteisrekisterinpitäjä, joka vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta sekä teknisestä rajapinnasta tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Yhteisrekisterinpitäjyys koskee valtion talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävien ja palvelujen sekä muiden vastaavien hallinnon tuki- ja asiantuntijapalvelujen tuottamisessa tarvittavia, palvelukeskuksen omistamissa tietojärjestelmissä olevia tietoja. Palkeet tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita valtiohallinnon eri kirjanpitoyksiköille, virastoille, laitoksille sekä rahastoille. Näistä käytetään jäljempänä nimitystä valtion kirjanpitoyksikköasiakkaat. Lisäksi Palkeet tuottaa vastaavia palveluita valtion osakeyhtiöasiakkaille. Käynnistyvällä kilpailutuksella Palkeet hakee ratkaisua, jolla tarjotaan asiakkaille henkilöstöhallinnon palveluita. Ratkaisua tullaan hyödyntämään henkilöstöhallinnon prosessien ja toimintatapojen yhtenäistämisessä. Ratkaisun tulee toimia moniorganisaatioympäristönä yhteisessä järjestelmäinstanssissa valtion kirjanpitoyksikköasiakkailla. Moniorganisaatioympäristöllä tarkoitetaan tässä valtionhallinnon konsernirakennetta, jossa yksittäiset työnantajavirastot ovat itsenäisiä toimijoita, ja jotka eivät saa nähdä toistensa tietoja, vaikka valtion kirjanpitoyksiköitä hallitaan samasta instanssista. Osakeyhtiö-/yhteisöasiakkaille hankitaan mahdollisesti oma instanssi. HR Master tulee toimimaan palvelussuhteenhallinnan ratkaisuna, jossa ylläpidetään henkilöstöä koskevia perustietoja ja palvelussuhteeseen liittyviä tietoja. Palkanlaskentaan käytettävä järjestelmä, samoin kuin muut olemassa olevat HR-tietojärjestelmät integroidaan osaksi hankittavaa ratkaisua. HR Master kattaa henkilöstön perustietojen hallinnan, palvelussuhteiden hallinnan, palkkatietojen hallinnan ja tiedolla johtamisen. Optiona ovat henkilöstön osaamisen kehittäminen, suorituksen ja osaamisen johtaminen, ajanhallinta, palveluaikalaskenta ja lomasuunnittelu. Tämä hankinta koskee HR Master SaaS-ratkaisua sekä tarvittavia käyttöoikeuksia, eli kyseessä on ns. teknologiahankinta. HR Master-ratkaisun käyttöönottoprojekti sekä tuki- ja ylläpitopalvelut sekä niihin liittyvät asiantuntijapalvelut tullaan kilpailuttamaan sen jälkeen, kun HR Master teknologia on valittu (ns. kumppanihankinta). Teknologialla tulee olla riittävän laajat toimittajamarkkinat Suomessa, jotta kumppanihankinta voidaan toteuttaa aidosti kilpailutilannetta hyödyntäen. Palkeet tavoittelee uuden HR Master -järjestelmän ylläpidon osalta tilannetta, jossa Palkeet voi itsenäisesti toteuttaa järjestelmään liittyviä ylläpitotehtäviä, kuten muutoksia prosesseihin ja järjestelmäsisältöihin. Tämän vuoksi teknologiatoimittajan tulee voida tarjota vähintään englanninkielinen tukipalvelu, jota Palkeet voi myös suoraan hyödyntää ilman toimittajakumppanin tukipalvelun käyttöä. KUVAUS Hankinnan kohteena on HR Master -järjestelmä ja siihen tarvittavat käyttöoikeudet. Hankittava ratkaisu käyttää SaaS-mallia (Software as a Service eli ohjelmiston hankinta palveluna) -mallia. Hankittavan HR Master -järjestelmän pakollisia toiminnallisuuksia ovat: • Organisaatiotietojen hallinta, sis. monitasoinen organisaatiorakenne • Henkilöstön perustietojen hallinta • Palkkatietojen hallinnointi (palkan ja palkkioiden perusteet sekä niiden muutokset) • Palvelussuhteen elinkaaren hallinta, ml. palkkamuutosprosessit, vakanssien hallinta • Nimikirjatietojen ylläpito (Nimikirjalaki) • Poissaolojen hallinta • Pätevyyksien hallinta • Roolipohjaiset käyttöoikeudet sis. organisaatiorakenteen mukaan hallittavissa oleva käyttöoikeusrakenne • Roolipohjaiset itsepalvelutoiminnot • Työnkulut ja hyväksynnät • Sähköinen allekirjoitus (päätösprosessit) • Raportointi ja analytiikka • Mobiilikäyttö • Integraatioiden toteutusta varten kattava ja valmis API-rajapinta (suunta sisään ja ulos) Lisäksi mahdollisia lisätoiminnallisuuksia / optioita voivat olla: • Kokemusvuosilaskennan tukeminen työuratietojen kautta • Kehityskeskusteluiden dokumentointi, ml. suorituksen johtaminen • Osaamisen hallinta • Koulutusten hallinta, ml. koulutuskalenteri ja ilmoittautumisten hallinta • Varhainen tuki • Lomasuunnittelu • Ajanhallinta

Pyydämme toimittajia esittämään vastaukset tämän tietopyynnön liitteenä oleviin kysymyksiin. Vastausten läpikäynnin sujuvoittamiseksi pyydämme teitä antamaan vastaukset kysymyksiin Excel-tiedostona ja käyttämään vastauksissanne tässä tietopyynnössä käytettyä kysymysten numerointia. Huom! Valmis Excel-pohja numeroituine kysymyksineen on tämän tietopyynnön liitteenä. Pyydämme teitä käyttämään kyseistä pohjaa toimittaessanne vastauksia kysymyksiin. Pyydämme ilmoittautumaan hankinnasta kiinnostuneeksi toimittajaksi ja antamaan vastaukset liitteessä esitettyihin kysymyksiin viimeistään 16.12.2024 sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi. Kaikki toimittamanne vastaukset ja niihin liittämänne kuvaukset käsitellään luottamuksellisena eivätkä ne ole julkisia asiakirjoja. Sähköposti pyydetään otsikoimaan ”Palkeet HR Master, markkinavuoropuhelu”. Tavoitteena on, että yhteystietonsa ilmoittaneiden, kilpailutuksesta kiinnostuneiden alan toimijoiden kanssa käydään markkinavuoropuhelua lähtökohtaisesti Teams tapaamisina tammikuussa 2025 viikkojen 2, 3 ja 4 aikana.