Peppi-järjestelmän kokoonpanonhallinnan ja ylläpidon palvelujen hankinta (2024)

Hankinnan kohteena on Haaga-Helia ammattikorkeakoulun opintohallinnon ja toiminnanohjauksen Peppi-järjestelmän ylläpito- ja tukipalvelut sekä asiantuntijatyö. Peppi-järjestelmän ohjelmistokehittämisestä vastaa useiden korkeakoulujen muodostama konsortio ja omistajakorkeakoulut, joiden sopimustoimittaja hoitaa ohjelmistoylläpidon käytännössä. Lisäksi Peppi-järjestelmäkokonaisuus kattaa myös muita Peppi-moduuleita ja liitännäisiä, laajennuksia, joiden ohjelmistoylläpitoa tekevät osin samat ja osin eri tahot. Haaga-Helia ammattikorkeakoululla on oma konesali ja siitä vastaa ICT-infra-ryhmä sekä ulkopuolinen palvelintason valvontaa ja ylläpitoa hoitava palvelutoimittaja. Peppi-järjestelmäkokonaisuudella on Haaga-Heliassa nimetty tuoteomistaja sekä pääkäyttäjät, jotka vastaavat mm. käyttöoikeuksien ja monien ohjaustietojen ylläpidosta sekä ohjelmiston versiopäivitysten aikataulutuksesta ja testauksesta Haaga-Helian osalta. Hankinnan kohteena oleva ylläpitopalvelu kattaa Peppi-repositoryn hallinnan, Peppi-ohjelmistopakettien tekemisen, testaukset ja asennukset, kokoonpanonhallinnan, Peppi-järjestelmän tietokantojen ja muuttuvien tietojen varmuuskopiot, häiriöhallinnan ja vikakorjaukset ym ylläpidon tehtävät, joita on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä Hankinnan kohteen kuvauksessa sekä palvelukuvauksessa. Valitulla toimittajalla tulee olla valmius aloittaa ylläpitopalvelun toimittamisen ennakkovalmistelut välittömästi sopimuksen allekirjoituksen jälkeen ja palvelun tuottaminen kahden kuukauden kuluessa sopimuksen allekirjoituksesta. Tilaajan lähtökohtana on, että palvelun olemassa olevia tuotanto- tai testiasennuksia ei uusita pelkästään (mahdollisen) toimittajavaihdon takia, eikä erillistä teknistä käyttöönottoprojektia ole siten kaavailtu eikä sille pyydetty tarjouspyynnössä hintaa. Mahdollinen tavallista laajempi dokumentoinnin ym. työn tarve tulee ottaa huomioon vuoden 2025 versiopäivityksen aikataulutuksessa ja työmääräarviossa. Ylläpitoon tarvittavat tietoliikenneavaukset, tunnusten luonnit ja tehtävähallintaportaalin käytön aloitukset ym. hallinnolliset toimet tulee tehdä peruspalvelun puitteissa. Hankinnan kohteen kuvauksessa ja sen liitteissä on kuvattu, miten versiopäivityksiä ja muita muutoksia suunnitellaan etukäteen sekä miten Toimittaja tarvittaessa antaa niille työmääräarviot. Sopimuskauden aikana Tilaajan palvelinympäristöjen toteutukseen ja ylläpitoon haetaan uusia ratkaisuja, ja optionaalisesti Toimittaja voi tarjota niihin palveluita myöhemmin tehtävän suunnittelun perusteella.

Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen Tilaajalla on oikeus irtisanoa toistaiseksi voimassa oleva Sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen ja Toimittajalla on oikeus irtisanoa toistaiseksi voimassa oleva Sopimus kymmenen (10) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen.