Palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelut

Servica Oy (jatkossa myös ’Tilaaja’ tai ’Hankintayksikkö’) hankkii tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatut palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelut (jäljempänä “Palvelut” tai ”Palvelu”) kilpailutuksella valituksi tulevalta Palveluntuottajalta kolmen (3) vuoden määräaikaiselle Sopimuskaudelle, jonka jälkeen Sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana. Sopimuskausi ja sopimuksen irtisanomisehdot on määritelty tarkemmin liitteessä 4.1 Sopimusluonnos. Tilaajan tavoitteena on saada Haltuunottoprojekti käyntiin heti tammikuussa 2025, jos hankintapäätös tulee lainvoimaiseksi ja Sopimuksen tekemisen edellytykset täyttyvät tähän mennessä. Varsinainen Palveluiden tuottaminen alkaa viimeistään 1.10.2025. Palvelut on jaettu Peruspalveluihin ja Lisäpalveluihin. Peruspalveluihin ja Lisäpalveluihin sisältyvät tehtävät on määritelty tarjouspyynnön liitteellä 1.1 Vastuunjakotaulukko. Hankintaan sisältyy optiona integraation rakentaminen Palveluntuottajan Palkanlaskentajärjestelmästä Tilaajan tietoaltaaseen. Optio on kuvattu liitteen 1 Hankinnan kohteen kuvaus kohdassa 4.3. Tilaaja valitsee yhden (1) Palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee Sopimuksen. Kilpailutuksen tuloksena solmittavan Sopimuksen tavoitteena on varmistaa Tilaajalle koko Sopimuskauden ajan toimintavarmat, mahdollisimman häiriöttömät ja korkealaatuiset Tilaajan nykyisiä ja tulevia tarpeita vastaavat Palvelut, jotka tukevat Tilaajan toimintaa. Palveluntuottajan vastuulle kuuluvat integraatioiden rakentaminen Tilaajan käytössä oleviin tietojärjestelmiin (HR Sympa, Titania, Nomentia ja D365FO). Palvelua koskevat Sopimusehdot on kuvattu liitteellä 4.1 Sopimusluonnos, liitteellä 4.2 Henkilötietojenkäsittelysopimus ja liitteillä 4.3–4.5 (JIT 2015 Erityisehtoja konsultointipalveluista, JIT 2015 Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista ja JIT 2015 Yleiset ehdot). Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnön liitteissä. Tilaaja hankkii Palvelun itselleen, eivätkä sen omistajat siten ole hankinnassa mukana.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelujen kilpailutuksen jakaminen osiin ei ole taloudellisesti houkuttelevaa tarjoajille. Lisäksi hankinnan osiin jakaminen vaikeuttaisi merkittävästi hankkeen kokonaisvaltaista hallintaa. Hankintasopimuksen kestoksi on tässä ilmoituksessa merkattu 36 kuukautta. Varsinainen Palvelun tuotannon Sopimuskausi on määräaikainen kolme (3) vuotta siten, että kolmen vuoden määräaikainen Sopimuskausi lasketaan siitä päivästä lukien, kun Palvelun tuotanto on käynnistynyt edellyttäen, että Haltuunottoprojekti on päättynyt ja Tilaaja on hyväksynyt Haltuunottoprojektin toimituksen. Määräaikaisen Sopimuskauden (3 vuotta) jälkeen Sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana, ellei sopijapuoli ole irtisanonut Sopimusta päättymään määräaikaisen sopimuskauden päättymisen hetkellä noudattaen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa. Sopimuskausi ja irtisanomisehdot on määritelty tarkemmin liitteessä 4.1 Sopimusluonnos.