Helsingin seudun kaupunkipyöräpalvelun hankinta

HANKINNAN TAUSTA JA TARKOITUS Hankintaan osallistuvat hankintayksiköt ovat sopineet yhteistyössä Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymän (HSL) kanssa Helsingin seudun lähtökohdiltaan yhden ja yhtenäisen kaupunkipyöräpalvelun kilpailuttamisesta. Tarjouskilpailun perusteella valitaan yksi (1) puitesopimustoimittaja ja perustetaan puitejärjestely, minkä perusteella osallistumispyynnössä mainitut ja hankintaan osallistuvat hankintayksiköt voivat tilata kaupunkipyöräpalveluita valitulta palveluntuottajalta. Puitejärjestelyn perustamista koskevan tarjouskilpailun toteutuksesta vastaa omasta ja kaikkien osallistumispyynnössä mainittujen kuntien puolesta Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy (jäljempänä "KLOY" tai "hankintayksikkö"). HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohde on kuvattu osallistumispyynnön kohdassa "Hankintaa tai osaa koskevat lisätiedot". Hankinnan kohteen kuvaus sisältää tiedot hankintayksikön tarpeista sekä vaadittavista ominaisuuksista, joita hankittavalta palvelulta edellytetään. Hankinnan kohteen kuvauksessa esitetyt vaatimukset ovat vähimmäisvaatimuksia, jotka kaikkien lopullisten tarjousten on täytettävä. Hankinnan kohteen kuvaus on laadittu sillä tarkkuudella, että toimittajat voivat arvioida hankinnan luonnetta ja laajuutta ja päättää, jättävätkö ne osallistumishakemuksen. Kohdassa "Hankintaa tai osaa koskevat lisätiedot" esitetystä kuvauksesta on laadittu epävirallinen käännös englanniksi, mikä on osallistumispyynnön liitteenä "Short Description of the Object of the Procurement". Osallistumispyynnön liitteenä olevat dokumentit (liitteet 1 ja 3 - 12) ovat luonnoksia, ja ne täydentyvät sekä muuttuvat hankinnan jatkovalmistelun ja neuvottelumenettelyyn valittujen tarjoajien kanssa käytyjen neuvottelujen perusteella. Lopullinen tarjouspyyntö ja hankinta-asiakirjat muodostuvat näiden täydennysten ja muutosten pohjalta. Osallistumispyynnön liitteenä olevat dokumentit ja alustavat hankinta-asiakirjat on esitetty osallistumispyynnön liitteenä olevassa hankinta-asiakirjaluettelossa. HANKINNAN ENNAKOITU ARVO Puitejärjestelyn ennakoitu arvo on 167.200.000,00 euroa (alv 0 %). Puitejärjestelyn enimmäisarvo on 281.000.000,00 euroa (alv 0 %). Hankinnan ennakoitu- ja enimmäisarvo jakautuu hankinnassa mukana olevien hankintayksiköiden kesken seuraavasti (suluissa enimmäisarvo): - Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy: 112.000.000,00 € (165.000.000,00 €) - Espoon kaupunki: 32.000.000,00 € (56.000.000,00 €) - Vantaan Kaupunki: 15.000.000,00 € (40.000.000,00 €) - Kauniaisten kaupunki: 1.200.000,00 € (5.000.000,00 €) - Keravan kaupunki: 4.000.000,00 € (8.000.000,00 €) - Sipoon kunta: 2.000.000,00 € (4.000.000,00 €) - Siuntion kunta: 1.000.000,00 € (3.000.000,00 €) Puitejärjestelyn ennakoitu arvo on laskettu siten, että puitejärjestelyn perusteella tehtävien kaupunkipyöräsopimusten sopimuskausi, mahdollisine optioineen, olisi kymmenen (10) vuotta ja että kaupunkipyöräpalvelu otettaisiin käyttöön kaikissa hankintaan osallistuvissa kunnissa siinä laajuudessa kuin kunnat ovat hankesuunnitelmissaan arvioineet kaupunkipyöräpalvelun tarkoituksenmukaiseksi. Puitejärjestelyn enimmäisarvoa ei voi ylittää sopimuskauden aikana ja sen laskennassa on huomioitu kaikki puitejärjestelyn mahdollistamat hankinnat. Selvyyden vuoksi todetaan, että hankinnassa mukana olevat em. hankintayksiköt eivät ole velvollisia käyttämään Puitesopimusta, mikäli hankinnassa mukana oleva hankintayksikkö kuitenkin tilaa puitesopimuksen perusteella kaupunkipyöräpalvelun, tulee hankittavan kaupunkipyöräpalvelun pyörämäärän olla vähintään lopullisessa tarjouspyynnössä määritellyn vähimmäismäärän mukainen. SOPIMUSKAUSI Puitesopimus tulee voimaan, kun sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Puitesopimus on voimassa neljä (4) vuotta voimaantulopäivästään. Puitesopimuksen perusteella tehtävien kuntakohtaisten kaupunkipyöräsopimusten sopimuskausi tullaan määrittelemään lopulliseen tarjouspyyntöön käytyjen neuvotteluiden ja hankinnan jatkovalmistelun perusteella. Lähtökohtana hankinnan valmistelussa on ollut, että kaupunkipyöräpalvelusopimusten sopimuskauden enimmäispituus on 6 - 10 vuotta mahdollisine optiokausineen. HANKINTAMENETTELY Tarjouskilpailu toteutetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, myöh. hankintalaki) mukaisena neuvottelumenettelynä. Toisin sanoen tässä vaiheessa hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään lähettämään osallistumishakemus. KLOY valitsee osallistumishakemusten perusteella tarjoajat neuvotteluvaiheeseen ja valitsee puitesopimustoimittajan lopullisten tarjousten perusteella myöhemmässä vaiheessa julkaistavan lopullisen tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. Ks. tarkempi kuvaus hankintamenettelystä osallistumispyynnön kohdasta "Menettelyn kuvaus". HANKINNAN ALUSTAVA AIKATAULU - Hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön julkaisu: 28.10.2024 - Osallistumishakemusten määräaika: 27.11.2024 - Päätös tarjoajien valinnasta hankintamenettelyyn (välipäätös): 10.12.2024 - Neuvottelukutsun ja alustavan tarjouspyynnön julkaisu: 20.12.2024 - Alustavien tarjousten määräaika: 14.1.2025 - Neuvottelut tarjoajien kanssa: 20.1.2025 - 20.2.2025 - Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu: 24.2.2025 - Lopullisten tarjousten määräaika: 27.3.2025 - Tarjousten vertailu: 27.3.2025 – 11.4.2025 - Hankintapäätös ja tiedoksianto: 14.4.2025 - Puitesopimuksen allekirjoitus: 28.4.2025

Hankinnan kohteena on kaupunkipyöräpalvelu. Hankittavaan palveluun sisältyy kaupunkipyörien ja -asemien toimittamisen lisäksi niiden huolto ja ylläpito, pyörien siirtäminen asemalta toiselle, pyörien ja mahdollisesti asemien siirrot varastoon ja varastointi niinä kuukausina kun pyöräjärjestelmä ei ole käytössä, IT-järjestelmä̈ ja asiakaspalvelu koko sopimuskauden ajan. HANKINNAN TAVOITE Helsingin seudulla on nykyisin käytössä kaupunkipyöräpalvelut Helsingissä, Espoossa ja Vantaalla. Helsingin nykyinen kaupunkipyöräpalvelu otettiin käyttöön vuonna 2016. Espoon kaupunki pilotoi kaupunkipyöräpalvelua aluksi osalla Helsingin asemista vuonna 2017 ja hankki yhtenäisen palvelun vuonna 2018. Vantaan kaupunki hankki oman, Helsingin ja Espoon palveluista irrallisen, kaupunkipyöräpalvelun käyttöön vuonna 2019. Helsingin, Espoon ja Vantaan nykyisten kaupunkipyöräpalvelujen sopimuskaudet päättyvät vuonna 2025. Muissa kilpailutukseen osallistuvissa kunnissa ei ole ollut kaupunkipyöräpalvelua käytössä. Uudesta kaupunkipyöräpalvelusta tavoitellaan yhtenäistä palvelua koko seudulle. Sen lisäksi, että Helsinki, Espoo ja Vantaa hankkivat nykyisten palveluiden sopimuskausien päättyessä uudet kaupunkipyöräpalvelut, on kilpailutukseen osallistuvilla seudun muilla kunnilla mahdollisuus liittyä seudun isojen kaupunkien kanssa samaan palveluun tämän kilpailutuksen mahdollistamana. Lisäksi palvelu kytketään mahdollisimman hyvin osaksi HSL:n palvelukokonaisuutta. Helsingin seudun yhtenäinen kaupunkipyöräpalvelu tarkoittaa, että asiakas voi käyttää kaupunkipyöräpalvelua yhdellä rekisteröitymisellä kaikissa niissä kunnissa, jossa hankittava kaupunkipyöräpalvelu on käytössä. Asiakkaan tulee lähtökohtaisesti voida tehdä kaupunkipyörillä kuntarajat ylittäviä matkoja. Lähtökohtaisesti kaupunkipyöräkausi sijoittuu lähtökohtaisesti aikaan 1.4 – 31.10, mutta kaupunkipyöräkauden tulee myös olla jatkettavissa lisäkuukausilla ja/tai koko talvikaudelle. Puitesopimuksen perusteella tehtävien kuntakohtaisten kaupunkipyöräsopimusten sopimuskausi tullaan määrittelemään lopulliseen tarjouspyyntöön käytyjen neuvotteluiden ja hankinnan jatkovalmistelun perusteella. Lähtökohtana hankinnan valmistelussa on ollut, että kaupunkipyöräpalvelusopimusten sopimuskauden pituus on 6 - 10 vuotta sisältäen mahdolliset optiot. PALVELUN KÄYTTÖ JA IT-JÄRJESTELMÄ Hankintaan kuuluu kaikki kaupunkipyöräpalvelun käyttöön ja seurantaan tarvittavat tietojärjestelmät. Toimittaja on vastuussa järjestelmän ylläpidosta, päivityksistä ja kehityksestä sopimuskauden aikana. Kaupunkipyörien käytön tulee olla asiakkaalle mahdollisimman helppoa. Pyörien käyttöönotto tapahtuu itsepalveluperiaatteella ja käytön hinnoittelumalleilla pyritään ohjaamaan lyhytaikaiseen käyttöön. Menettelyllä halutaan mahdollistaa pyörien jatkuva saatavuus vuorokauden ympäri ja korkea käyttöaste. Kaupunkipyöräpalvelua käytetään ainakin aluksi toimittajan sovelluksella. Rekisteröitymisen, käyttöoikeuden hankkimisen ja pyörän avaamisen sekä lukitsemisen tulee olla helppoa ja tapahtua nopeasti toimittajan sovelluksella. Myös vaihtoehtoiset lainaus- ja lukitsemistavat ovat hankinnassa mahdollisia. IT- järjestelmän on täytettävä liikkumispalvelulain vaatimukset avoimista rajapinnoista. Tämän vaatimuksen kautta myös HSL:n on mahdollista kytkeä kaupunkipyörien käyttö HSL-sovellukseen myöhemmin Sopimuskauden aikana. KAUPUNKIPYÖRÄT Puitejärjestelyssä mukana olevat kunnat voivat hankkia kaupunkipyöräpalvelun siten, että kaupunkipyöräpalvelu sisältää joko mekaanisia kaupunkipyöriä tai sähköavusteisia kaupunkipyöriä tai molempia. Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit ovat asettaneet lähtökohdaksi mekaaniset kaupunkipyörät. Helsingin kaupunki on myös asettanut lähtökohdaksi mekaaniset, mutta pitää avoimena mahdollisuuden toteuttaa heti tai myöhemmässä vaiheessa sähköpyörien hankinnan osaksi järjestelmää. Myös muissa kaupungeissa sähköpyörien hankinta voi olla mahdollista. Keravan kaupunki sekä Sipoon ja Siuntion kunnat ovat asettaneet lähtökohdaksi sähköavusteiset kaupunkipyörät. Näin ollen on mahdollista, että toisessa kunnassa on vain mekaanisia pyöriä ja toisessa sähköpyöriä tai molempia. Kuntien mahdollisesti erilaisina sopimuskauden aikana toteutuvat pyöräkannat eivät saa heikentää palvelun seudullista yhtenäisyyttä eikä lähtökohtaisesti rajoittaa asiakkaita tekemästä kuntarajat ylittäviä matkoja. Kaupunkipyöräpalvelussa on keskeisenä periaatteena, että kaupunkipyöräpalvelun operaattori vastaa pyörien siirtämisestä. Pyörien on täytettävä Suomen lainsäädännön vaatimukset. Pyörien on sovelluttava mitoitukseltaan, säädöiltään ja hallintalaitteiltaan mahdollisimman laajalle käyttäjäkunnalle. Niiden tulee myös kestää vaihtelevia sääolosuhteita (mukaan lukien talviolosuhteet), ilkivaltaa ja runsasta käyttöä. Pyörien on läpäistävä tilaajien koekäyttötestit. KAUPUNKIPYÖRÄASEMAT Kaupunkipyöräpalvelun käytön tulee perustua niille tarkoitettuihin asemapaikkoihin. Kaupunkipyörä lainataan asemalta ja se palautetaan joko samalle tai toiselle asemalle. Tilaaja määrittää asemien tarkat sijainnit. Pyörän palautusta muualle kuin asemalle, toisin sanoen ns. kelluvaa järjestelmää, ei hyväksytä. Pyörämäärä asemalla tulee voida rajata, mutta järjestelmä ei saa lähtökohtaisesti asettaa rajoitteita enimmäispyörämäärään yhdellä asemalla. Toimittajan tulee pystyä toteuttamaan kaupunkipyöräasemien rajaus perustuen satelliittipaikannukseen pohjautuvaan georajaukseen. OPEROINTI, YLLÄPITO JA ASIAKASPALVELU Kaupunkipyörien ja -asemien sekä muiden palveluun kuuluvien osien huolto, korjaukset ja varastointi kuuluvat kilpailutettavaan palveluun. Varmistaakseen korkean asiakastyytyväisyyden ja suuren käyttöasteen, pyörien saatavuus ja kunto ovat kriittisiä tekijöitä. Toimittajan on siksi tarjottava riittävät inhimilliset ja tekniset resurssit ylläpitoon. Mikäli palvelu sisältää sähköavusteisia kaupunkipyöriä, Toimittajan vastuulle kuuluvat esimerkiksi sähköpyörien akkujen vaihto, niiden lataus ja kulutettu sähkö sekä riittävä määrä akkuja varmistamaan operoinnin onnistuminen. Pyörien saatavuus on yksi toimittajan suoriutumista mittaava tekijä, jolle tullaan asettamaan vähimmäisvaatimustaso. Toimittaja on vastuussa siitä, että pyöriä on saatavilla asemilla sovittujen palvelutasojen mukaisesti. Toimittaja vastaa Kaupunkipyöräpalvelun asiakaspalvelusta sisältäen muun muassa vikatilanteiden ja käyttäjien ongelmatilanteiden ratkaisemisen. Tunnistettuja asiakaspalvelutilanteita ovat esimerkiksi asiakaspalautteet, akuutit asiakaspalvelutilanteet, maksut ja palautukset sekä vikailmoitukset. Toimittajan asiakaspalvelun tulee tehdä yhteistyötä HSL:n asiakaspalvelun kanssa ja vastata heitä koskeviin palautteisiin HSL:n asiakaspalvelujärjestelmässä. Asiakaspalvelu järjestetään suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Asiakaspalvelun aukioloajoissa noudatetaan HSL:n asiakaspalvelun aukioloaikoja.