Talous- ja palkkahallinnon palvelut Kinno-konsernille

Hankinnan kohteena ovat tehokkaat ja nykyaikaiset talous- ja palkkahallinnon palvelut, joiden työkalut integroituvat saumattomasti hankintayksikön toimintaan. Hankinnan tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella palveluna ratkaisu, jossa palveluntuottaja tarjoaa kokonaisvaltaisesti talous- ja palkkahallinnon palvelut Kouvola Innovation Oy:n sekä sen tytäryhtiöiden Kouvola Yritystilat Oy:n ja RRT Kouvola Oy:n tarpeisiin. Vanha sopimus edellisen palveluntuottajan kanssa päättyy 31.12.2024. Edellinen palveluntuottaja huolehtii edeltävän sopimuksen mukaisesti vuoteen 2024 liittyvistä raportoinneista ja tilinpäätösasioista. Palveluiden käyttöönotto tapahtuu siten, että uuden palvelun tulee olla Tilaajan käytössä kokonaisuudessaan 1.1.2025 alkaen. Jotta talous- ja palkkahallinnon palveluihin ei tulisi katkoksia, palvelusopimus voidaan siirtymäjärjestelyjen vuoksi aloittaa jo 1.11.2024. Tilaaja ei omista omia ohjelmia, eivätkä nykyiset ohjelmat jää käyttöön palveluntuottajan vaihduttua. Henkilökuntaa Kouvola Innovationilla on, tytäryhtiöt mukaan lukien, 36 hlöä. Työehtosopimuksena on Avaintes, joka on voimassa vuoden 2024 loppuun. Uudesta sopimuksesta ei ole vielä tietoa. Tarpeet ja vaatimukset uusille palveluille: •Taloussuunnittelu (ei ole välttämätön) •Kirjanpito •Käyttöomaisuuskirjanpito •Ostolaskut •Myyntilaskut •Matkalaskut •Tilinpäätös •Konsernitilinpäätös •Palkanlaskenta •Viranomaistilitykset •Tilastot •Projektit Tilaaja arvioi, että noin 10 käyttäjää tarvitsee pääsyn raportointeihin. Budjetointijärjestelmää Tilaaja ei tarvitse. Tarkemmat taustatiedot, tarpeet ja vaatimukset löytyvät eriteltyinä tarjouspyynnön liitteiltä 1A ”Vastuunjakotaulukko taloushallinto” ja 1B ”Vastuunjakotaulukko palkkahallinto”. Hankinnan kohde sekä tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset sopimusehtoineen on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnössä ja tarjouspyynnön liitteinä olevissa hankinta-asiakirjoissa. Tilaaja valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa tekee sopimuksen.

Tarjouksen liitteinä on toimitettava Hankinnan kohteen kriteerit -kohdassa mainitut liitteet: - Talous- ja palkkahallinnon vastuunjakotaulukot (liitteet 1A ja B) - Hintaliite (liite 2) Lisäksi on toimitettava - Tarjouksen liitteeksi nimetyn ja päävastuullisen henkilön CV, josta näkyy koulutus, tutkinnot ja työkokemus. Liitteeksi todistus KLT-sertifioinnista. - Kuvaukset viiden (5) merkittävimmän asiakkuuden sisällöistä viimeiseltä viideltä vuodelta ja referenssiasiakkaan yhteystiedot. - Tiedot kokonaisvastuullisen käyttöönottoprojektin vastuuhenkilöstä sekä liitteenä käyttöönottoprojetin aikataulu- ja toimenpidesuunnitelma. - Asiantuntijahenkilöiden CV:t (väh. kahden varahenkilön). - Asiakastiedon riskiluokitus oltava vähintään RL2. Tarjouksen liitteeksi selvitys tästä. Tarjouskilpailun alustavalta voittajalta tullaan tarkistamaan Tilaajavastuulain edellyttämät asiakirjat (lueteltu tarjouspyynnössä). Jos tarjoaja kuuluu Vastuugroup.fi – luotettava kumppani palveluun, valitun toimittajan tulee toimittaa Luotettava Kumppani – raportti hankintayksikölle. Muussa tapauksessa tarjouskilpailun voittajan tulee toimittaa yllä mainitut kelpoisuutta todentavat asiakirjat. Pyydetyt todistukset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä lukien. Hankintayksikkö pyytää edellä mainitut selvitykset ennen hankintapäätöksen tekemistä. Jättämällä tarjouksen, tarjoaja sitoutuu esittämään rikosrekisteriotteet hankintayksikön erillisestä pyynnöstä. Rikosrekisteriotteita ei tarvitse liittää tarjoukseen.

Tilaaja varaa mahdollisuuden optiona jatkaa talous- ja palkkahallinnon palvelun käyttöä jatkuvana palveluna toistaiseksi voimassaolevana sopimuksena varsinaisen sopimuskauden päätyttyä. Tilaaja tekee päätöksen mahdollisesta option käytöstä 6 kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.