Inkontinenssituotteiden hankinta koti- ja laitosjakeluun

HUS-yhtymä pyytää tarjouksia inkontinenssituotteista. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä Liite 1a_Tuoteliite 716-2023. Hankinnan tavoitteena on kilpailutuksen avulla saada valikoimaan tarkoitukseen sopivat ja laadukkaat inkontinenssituotteet. Tavoitteena on myös, että tuotteiden toimitusvarmuus on hyvä ja tuotteita on saatavilla, kun niitä tarvitaan. Hankintayksikkö perustaa hankintalain 32 §:n mukaisella avoimella menettelyllä hankintalain 42 §:n mukaisen puitejärjestelyn, jossa kaikki ehdot on vahvistettu. 1) Kotijakelutuotteet 2) Laitosjakelutuotteet Osa-alue 2 on jaettu tuoteryhmiin, jotka on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä. Osa-aluekohtaiset puitesopimustoimittajat valitaan noudattamalla tässä hankintamenettelyssä vahvistettuja perusteita. Osa-alueeseen 1 valitaan yksi (1) puitesopimustoimittaja. Osa-alueen 2 osalta, jokaiseen osa-alueen tuoteryhmään valitaan kaksi (2) puitesopimustoimittajaa, joille vahvistetaan keskinäinen etusijajärjestys tässä hankintamenettelyssä määritellyillä perusteilla. Hankinnan laajuus ja tuotteiden toimitusvarmuus huomioon ottaen Tilaaja tekee osa-alueessa 2 sopimuksen useamman kuin yhden toimittajan kanssa. Kuhunkin osa-alueen 2 tuoteryhmään valitaan kaksi sopimustoimittajaa etusijajärjestyksessä. Useamman kuin yhden toimittajan valinnalla hankintayksikkö pyrkii varmistamaan tuotteiden toimitusvarmuuden sekä saatavuuden tarpeen mukaan ja oikea-aikaisesti, myös poikkeustilanteissa. Tilaaja tilaa ja käyttää sopimusvalikoimaan valittuja tuotteita hankintapäätöksessä ilmoitetun etusijajärjestyksen mukaan eli sijalle kaksi tulleen toimittajan sopimustuotteita käytetään pääsääntöisesti vain tilanteissa, joissa ensisijainen sopimustoimittaja estyy toimittamasta tuotteitaan Tilaajalle. Näissä tilanteissa ensisijainen toimittaja on kuitenkin korvausvelvollinen tilaajalle mahdollisen hintaeron ja korvaavan tuotteen järjestämisestä aiheutuvien kustannusten osalta tarjouspyynnön Sopimusluonnoksen mukaisesti. Tarjoaja voi jättää tarjouksen yhteen tai useampaan osa-alueeseen. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Sopimuksessa on optiomahdollisuus, jolla sopimusta voidaan jatkaa sopimuskauden jälkeen kahdella (2) vuodella, yhdellä (1) vuodella kerrallaan. Sopimuksen enimmäiskesto on enintään neljä (4) vuotta; 2+1+1. Kyseessä on useamman hankintayksikön yhteishankinta. Hankinnan kohteena olevia tuotteita tulevat käyttämään HUS-yhtymän yksiköt ja omistajajäsenet: Länsi-Uudenmaan, Keski-Uudenmaan, Itä-Uudenmaan, Vantaan ja Keravan hyvinvointialueet sekä Helsingin kaupunki sekä Etelä-Karjalan, Kymenlaakson ja Päijät-Hämeen hyvinvointialueet. Tässä hankinnassa mukana olevista osapuolista käytetään jäljempänä lyhennettä "Tilaaja" ja hankintaa valmistelevasta hankintayksiköstä (HUS Hankinnat) pääasiassa lyhennettä "Hankintayksikkö".

Potilasturvallisuuden varmistamiseksi uuden tuotteen käyttöönotto edellyttää hankintayksikön hyvää perehdyttämistä ja kouluttamista tuotteen käyttöön. Tämän vuoksi hankintayksikkö varaa oikeuden käyttää sopimuskauden alussa siirtymäaikaa. Koska hankintayksikkö ei etukäteen voi tietää, millaisia tuotteita tullaan tarjoamaan, tarjouspyyntöhetkellä ei ole mahdollista lausua tarkemmin hankintasopimuksen alussa olevan siirtymäkauden tarpeesta ja pituudesta. Hankintayksikkö varaa oikeuden enintään yhden (1) vuoden siirtymäajan käyttöön. Siirtymäkauden aikana Tilaajan nykyinen toimittaja edellisen kilpailutuksen perusteella voi tarvittavilta osin jatkaa tuotteen toimittamista, mikäli Tilaaja katsoo hallitun toimittaja- ja tuotevaihdoksen näin vaativan. Tilaaja pyrkii käyttämään siirtymäaikaa vain tarpeellisen ajan. Tarkoitus on siirtyä uuden sopimusvalikoiman käyttöön mahdollisimman pian sopimuksen alkamisen jälkeen. Mikäli hankintasopimuksen alussa käytetään siirtymäaikaa, toimittajan tulee huolehtia Tilaajan henkilökunnan perehdyttämisestä ja kouluttamisesta siirtymäaikana sovitun suunnitelman mukaisesti. Toimittajan tulee varautua siihen, että tilausmäärät voivat ensimmäisenä sopimusvuotena olla ilmoitettuja arvioita pienempiä. Tilaaja ja Toimittaja sopivat siirtymäajan pituudesta tarkemmin ennen sopimuksen alkua.