OSALLISTUMISPYYNTÖ: Paikkatieto- ja teknisen toimen rekisterikokonaisuus SaaS-palveluna 528218 / 2024

OSALLISTUMISPYYNTÖ: Paikkatieto- ja teknisen toimen rekisterikokonaisuus SaaS-palveluna 528218 / 2024 Pieksämäen kaupunki pyytää sitovia kirjallisia osallistumishakemuksia Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sen liitteiden mukaisesti Pieksämäen kaupungin käyttöön tulevasta OSALLISTUMISPYYNTÖ: Paikkatieto- ja teknisen toimen rekisterikokonaisuus SaaS-palveluna 528218 / 2024 hankinnasta tässä tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Hankinnan kohteena on Pieksämäen kaupungin (jäljempänä "tilaaja") tarvitsema paikkatiedon ja teknisen palveluiden ylläpitämien rekistereiden järjestelmäkokonaisuuden SaaS-mallina, sisältäen järjestelmän käyttöönoton, henkilöstön koulutuksen, ylläpidon sekä tuen. Järjestelmäkokonaisuuden tulee sisältää ainakin seuraavat toiminnallisuudet: - Kartta- ja muun paikkatietoaineiston ylläpidon ja käsittelyn - WMS- ja WFS-rajapintojen toiminnallisuuden - Digi- ja väestöviraston sekä Maanmittauslaitoksen ylläpitämien rajapintojen jatkuva hyödyntäminen - Maaomaisuuskirjanpito raportointi työkaluineen Työkalut ja toiminnallisuuden ainakin seuraavien rekistereiden ylläpitoon ja hyödyntämiseen: - Rakennusrekisteri (Sisältäen rakennuslupien sähköisen käsittelyn ja hakemisen joko lupapiste.fi:n kautta tai omana ratkaisunaan) - Kiinteistörekisteri - Kaavarekisteri - Osoiterekisteri - Väestötieto Lopullisen tarjouksen tulee myös sisältää: Pieksämäen kaupungin jo olemassa oleva aineiston siirto uuteen järjestelmään. Käyttöönottokoulutus, ainakin niiltä osin kuin järjestelmä muuttuu nykyisestä. Neuvotteluvaiheessa tullaan tarkentamaan ainakin seuraavia asioita: - Monivaiheinen tunnistautuminen (MFA) - Mobiilikäyttöliittymä - Seutuyhteistyön mahdollisuus ja toiminnallisuus o Mahdollinen rakennusvalvontojen yhdistyminen lähikuntien kanssa o Tämän tekninen toteutus - Katu- ja puisto-osaston toimintaan liittyvät mahdollisuudet. - Tukipalvelut (vastausajat käyttäjien kyselyihin, mihin aikaan ja millä tavalla yhteydenottoja voidaan tehdä, tuen hinta) - M-files-arkistointi järjestelmän integraatio ja rajapintojen hyödyntäminen Lista ei ole tyhjentävä, vaan sisältö voi tarkentua tai laajentua neuvotteluiden aikana. Tilaajan tällä hetkellä käytössä olevat, relevantit järjestelmät: - Trimble Locus - Lupapiste.fi - M-files Tilaajan tavoitteena on helppokäyttöiset, täysin sähköiset, mahdollisuuksien mukaan automatisoidut ratkaisut ja prosessit. Ratkaisuesityksessä voi esittää myös innovatiivisia toteutustapoja ja erityisen tärkeänä Tilaaja pitää jatkuvan kehittämisen näkökulmaa sekä jo olemassa olevan aineiston hyödyntämismahdollisuuksia. Hankintamenettely on kilpailullinen neuvottelumenettely, jonka tarkoituksena on kartoittaa ratkaisut joilla Tilaajan tarpeet voidaan parhaimmin täyttää ja hankinnan kohde toteuttaa. Menettelyyn valitaan vähintään kaksi (2) ja korkeintaan viisi (5) ehdokasta osallistumispyynnössä soveltuvuusvaatimuksissa ilmoitetuin perustein. Tilaaja tekee järjestelmäkokonaisuudesta yhden (1) sopimuksen valitun toimittajan kanssa. Hankinnassa käytetään Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehtoja (JIT 2015) ja sopimusehtojen pävitettyjä versioita, mikäli ne hankintaprosessin aikana päivitetään. Mikäli lopullinen tarjous hylätään poliittisen elimen toimesta, Tilaaja ei ole velvollinen korvaamaan aiheutuneita kuluja kilpailuun osallistuneille tarjoajille tai muita sopimukseen perustuvia maksuja. Hankintasopimuksessa noudatetaan Valtionvarainministeriö julkaisemaa ” Suositus tietoturvallisuudesta hankinnoissa” (2023:57). Suosituksesta voidaan tarvittaessa poiketa, mikäli sopimukseen kirjattava ehto ei poikkea vähimmäisvaatimuksista, eikä sillä ole vaikutusta muihin tarjouksissa tai hankintapäätöksissä mainittuihin vertailuihin. Lisäksi sopimuksen osana solmitaan liitteenä olevan Tietosuojaliitteen mukainen sopimus, jossa määritellään henkilötietojen käsittelyyn liittyvät ehdot ja roolit. Hankintasopimus tulee olemaan voimassa määräaikaisena kolme (3) vuotta. Tämän jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Tilaajan irtisanoessa sopimuksen irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta ja palveluntarjoajan irtisanoessa sopimuksen irtisanomisaika on yksi (1) vuosi. Alustava käyttöönottoprojektin aikataulu 1.1. - 30.4.2025. Uuden järjestelmän käyttöönotto tarvittavine koulutuksineen tulee olla valmis 30.4.2025 mennessä. Varsinaisen sopimuksen alustava sopimusaika 1.5.2025 - 30.4.2028. Osallistumispyynnön liitteissä on hankinnan kuvausta ja vaatimuksia tarkemmin. Hankinnoissa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT Päivitysversio 4 / 2022), JIT 2015 tai mikäli JIT-päivittyy prosessin aikana, tullaan käyttämään päivitettyä versiota. Tarjottavat palvelut Osallistumispyyntöasiakirjoissa esitetyt määrät ovat arviokulutusmääriä. Tilaaja ei sitoudu mihinkään vähimmäismääriin, vaan pidättää itselleen oikeuden hankkia palveluja vuosittain ainoastaan tarvitsemansa määrän.

OSALLISTUMISPYYNTÖ: Paikkatieto- ja teknisen toimen rekisterikokonaisuus SaaS-palveluna 528218 / 2024 Pieksämäen kaupunki pyytää sitovia kirjallisia osallistumishakemuksia Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sen liitteiden mukaisesti Pieksämäen kaupungin käyttöön tulevasta OSALLISTUMISPYYNTÖ: Paikkatieto- ja teknisen toimen rekisterikokonaisuus SaaS-palveluna 528218 / 2024 hankinnasta tässä tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Hankinnan kohteena on Pieksämäen kaupungin (jäljempänä "tilaaja") tarvitsema paikkatiedon ja teknisen palveluiden ylläpitämien rekistereiden järjestelmäkokonaisuuden SaaS-mallina, sisältäen järjestelmän käyttöönoton, henkilöstön koulutuksen, ylläpidon sekä tuen. Järjestelmäkokonaisuuden tulee sisältää ainakin seuraavat toiminnallisuudet: - Kartta- ja muun paikkatietoaineiston ylläpidon ja käsittelyn - WMS- ja WFS-rajapintojen toiminnallisuuden - Digi- ja väestöviraston sekä Maanmittauslaitoksen ylläpitämien rajapintojen jatkuva hyödyntäminen - Maaomaisuuskirjanpito raportointi työkaluineen Työkalut ja toiminnallisuuden ainakin seuraavien rekistereiden ylläpitoon ja hyödyntämiseen: - Rakennusrekisteri (Sisältäen rakennuslupien sähköisen käsittelyn ja hakemisen joko lupapiste.fi:n kautta tai omana ratkaisunaan) - Kiinteistörekisteri - Kaavarekisteri - Osoiterekisteri - Väestötieto Lopullisen tarjouksen tulee myös sisältää: Pieksämäen kaupungin jo olemassa oleva aineiston siirto uuteen järjestelmään. Käyttöönottokoulutus, ainakin niiltä osin kuin järjestelmä muuttuu nykyisestä. Neuvotteluvaiheessa tullaan tarkentamaan ainakin seuraavia asioita: - Monivaiheinen tunnistautuminen (MFA) - Mobiilikäyttöliittymä - Seutuyhteistyön mahdollisuus ja toiminnallisuus o Mahdollinen rakennusvalvontojen yhdistyminen lähikuntien kanssa o Tämän tekninen toteutus - Katu- ja puisto-osaston toimintaan liittyvät mahdollisuudet. - Tukipalvelut (vastausajat käyttäjien kyselyihin, mihin aikaan ja millä tavalla yhteydenottoja voidaan tehdä, tuen hinta) - M-files-arkistointi järjestelmän integraatio ja rajapintojen hyödyntäminen Lista ei ole tyhjentävä, vaan sisältö voi tarkentua tai laajentua neuvotteluiden aikana. Tilaajan tällä hetkellä käytössä olevat, relevantit järjestelmät: - Trimble Locus - Lupapiste.fi - M-files Tilaajan tavoitteena on helppokäyttöiset, täysin sähköiset, mahdollisuuksien mukaan automatisoidut ratkaisut ja prosessit. Ratkaisuesityksessä voi esittää myös innovatiivisia toteutustapoja ja erityisen tärkeänä Tilaaja pitää jatkuvan kehittämisen näkökulmaa sekä jo olemassa olevan aineiston hyödyntämismahdollisuuksia. Hankintamenettely on kilpailullinen neuvottelumenettely, jonka tarkoituksena on kartoittaa ratkaisut joilla Tilaajan tarpeet voidaan parhaimmin täyttää ja hankinnan kohde toteuttaa. Menettelyyn valitaan vähintään kaksi (2) ja korkeintaan viisi (5) ehdokasta osallistumispyynnössä soveltuvuusvaatimuksissa ilmoitetuin perustein. Tilaaja tekee järjestelmäkokonaisuudesta yhden (1) sopimuksen valitun toimittajan kanssa. Hankinnassa käytetään Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehtoja (JIT 2015) ja sopimusehtojen pävitettyjä versioita, mikäli ne hankintaprosessin aikana päivitetään. Mikäli lopullinen tarjous hylätään poliittisen elimen toimesta, Tilaaja ei ole velvollinen korvaamaan aiheutuneita kuluja kilpailuun osallistuneille tarjoajille tai muita sopimukseen perustuvia maksuja. Hankintasopimuksessa noudatetaan Valtionvarainministeriö julkaisemaa ” Suositus tietoturvallisuudesta hankinnoissa” (2023:57). Suosituksesta voidaan tarvittaessa poiketa, mikäli sopimukseen kirjattava ehto ei poikkea vähimmäisvaatimuksista, eikä sillä ole vaikutusta muihin tarjouksissa tai hankintapäätöksissä mainittuihin vertailuihin. Lisäksi sopimuksen osana solmitaan liitteenä olevan Tietosuojaliitteen mukainen sopimus, jossa määritellään henkilötietojen käsittelyyn liittyvät ehdot ja roolit. Hankintasopimus tulee olemaan voimassa määräaikaisena kolme (3) vuotta. Tämän jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Tilaajan irtisanoessa sopimuksen irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta ja palveluntarjoajan irtisanoessa sopimuksen irtisanomisaika on yksi (1) vuosi. Uuden järjestelmän käyttöönotto tarvittavine koulutuksineen tulee olla valmis 31.3.2025 mennessä. Osallistumispyynnön liitteissä on hankinnan kuvausta ja vaatimuksia tarkemmin. Hankinnoissa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT Päivitysversio 4 / 2022), JIT 2015 tai mikäli JIT-päivittyy prosessin aikana, tullaan käyttämään päivitettyä versiota. Tarjottavat palvelut Tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt määrät ovat arviokulutusmääriä. Tilaaja ei sitoudu mihinkään vähimmäismääriin, vaan pidättää itselleen oikeuden hankkia palveluja vuosittain ainoastaan tarvitsemansa määrän.

Hankintaprosessi koostuu kahdesta vaiheesta, osallistumispyyntövaiheesta ja varsinaisesta tarjousvaiheesta. Nyt käynnissä olevassa osallistumishakemusvaiheessa Paikkatieto- ja teknisen toimen rekisterikokonaisuus SaaS-palveluna 528218 / 2024 hankinnasta kiinnostuneet yritykset palauttavat tilaajalle osallistumishakemuksen, jossa kuvataan hankintailmoituksessa ja tässä osallistumispyynnön hankinnan kuvauksissa toimittajalle asetettujen vaatimusten täyttyminen. Hankintamenettelyna käytetään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeusopimuksista annetun lain 1397/2016 (jäljempänä "hankinatalaki") 34 §:n mukaista neuvottelumenettelyä siten kuin osallistumispyynnössä on jäljempänä kuvattu. Selvyyden vuoksi todetaan, että neuvottelumenettelyn tarkoituksena on neuvotella hankinta-asiakirjoissa asetetuista vaatimuksista, ehdoista ja määrittelyistä. Neuvotteluiden perusteella hankinta ei kuitenkaan voi perustavanlaatuisesti muuttua muuksi kuin tässä osallistumispyynnössä ja sen liitteissä on esitetty. Hankinta toteutetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 36§ mukaisena kilpailullisena neuvottelumenettelynä, jossa hankintayksikö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Tilaaja neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa kartoittaakseen ja määritelläkseen keinot, joilla sen tarpeet voidaan parhaiten täyttää. Hankinnan vaiheet ovat seuraavat: 1) Hankintailmoituksen ja siihen liittyvän osallistumispyynnön julkaiseminen 2) Osallistumishakemusten vastaanottaminen ja avaaminen. Avaustilaisuus ei ole julkinen. 3) Menettelystä suljetaan pois sellaiset ehdokkaat, joita koskee hankintalain 80§:n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois ehdokkaat, joita koskee hankintalain 81§:n mukainen harkinnanvarainen poissulkemisperusta. Ehdokkaat, jotka eivät täytä hankintayksikön ehdokkaan soveltuvuudelle asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle. Mikäli joku ehdokkaista on suljettava tarjouskilpailusta, tehdään tästä oma erillinen poissulkemispäätöksensä, joka annetaan tiedoksi vain kyseiselle ehdokkaalle sähköpostitse. 4) Tilaaja vertailee tarvittaessa osallistumishakemukset osallistumispyynnössä soveltuvuusvaatimuksissa ilmoitetuin perusteiden mukaisesti, mikäli osallistumishakemuksia saapuu enemmän kuin viisi (5). 5) Tilaaja valitsee neuvottelumenettelyyn vähintään kaksi (2) ja enintään viisi (5) osallistujaa soveltuvuusvaatimusten perusteella, mikäli osallistumishakemuksia saapuu enemmän kuin viisi (5). 6) Tilaaja lähettää valituille tarjoajille neuvottelukutsun. 7) Neuvottelukierrokset. Tilaaja neuvottelee tarjoajien kanssa, kunnes Tilaaja on valinnut ne ratkaisumallit, joilla kyetään täyttämään sen määrittelemät tarpeet. Tilaaja voi varaa oikeuden sulkea tarjoajan hankintamenettelyn ulkopuolelle, jos Tilaaja voi perustella epäillä, että tarjoaja ei pysty tosiallisesti tuottamaan hankinnan kohteena olevia palveluita Tilaajan asettamien vaatimusten mukaisesti. 8) Tilaaja päättää neuvottelut ja ilmoittaa siitä tarjoajille 9) Tilaaja pyytää tarjoajilta lopulliset tarjoukset 10) Tarjoajat laativat tarjoukset 11) Tilaaja avaa tarjoukset niiden jättämiselle varatun määräajan päättymisen jälkeen. Avaustilaus ei ole julkinen. 12) Tilaaja tarkistaa, onko tarjoajien soveltuvuutta koskeviin tietoihin muutoksia. 13) Tilaaja tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden. Tilaaja tulee hylkäämään tarjoukset jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia. 14) Jätettyjen ja soveltuvien tarjousten vertailu. 15) Tilaaja tekee hankintapäätöksen ja antaa sen tiedoksi kaikille tarjoajille joiden tarjoukset on otettu mukaan vertailuun. Mikäli joku tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, tästä tehdään oma päätös. Tilaaja tekee tiedoksiannon tarjoajien jättämiin sähköpostiosoitteisiin. 16) Tilaaja solmii hankintasopimuksen hankintalain mukaisen odotusajan jälkeen.