ORK/241/2024 / Kutsu markkinavuoropuheluun - Valokuvausjärjestelmän hankinta

Tämä on ennakkotietoilmoitus EU-kynnysarvon ylittävästä valmisteilla olevasta hankinnasta, jonka kohteena on valokuvausjärjestelmä Rikosseuraamuslaitoksen (jäljempänä Rise) lakisääteisten ydinprosessien tukemiseen. Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan ennakkotietoilmoitus mahdollisille hankinnasta kiinnostuneille yrityksille. Risen tavoitteena on hankkia käyttöönsä uusi valokuvausjärjestelmä (jäljempänä järjestelmä), joka sisältää henkilökuvauksen ja kuvien ottamiseen liittyvän laitteiston. Risen prosessissa vanki saapuu vankilaan, jonka vastaanotossa työskentelevät virkamiehet ottavat tulijasta kasvokuvan. Kuva tallennetaan Valtorin konesalissa sijaitsevalle erilliselle palvelimelle (ei kuulu tähän hankintaan). Kasvokuvaa käytetään vangin monipuoliseen tunnistamiseen vankeusaikana. Kuvat poistetaan järjestelmästä kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun rangaistus on suoritettu tai tutkintavankeus tai muu Rikosseuraamuslaitoksen yksikköön ottamisen peruste on päättynyt. Hankintaprojektin myöhemmän jatkokehittämisen aikana selvitetään integraatiomahdollisuus Rikosseuraamuslaitoksen asiakastietojärjestelmään, jolloin tallennettu tieto voidaan ohjelmoida poistumaan automaattisesti lakisääteisen säilytysajan mukaisesti. Risen käytössä oleva järjestelmä ja laitteisto vaatii elinkaaripäivityksen. Aiemmin henkilökuvaamiseen tarvittava laitteisto on hankittu Risen omistukseen, mutta jatkossa uusittavat laitteet lisätään osaksi kokonaispalvelua. Henkilökuvauslaitteisto löytyy pääosin jokaisesta eri puolella Suomea sijaitsevasta vankilasta. Laitteiston uusimistarpeet ja -järjestys on läpikäytävä ja arvioitava heti käyttöönottoprojektin alussa. Kasvokuvien on täytettävä poliisin asettamat passikuvavaatimukset (https://poliisi.fi/documents/25235045/31329600/Poliisin-passikuvaohje-2020-FI.pdf). Poliisin passikuvaprosessi liittyy vahvasti myös Rikosseuraamuslaitoksen henkilökuvatarpeisiin. Hankinnan kohteena olevan kokonaispalvelun on tarkoitus pystyä suorittamaan kattavasti mm. kaikki seuraavat toiminnot: - Henkilökuvaukseen liittyvä järjestelmä - Laitteisto o Kamerat o Valaistus + telineet o Tarvittavat kaapelit o Tarvittava laitteisto uusitaan elinkaaren päätyttyä ja liitetään osaksi kokonaispalvelua - Palvelut o Järjestelmän tuki ja ylläpito o Tuki- ja huoltopalvelu, jolla varmistetaan nykyisten ja uusien laitteiden toiminta. Rikkoutunut laitteisto korvataan uuden sopimuksen kautta. o Asennus ja käyttöönotto sekä kuvauspisteiden laadunvalvonta ja tarkastus. o Käyttöönottoon liittyvä koulutus - Käyttöpalvelu ja kapasiteetti Valtorin palvelussa o Keskitetty palvelu, palvelin ja tietoliikenneyhteydet. Tietosisällön suojaustaso on luokkaa IV. o Varmistettava toimivuus virkamiesten Valtti-työasemilla, joilla palvelua käytetään. o Palvelu vaatii yhteistyötä Valtorin kanssa - Tarvittavat integraatiot o Keskitetty lokienhallinta (Oikeusministeriön lokienhallintajärjestelmä Graylog) o Virtu-kirjautuminen o Integraatio Rikosseuraamuslaitoksen asiakastietojärjestelmään optiona Hankinnan kohteena on vähintään em. toiminnot sisältävä valokuvausjärjestelmä kokonaispalveluna. Ensisijainen tavoite on löytää ratkaisu Valtorin konesaliin sijoitettavana on-premise-ratkaisuna. Hankintaan kuuluvat tarpeelliset käyttöoikeudet, tekniset asennukset, järjestelmän konfigurointi, testaus ja koulutus, käyttöönotto sekä järjestelmän ylläpito ja tukipalvelut. Tämä esitetty hankinnan kohteen kuvaus on alustava ja siihen voi tulla muutoksia myöhemmin hankinnan valmistelun edetessä.

Tällä ilmoituksella kutsutaan alalla toimivat yritykset markkinavuoropuheluun. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on saada markkinoilta kattavasti hankintaa koskevaa tietoa, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Tämä ilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tässä ilmoituksessa kuvatulla tavalla ja tarjouskilpailu voidaan myös jättää toteuttamatta. Markkinavuoropuheluun osallistuneille ei makseta korvausta markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Yrityksiltä saatuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei sido yritystä tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä osallistuminen ole myöskään edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei myöskään vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Markkinavuoropuhelun kulku Vaihe 1: Ilmoittautuminen Pyydämme ilmoittamaan kiinnostuksesta mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 18.10.2024 sähköpostitse osoitteeseen ork_hankinnat@om.fi otsikolla ”Valokuvausjärjestelmä, markkinavuoropuhelu”. Viestissä tulee ilmoittaa yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite. Vaihe 2: Luonnosmateriaalien kommentointi Markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille on tarkoituksena toimittaa hankinnan luonnosmateriaaleja kommentoitavaksi ja kysymyksiä vastattavaksi. Tavoitteena on lähettää luonnosmateriaalit markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille viimeistään 31.10.2024 ja kommentointiaikaa tullaan varaamaan noin viikon verran. Hankintayksikkö voi hyödyntää markkinavuoropuhelussa keräämiään tietoja hankinnan suunnitteluun. Tässä ilmoituksessa esitetyt kuvaukset ja hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivä ovat alustavia ennakkotietoja.