Kutsu markkinavuoropuheluun: Fintraffic -konsernin HR-järjestelmä

Tämä ilmoitus on kutsu markkinavuoropuheluun. Ilmoitus ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus, tarjouspyyntö eikä ilmoituksen julkaisulla aloiteta tarjouskilpailua. Liikenteenohjaus Fintraffic Oy valmistelee Fintraffic-konsernille uuden HR-järjestelmän hankintaa. Hankittava kokonaisuus tulee käsittämään Liikenteenohjausyhtiö Fintraffic Oy:n konserniin kuuluvien yhtiöiden HR- järjestelmäratkaisun, käyttöönoton, jatkuvan palvelun aikaisen ylläpidon ja tukipalvelun sekä jatkokehittämisen SaaS-palveluna. Liikenteenohjausyhtiö Fintraffic -konserni koostuu emoyhtiöstä: Liikenteenohjausyhtiö Fintraffic Oy sekä sen tytäryhtiöistä Fintraffic Raide Oy, Fintraffic Lennonvarmistus Oy, Fintraffic Meriliikenteenohjaus Oy ja Fintraffic Tie Oy. HR-järjestelmä toimii työntekijä- ja organisaatiotietojen pääjärjestelmänä. Hankittavaa kokonaisuutta käytetään työntekijätietojen hallintaan ja käsittelyyn koko työsuhteen elinkaaren ajan sekä raportointiin. Järjestelmää hyödynnetään henkilöstön kehittämisessä, työnantajan lakisääteisten työnantajavelvoitteiden täyttämisessä ja dokumentoinnissa. HR-järjestelmässä tulee voida säilyttää tietoturvallisella tavalla tietosuojalain (1050/2018) ja tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaisesti kaikkia järjestelmässä olevia tietoja. Järjestelmään tulee voida luoda tarvittavia lomakkeita. HR järjestelmään tulee voida tuoda tietoa muista järjestelmistä kuten rekrytointijärjestelmästä ja palkanmaksujärjestelmästä. Vastaavasti HR-järjestelmästä viedään tietoa muihin järjestelmiin integraatioiden välityksellä. Yhtiöittäin käyttäjämäärät (henkilöstö) ovat seuraavat 19.9.2024: • Fintraffic Raide 501 käyttäjää • Fintraffic Tie 96 käyttäjää • Fintraffic VTS 105 käyttäjää • Fintraffic ANS 430 käyttäjää • Liikenteenohjausyhtiö Fintraffic 75 käyttäjää Käyttäjämäärissä on muutaman henkilön vaihtuvuutta kuukausittain. Muut käyttäjäryhmät ovat: • 4 pääkäyttäjää (pääkäyttäjämäärät ovat mukana yllä olevissa luvuissa) Käyttöoikeudet ovat seuraavasti: • HR-yksiköllä on laajimmat käyttöoikeudet ja pääkäyttäjät ovat HR-yksiköstä. Esihenkilöillä on käyttäjäoikeudet oman vastuualueen henkilöstöön. Tavoitteemme on hankkia modulaarinen, helppokäyttöinen, tietosuoja- ja muun lainsäädännön vaatimukset täyttävä kokonaisratkaisu, jolla voidaan tuottaa palvelua koko palvelutarpeen elinkaaren ajan aina rekrytoinnista työsuhteen päättymiseen. Tavoitteena on tietojen käsittely ns. yhden luukun / yhden syöttökerran periaatteella, jolloin voidaan digitalisoida tietojen syöttöä ja vähentää manuaalisen työn tarvetta. Järjestelmää tulee voida käyttää myös HR-toimintojen suunnittelussa ja ennustettavuudessa. Tulee sisältää mahdollisuuden hallita koko työsuhteen elinkaari Työsuhde- ja henkilötietojen ylläpito sekä palkkatietojen ja luontoisetujen hallinta Työsuhteen aikaisten dokumenttien tulostus ja tallennus Lomien ja poissaolojen hallinta Kehityskeskusteluiden seuranta ja dokumentointi sekä tavoitteiden asettaminen Tehtävänkuvat Koulutusten ja pätevyyksien hallinta Osaamisten hallinta Automaattiset muistutukset työsuhteen elinkaaren tärkeistä päivämääristä Sähköiset hyväksynnät Raportointi Lisätoiveena järjestelmässä olisi mahdollisuus tehdä HTV- ennustetta. Nykyiset integraatiot HR-järjestelmään ovat toteutettu pääasiassa SFTP/FTPS-yhteyttä hyödyntäen, ajastettuina tiedostonsiirtoina. Hankittavan järjestelmän tulee lisäksi tarjota koneluettava rajapinta (esim. REST API) integraatioiden toteuttamiseksi, jota voidaan hyödyntää hankintaan sisällytettävien integraatioiden toteutuksessa sekä tulevaisuuden jatkokehityksessä.

Fintraffic järjestää osana hankinnan valmistelua markkinavuoropuhelun asiasta kiinnostuneiden palveluntuottajien kanssa. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on käydä yleisellä tasolla vuoropuhelua hankinnan kohteesta ja sen määrittämisestä sekä vastata mahdollisiin kysymyksiin ja lisäksi toimijat voivat tuoda esille omia näkökulmiaan HR-järjestelmän hankintaan liittyen. Fintraffic järjestää osana hankinnan valmistelua markkinavuoropuhelun asiasta kiinnostuneiden palveluntuottajien kanssa. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on käydä yleisellä tasolla vuoropuhelua hankinnan kohteesta ja sen määrittämisestä sekä vastata mahdollisiin kysymyksiin ja lisäksi toimijat voivat tuoda esille omia näkökulmiaan HR-järjestelmän hankintaan liittyen. Tilaaja päättää itsenäisesti, kenen kanssa se käy markkinavuoropuheluja ilman erillistä perusteluvelvoitetta. Tilaaja myös pidättää oikeuden harkintansa mukaan järjestää valitsemiensa toimijoiden kanssa useita tapaamisia. Ilmoittautuminen markkinavuoropuheluun (yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite) pyydetään tekemään 15.10.2024 klo 12.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@fintraffic.fi. Otsikoikaa viesti: Ilmoittautuminen vuoropuheluun, konsernin HR-järjestelmä. Kunkin organisaation pyydetään ilmoittamaan yksi yhteyshenkilö, jolle lähetetään kutsu markkinavuoropuheluun. Yhteyshenkilöä pyydetään välittämään kutsua edelleen omassa organisaatiossaan. Ilmoittautumisen yhteydessä tulee mukaan liittää esittelymateriaalia (ppt/word) hr-järjestelmästä. Markkinavuoropuhelujen agenda: 1. tilaajan lyhyt esittäytyminen 5 min 2. toimittajan lyhyt esittäytyminen 5 min 3. demoesittely tarjolla olevasta hr-järjestelmäratkaisusta 30 min 4. hinnoittelumallit 10 min 5. käyttöönottoprojekti 10 min 6. tilaisuuden päätös ja kysymykset puolin toisin Tilaajaorganisaatiosta markkinavuoropuheluissa on mukana HR- edustusta, hankintapäälliköitä sekä projektipäällikkö Teams- markkinavuoropuheluajankohdat ovat • 24.10 klo 9-10 sekä klo 11-12 • 25.10 klo 13-14 sekä klo 14-15 • 28.10 klo 9-10 • 30.10 klo 9-10 Ilmoittautumisen yhteydessä tulee esittää toive ensisijaisesta ajankohdasta, mikä toimittajalle parhaiten sopii. Markkinavuoropuhelu ei sido tilaajaa toteuttamaan hankintaa tai käynnistämään kilpailutusprosessia. Markkinavuoropuhelu ei myöskään sido toimittajaa mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiseen eikä markkinavuoropuheluun osallistumatta jättäminen vaikuta mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiseen. Osallistuneille yrityksille ei makseta korvausta vastaamisesta tai osallistumisesta.