Tietoaineistojen sähköisen arkistointijärjestelmän hankinta

Hankinnan kohteena on Uudenkaupungin kaupungin (jäljempänä ”Tilaaja” tai ”Hankintayksikkö”) digitaalisten tietoaineistojen pitkäaikaissäilytykseen soveltuva järjestelmä eli ns. sähköinen arkistointijärjestelmä. Säilytettävät tietoaineistot voivat olla syntysähköisiä tai digitoituja. Säilytettävät tietoaineistot voivat koostua keskenään erilaisista tiedostoformaateista (esim. tekstiasiakirjat, äänitteet, kartta-aineistot). Tietoaineistot voivat muodostaa toisistaan erillisiä loogisia aineistokokonaisuuksia. Aineistokokonaisuuksilla voi olla toisistaan poikkeavat luokitteluperusteet ja metatiedot. Sähköiseen arkistointijärjestelmään siirrettävät tietoaineistot koostuvat julkisista ja salassa pidettävistä asiakirjoista ja asiakirjallisista tiedoista. Aineistot sisältävät henkilötietoja. Arkistointijärjestelmän tulee säilyttää tiedot eheinä, muuttumattomina ja käytettävinä koko tiedon elinkaaren ajan. Tiedot tulee voida hävittää järjestelmästä, kun niille määritelty säilytysaika on kulunut umpeen. Lisäksi aineistot tulee voida siirtää järjestelmästä esim. kansalliseen arkistopalveluun. Järjestelmä tulee soveltua myös tietopalveluun ja siinä on esim. monipuoliset hakutoiminnallisuudet. Hankittavan järjestelmän tulee täyttää kansalliset tiedonhallintaa (ml. tietoturvallisuutta) ja pitkäaikaissäilyttämistä koskevat lainsäädännön ja normien vaatimukset tiedon käsittelylle, säilyttämiselle ja hävittämiselle. Arkistointijärjestelmän tulee olla SÄHKE2-sertifioitu. Arkistointijärjestelmä hankitaan SaaS-palveluna ja ensisijaisesti valmiina kokonaisratkaisuna yhdeltä (1) toimittajalta. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset ovat kuvattuna tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus. Sopimus tehdään yhden (1) Palveluntuottajan kanssa. Palvelusta laaditaan käyttöönottosopimus ja SaaS-sopimus. Käyttöönottosopimus on määräaikaisena voimassa ja päättyy Osapuolten velvoitteiden tultua kokonaan täytetyiksi. SaaS-sopimus astuu voimaan, kun käyttöönottoprojektin velvoitteet on tultu kokonaan täytetyiksi ja Tilaaja on hyväksynyt käyttöönottoprojektin lopputulokset. SaaS-sopimus on määräaikaisena voimassa 36 kuukautta, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Hankintasopimus ei sisällä Tilaajalle määräostovelvoitetta, eikä tuota valitulle toimittajalle yksinoikeutta hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamiseen Tilaajalle.

Käyttöönottosopimus on määräaikaisena voimassa ja päättyy Osapuolten velvoitteiden tultua kokonaan täytetyiksi. SaaS-sopimus astuu voimaan, kun käyttöönottoprojektin velvoitteet on tultu kokonaan täytetyiksi ja Tilaaja on hyväksynyt käyttöönottoprojektin lopputulokset. SaaS-sopimus on määräaikaisena voimassa 36 kuukautta, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Osapuolet voivat ehdottaa muutoksia toteutuksen sisältöön. Palveluntuottaja on velvollinen toteuttamaan Tilaajan vaatimat välttämättömät muutostyöt, elleivät ne olennaisesti muuta suoritusta toisen luonteiseksi. Mahdollisista lisätöistä ja niiden toteutuksesta sovitaan Osapuolten kesken erikseen. Muutoksen tai lisätyön mahdollisesta vaikutuksesta käyttöönoton aikatauluun ja/tai hintaan ja toimitustapaan on sovittava kirjallisesti.

Hankintayksikkö on korjannut liitteessä 7 Henkilötietosopimus olleen kirjoitusvirheen. Lisäksi Hankintayksikkö on tarjouspyyntöasiakirjoissa olleiden ristiriitaisuuksien vuoksi poistanut liitteet "11 JIT 2015 Sovellukset ei-avoin" ja "12 JIT 2015 Erityisehtoja palveluista". Tämä muutos on myös vaikuttanut liitteiden "5 Käyttöönottosopimus" ja "6 SaaS-palvelusopimus" liiteluetteloiden sisältöön.