OSALLISTUMISPYYNTÖ: HR-järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna ja palkkahallinnon palvelut Tampereen Infra Oy:lle

HANKINNAN KOHDE Tuomi Logistiikka Oy kilpailuttaa Tampereen Infra Oy:n toimeksiannosta HR-järjestelmäkokonaisuuden SaaS-palveluna sekä palkkahallinnon palvelut siten ja siinä laajuudessa kuin tässä hankintailmoituksessa / osallistumispyynnössä on jäljempänä tarkemmin kuvattu. Hankintailmoituksen / osallistumispyynnön liitteenä on seuraavat asiakirjat: Liite A: Alustava kuvaus hankinnan kohteesta Liite B: Sopimusluonnos Liite C: Referenssilomake HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 (jäljempänä "hankintalaki") 34 §:n mukaista neuvottelumenettelyä siten kuin osallistumispyynnön kohdassa "Hankintaa tai sen osaa koskevat lisätiedot" on tarkemmin kuvattu. Selvyyden vuoksi todetaan, että neuvottelumenettelyn tarkoituksena on neuvotella hankinta-asiakirjoissa asetetuista vaatimuksista, ehdoista ja määrittelyistä. Neuvotteluiden perusteella hankinta ei kuitenkaan voi muodostua olennaisesti muuksi kuin tässä osallistumispyynnössä ja sen liitteissä on esitetty. Neuvotteluissa voidaan neuvotella esimerkiksi hankintaa koskevista sopimusehdoista sekä hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksista. Hankintamenettelyyn osallistumisesta tai tarjouksen laadinnasta ei makseta ehdokkaille korvausta.

NEUVOTTELUMENETTELYN KULKU Hankinnassa käytetään hankintamenettelynä hankintalain 34 §:n mukaista neuvottelumenettelyä. Neuvottelumenettely on joustava menettely, jonka vaiheittaisuudesta ja pääpiirteittäisestä kulusta säädetään hankintalaissa ja jonka kulkua ko. hankinnassa on selvitetty alla. Ko. hankinnassa neuvottelumenettelylle on olemassa hankintalain mukaiset edellytykset, sillä hankintasopimusta ei voida tehdä ilman edeltäviä neuvotteluja hankinnan luonteen ja monimutkaisuuden vuoksi. Hankinta voidaan toteuttaa erilaisilla hinnoittelu- ja ratkaisumalleilla, jonka johdosta neuvottelut ennen hankintasopimuksen tekemistä ovat välttämättömät. Neuvottelumenettelyn vaiheet ovat pääpirteissään seuraavat: A. Osallistumisvaihe 1. Hankintayksikkö pyytää tällä osallistumispyynnöllä hankinnasta kiinnostuneita toimijoita jättämään osallistumishakemuksen hankintamenettelyyn 2. Hankinnasta kiinnostuneet ehdokkaat jättävät Hankintayksikölle osallistumishakemuksen 3. Hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneistä ehdokkaista kolme (3) ehdokasta neuvottelumenettelyyn jäljempänä esitettyjen arviointiperusteiden mukaisesti. B. Neuvotteluvaihe 4. Hankintayksikkö lähettää alustavan tarjouspyynnön sekä neuvottelukutsun neuvottelumenettelyyn valituille tarjoajille 5. Neuvottelumenettelyyn valitut tarjoajat lähettävät alustavan tarjouksen alustavassa tarjouspyynnössä kuvatun mukaisesti 6. Hankintayksikkö pitää valittujen tarjoajien kanssa neuvottelut (1 - 2 neuvottelukierrosta). Selvyyden vuoksi todetaan, että Hankintayksikkö varaa oikeuden tarjouspyyntöä koskeviin ja muihin tarjousmenettelyn muutoksiin edellä kuvatun hankintamenettelyn neuvotteluvaiheen osalta, kuitenkin siten, että hankintamenettely on hankintalain 3 §:n 1 momentissa tarkoitettujen periaatteiden mukainen sekä noudattaa neuvottelumenettelyn kulkua siten kuin hankintalain 35 §:ssä on määritelty. Hankintayksikkö voi muun muassa neuvotteluvaiheen aikana pyytää täsmennettyjä alustavia tarjouksia tai alustavia sitovia tarjouksia ennen lopullisen tarjouspyynnön julkaisua. Neuvottelujen kuluessa valmistellaan lopullista tarjouspyyntöä ja sen liitteitä. C. Lopullinen tarjousvaihe 7. Hankintayksikkö pyytää neuvotteluiden jälkeen lopulliset tarjoukset lopullisen tarjouspyynnön perusteella. 8. Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen lopullisten tarjousten perusteella lopullisessa tarjouspyynnössä esitettyjen arviointi- ja vertailuperusteiden mukaisesti. OSALLISTUMISHAKEMUSTEN KÄSITTELY Osallistumishakemusten käsittelyn vaiheet ovat pääpirteissään seuraavat: 1. Osallistumishakemusten avaaminen 2. Ehdokkaiden soveltuvuuden alustava tarkistaminen 3. Tarjoajien valinta neuvottelumenettelyyn (ks. jäljempänä) 4. Neuvottelumenettelyyn valituksi esitettyjen ehdokkaiden soveltuvuuteen liittyvien todistusten ja selvitysten sekä ehdokkaan (yritys) ja sen vastuuhenkilöiden rikosrekisteriotteiden tarkistaminen TOIMITETTAVAT SELVITYKSET Hankintayksikkö tulee pyytämään neuvottelumenettelyyn valituksi esitettäviä tarjoajia toimittamaan seuraavat selvitykset: 1. Rikosrekisteriotteet. Yritys voi saada Oikeusrekisterikeskukselta rikosrekisteriotteet hankintamenettelyä varten henkilöistä jotka ovat hallinto-, johto- tai valvontaelimenjäsenenä tai käyttävät edustus-, päätös-, tai valvontavaltaa. Huomioitavaa on, että otehakemuksen käsittelyaika on vähintään 7 työpäivää ja se on maksullinen. 2. Mikäli tarjoaja ei kuulu Vastuugroup.fi -palvelun Luotettava kumppani -palveluun, tai tiedot eivät käy sieltä ilmi, tulee erikseen toimittaa: - rekisteröitymistä koskevat selvitykset, - kaupparekisteriote, - todistus verojen ja sosiaaliturvamaksujen suorittamisesta, - todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta, - todistus tapaturmavakuutuksen ottamisesta, - selvitys sovellettavista työehtosopimuksista, - selvitys työterveyshuollon järjestämisestä - todistus vastuuvakuutuksen ottamisesta TARJOAJIEN VALINTA NEUVOTTELUMENETTELYYN Neuvottelumenettelyyn valitaan kolme (3) soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin Hankintayksikkö valitsee neuvotteluvaiheeseen, valitsee Hankintayksikkö ehdokkaat neuvottelumenettelyyn referenssilomakkeessa mainituin arviointiperustein. NEUVOTTELUVAIHE Neuvotteluvaiheessa Hankintayksikkö käy toimittajakohtaiset neuvottelut valittujen ehdokkaiden kanssa. Neuvottelut keskittyvät pääasiassa sopimusehtoihin sekä asioihin, jotka ovat lopullisen tarjouksen antamisen kannalta keskeisiä, kuten: - ratkaisukuvauksen määrittäminen - vaatimusmäärittely - palveluiden sisältö ja laajuus - käytettävät järjestelmät - lopullisen tarjouksen hinnoittelumekanismi - tietosuoja-asiat - tietoturvavaatimukset - olennaiset sopimusehdot - palvelun haltuunotto - toteutuksen aikataulu - Demon esittely Kaikki neuvottelut käydään tarjoajakohtaisesti etäyhteydellä (Teams). Neuvotteluihin on alustavasti varattu aikaa noin 4-5 tuntia per tarjoaja. LOPULLISTEN TARJOUSTEN KÄSITTELY Neuvotteluvaiheen jälkeen annetuiden lopullisten tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: - Tarjousten avaaminen - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen - Tarjousten vertailu - Hankintapäätöksen tekeminen - Hankintasopimuksen tekeminen (valitus- ja odotusajan jälkeen) Tarjoukset avataan tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuus ei ole julkinen.