TIETOPYYNTÖ: PACS – RIS järjestelmäkokonaisuuden hankinta / REQUEST FOR INFORMATION: PACS-RIS System

Kyseessä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö vaan PACS-RIS-järjestelmäkokonaisuutta koskeva tietopyyntö. HANKINNAN KOHDE Suunnitteilla oleva palveluhankinta koskee kuvien arkistointi- ja viestintäjärjestelmän (PACS) sekä radiologisen tietojärjestelmän (RIS) korvaamista kokonaan tai osittain. Järjestelmäkokonaisuuteen voi kuulua tavoitteiden täyttymistä edistävä tekoälyalusta (AI platform) sekä ajanvaraukseen (AV) liittyvät toiminnallisuudet ja osakokonaisuudet. Järjestelmien ja ohjelmistojen tulee olla integroitavissa muihin järjestelmiin. Järjestelmäkokonaisuuden tulee olla skaalattavissa useiden hankintayksikköjen – kuten hyvinvointialueiden – tarpeisiin joko käyttöönottovaiheessa tai myöhemmin sopimuskaudella. Hankinnan tavoitteena on, että palvelupolku ajanvarauksen (AV), radiologisen tietojärjestelmän (RIS), sekä kuvien arkistointi- ja viestintäjärjestelmän (PACS) välillä toimii optimaalisella tavalla. Asiakaskokemusta on tarkoitus kehittää yhtenäisen palvelumallin pohjalta. Tavoitteena on, että potilaille pystytään tarjoamaan tehokkaampaa diagnostiikkaa sekä hyvää hoitoa myös tulevaisuudessa. Tavoitteena on myös vähentää tilaajan manuaalista ja päällekkäistä työtä. Hankinta on tarkoitus toteuttaa vuoden 2025 aikana, siten että sopimus on voimassa vuoden 2026 aikana. Järjestelmäkokonaisuuden käyttöikä on vähintään 8–10 vuotta. Suunnitelma on alustava ja voi muuttua. TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoilla olevia toimittajia ja saada kattavasti tietoa, jotta valmisteilla oleva kilpailutus voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys kilpailutukseen osallistumiselle, eikä vaikuta tarjoajan asemaan siinä. Tietopyyntöön toimitetut vastaukset ovat alustavia, eivätkä sido tarjoajaa varsinaisessa kilpailutusvaiheessa. Tietopyyntöön toimitetut vastaukset käsitellään luottamuksellisina. Tilaajan markkinavuoropuhelussa esittämät tiedot, suunnitelmat ja muut seikat ovat alustavia ja saattavat muuttua hankinnan valmistelun edetessä. Vuoropuheluun ilmoittautuneiden kanssa keskustelu voi tapahtua sähköisesti ja/tai tilaisuuksien yhteydessä. Vuoropuhelu tapahtuu viiden vaiheen kautta. Vaiheiden sisältö on kuvattu jäljempänä tietopyynnön kohdassa "Hankintaa tai osaa koskevat lisätiedot". IN ENGLISH: This is not a Contract notice or Invitation to tender but a Request for information regarding the PACS-RIS system. OBJECT OF THE PROCUREMENT The planned service procurement concerns the full or partial replacement of the Picture Archiving and Communication System (PACS) and the Radiological Information System (RIS). The system may include an artificial intelligence (AI) platform to support the achievement of the objectives as well as functionalities and sub-systems related to scheduling. The systems and software must be integrable with other systems. The system must be scalable to meet the needs of multiple procurement authorities, such as welfare areas, either at the implementation stage or later during the contract period. The objective of the procurement is to ensure that the service path between scheduling, the radiological information system (RIS), and the picture archiving and communication system (PACS) operates optimally. The aim is to develop the customer experience based on a unified service model. The objective is to provide patients with more efficient diagnostics and good care also in the future. In addition, the objective is to reduce the manual and overlapping work of the Client. The procurement is intended to be carried out during 2025, with the contract being in force during 2026. The system’s lifespan is at least 8–10 years. This plan is preliminary and may change. RESPONDING TO THE REQUEST FOR INFORMATION The purpose of this request for information is to map out suppliers in the market and gather comprehensive information to implement the upcoming tender as appropriately as possible. Responding to the request for information is not a prerequisite for participating in the tender and does not affect the supplier’s position in it. The responses to the request for information are preliminary and do not bind the supplier in the actual tender phase. The responses to the request for information will be treated confidentially. The information provided by the Client in the market dialogue, plans, and other matters are preliminary and may change as the procurement preparation progresses. Discussions with those registered for the dialogue can take place electronically and/or in conjunction with events. The market dialogue takes place in five steps. The content of the steps is described below.

Markkinavuoropuhelun vaiheet: 1. ILMOITTAUTUMINEN MARKKINAVUOROPUHELUUN Hankintayksikkö pyytää kaikkia hankinnasta kiinnostuneita ilmoittautumaan 09.10.2024 klo 16.00 mennessä. Ilmoittautuminen tapahtuu lähettämällä viesti osoitteeseen: jussi.pyykkonen@ptcs.fi ja mika.suokas@hus.fi Ilmoittautumiseen toivotaan liitettävän seuraavat tiedot: -Hankinnasta kiinnostuneen toimittajan tai ryhmittymän nimi sekä yhteystiedot. Pyydämme erikseen ilmoittamaan, mikäli hankinnasta kiinnostuneen tahon tai ryhmittymän nimi ja yhteystiedot ovat luottamuksellisia. Pyydämme kuitenkin huomioimaan, että markkinavuoropuhelun myöhemmissä vaiheissa on mahdollista, että tilaaja järjestää yleisiä infotilaisuuksia, joihin kutsutaan kaikki hankinnasta kiinnostuneet tahot. -Lyhyt yritys/ryhmittymä esittely. Tietopyyntöön toimitetut vastaukset käsitellään luottamuksellisina. Pyydämme erikseen ilmoittamaan, mikäli hankinnasta kiinnostuneen tahon tai ryhmittymän dokumentaatio on luottamuksellista. -Kuvaus hankinnan kohdetta vastaavasta referenssistä, mikäli hankinnasta kiinnostuneen toimittajalla on kokemusta hankinnan kohdetta vastaavista (osin tai kokonaan) toimituksista. Referenssikuvaus ei ole pakollinen. Pyydämme huomioimaan, että tietopyyntöön toimitetut vastaukset eivät vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa kilpailutusvaiheessa. Tietopyyntöön toimitetut vastaukset käsitellään luottamuksellisina. -Kuvaus ohjelmistoista ja/tai niistä koostuvasta järjestelmäkokonaisuudesta tai muusta järjestelmäkehitystyöstä, joka nähdäksenne olisi alustavasti paras ratkaisu täyttämään hankinnan tavoitteet. Kuvaus ei ole pakollinen. Pyydämme huomioimaan, että tietopyyntöön toimitetut vastaukset ovat alustavia, eivätkö sido tarjoajaa varsinaisessa kilpailutusvaiheessa. Tietopyyntöön toimitetut vastaukset käsitellään luottamuksellisina. 2. TARKEMPIEN TAVOITE- JA TARVEKUVAUSTEN TOIMITTAMINEN Markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille toimitetaan tarve- ja tavoitekuvaus 09.10.2024 jälkeen. Tarve- ja tavoitekuvaus kuvataan arkistointi- ja viestintäjärjestelmän (PACS), radiologisen tietojärjestelmän (RIS), tekoälyalustan (AI platform) sekä ajanvaraukseen (AV) osalta omina kokonaisuuksina. Lisäksi dokumenteissa kuvataan hankinnan tavoitteet asiakaskokemuksen kehittämisen sekä HUS-yhtymän toiminnan näkökulmasta. Dokumenteissa kuvataan hankinnan laajuus ja reunaehdot alustavalla tasolla sekä tunnistetut integraatiotarpeet. Lisäksi kuvataan käyttöönoton alustava aikataulu sekä vastuunjakoon liittyviä seikkoja. 3. TAVOITE- JA TARVEKUVAUKSIIN VASTAAMINEN Hankintayksikkö pyytää kaikkia hankinnasta kiinnostuneita kommentoimaan tarve- ja tavoitekuvauksia 08.11.2024 klo 16.00 mennessä. Hankintayksikkö on alustavasti tunnistanut vähintään seuraavat teemat sellaisiksi osa-alueiksi, joista kysymyksiä tullaan esittämään. Varsinaiset kysymykset tullaan esittämään seikkaperäisemmin: - Suhteessa toimittamaamme materiaaliin, mikä on toimittajan päivitetty kuvaus ohjelmistoista ja/tai niistä koostuvasta järjestelmäkokonaisuudesta tai muusta järjestelmäkehitystyöstä, joka nähdäksenne olisi alustavasti paras ratkaisu täyttämään hankinnan tavoitteet? - Suhteessa toimittamaamme materiaaliin, mikä on toimittajan näkemys a) arkistointi- ja viestintäjärjestelmään (PACS) liittyvistä seikoista? b) radiologisen tietojärjestelmään (RIS) liittyvistä seikoista? c) tekoälyalustaan (AI platform) liittyvistä seikoista? d) ajanvaraukseen (AV) liittyvistä seikoista? e) integraatioihin liittyvistä seikoista? f) käyttöönottoon liittyvistä seikoista? g) ylläpitoon liittyvistä seikoista? Tilaaja tarkentaa kysymyksiä vuoropuhelun edetessä. 4. JÄRJESTELMÄKOKONAISUUDEN ERITYISIKSI KYSYMYKSIKSI TUNNISTETUT ASIAT Tilaaja tunnistaa markkinavuoropuhelun aiempien vaiheiden perusteella ne järjestelmäkokonaisuuden erityiset kysymykset, joista on tarpeen järjestää toimittajatapaamisia, joissa käydään läpi yksityiskohtaisesti erityisiin kysymyksiin liittyvät seikat sekä toimittajien esittämät ratkaisumalleista. 5. HANKINNAN VALMISTELUSSA ERITYISIKSI KYSYMYKSISSÄ TUNNISTETUT ASIAT Hankintayksikkö pyytää kaikkia hankinnasta kiinnostuneita osallistumaan yleiseen infotilaisuuteen, jossa kuvataan hankinnan valmistelun tilanne sekä suunnitelma hankintaprosessin toteuttamiseksi. Järjestelmäkokonaisuuden hankinta voi koostua yhdestä tai useammasta hankinnasta. Hankinnan alustavana suunnitelmana on se, että järjestelmäkokonaisuuden hankinta toteutetaan kokonaan tai osin suunnittelukilpailuna. Suunnittelukilpailussa osallistujat tekevät kilpailevat ehdotukset hankintayksikön esittämän haasteen ratkaisemiseksi. Tuomaristo valitsee ehdotuksista voittajan/voittajia, jonka kanssa hankintayksikkö voi tehdä sopimuksen/sopimuksia. Tavoitetilassa markkinavuoropuhelu päättyy viimeistään huhtikuussa 2025. Ja hankintailmoitus julkaistaan toukokuussa 2025. Suunnitelma on alustava ja voi muuttua. IN ENGLISH: The steps of market dialogue 1. REGISTRATION FOR MARKET DIALOGUE The procurement authority requests all interested parties to register by 09.10.2024 at 16:00. Registration is done by sending a message to: jussi.pyykkonen@ptcs.fi and mika.suokas@hus.fi The registration should include the following information: -The name and contact details of the interested supplier or group of economic operators. Please specify if the name and contact details of the interested supplier or group of economic operators are confidential. Please note that in later stages of the market dialogue, the client may organize general information sessions to which all interested parties are invited. -A brief introduction of the company/group of economic operators. The responses to the request for information will be treated confidentially. Please specify if the documentation of the interested party or group of economic operators is confidential. -A description of a reference corresponding to the procurement object, if the interested supplier has experience in deliveries corresponding to the procurement object (partially or entirely). The reference description is not mandatory. Please note that the responses to the request for information do not affect the supplier’s position in the actual tender phase. The responses to the request for information will be treated confidentially. -A description of the software and/or the system composed of them or other system development work that you consider to be the best preliminary solution to meet the procurement objectives. The description is not mandatory. Please note that the responses to the request for information are preliminary and do not bind the supplier in the actual tender phase. The responses to the request for information will be treated confidentially. 2. PROVISION OF MORE DETAILED DESCRIPTIONS OF OBJECTIVES AND NEEDS Detailed objective and need descriptions will be provided to those registered for the market dialogue after 09.10.2024. The objective and need description will describe the picture archiving and communication system (PACS), the radiological information system (RIS), the AI platform, and scheduling as separate entities. Additionally, the documents will describe the procurement objectives from the perspective of customer experience development and HUS Group operations. The documents will describe the scope and constraints of the procurement at a preliminary level and the identified integration needs. Additionally, the preliminary schedule for implementation and aspects related to the division of responsibilities will be described. 3. RESPONDING TO DESCRIPTIONS OF OBJECTIVES AND NEEDS The procurement authority requests all interested parties to comment on the objective and need descriptions by 08.11.2024 at 16:00. The procurement authority has preliminarily identified at least the following themes as areas from which questions will be asked. The actual questions will be presented in more detail: -In relation to the material we have provided what is the supplier’s updated description of the software and/or the system composed of them or other system development work that you consider to be the best preliminary solution to meet the procurement objectives? -In relation to the material we have provided, what is the supplier’s view on issues related to a) picture archiving and communication system (PACS)? b) radiological information system (RIS)? c) AI platform? d) scheduling? e) integrations? f) implementation? g) maintenance? The Client will refine the questions as the dialogue progresses. 4. ISSUES IDENTIFIED AS SPECIFIC TO THE SYSTEM Based on the previous stages of the market dialogue, the Client identifies the specific questions of the system that need to be addressed in supplier meetings, where the issues related to the specific questions, and the solution models presented by the suppliers, are discussed in detail. 5. ISSUES IDENTIFIED AS SPECIFIC IN THE PREPARATION OF THE PROCUREMENT The procurement authority requests all interested parties to participate in a general information session, where the status of the procurement preparation and the plan for implementing the procurement process are described. The procurement of the system may consist of one or more procurements. The preliminary plan is that the procurement of the system will be carried out entirely or partially as a design competition. In the design competition, participants make competing proposals to solve the challenge presented by the procurement authority. The jury selects the winner(s) from the proposals, with whom the procurement authority can make a contract(s). The target is that the market dialogue will end by April 2025 at the latest. The procurement notice will be published in May 2025. The plan is preliminary and may change.