Asiantuntijaresurssien hankinta puolustusministeriön ulkomaalaisen kiinteistöomistuksenvalvonnan sähköisen asiointijärjestelmän toteuttamiseen

Puolustusministeriön ulkomaalaisen kiinteistöomistuksen valvonnan sähköisen asiointijärjestelmä-hankkeen lisäresurssien hankinta.

Ulkomaalaisen kiinteistöomistuksen valvonnan sähköinen asiointijärjestelmä -hanke on osoittautunut moniulotteisemmaksi ja laajemmaksi kokonaisuudeksi, kuin mitä hankkeen kilpailutusvaiheessa työmääräarvioksi määritettiin ja osattiin ennakkoon arvioida. Lukuisien integraatioiden rakentaminen on ollut vaativa prosessi ja rajapintojen rakentamisessa sekä teknisten riippuvuuksien yhteensovittamisessa on mennyt huomattavasti ennalta arvioitua enemmän aikaa. Hanke on ollut myös riippuvainen sidosryhmien aikataulusta ja joutunut mukauttamaan omaa toteutustaan sen mukaisesti. Järjestelmän tietokantaratkaisut ovat vaatineet ylimääräistä työtä, johon järjestelmätoimittaja ei itse ole pystynyt vaikuttamaan. Järjestelmä on käyttöönotettavissa vuoden 2024, mutta sähköiselle asiointijärjestelmälle alun perin asetetut toiminallisuudet ja tavoitteet, eivät vielä täyty käyttöönottovaiheessa. Puolustusministeriö näkee lisätyön tilaamisen Twoday Oy:ltä ainoaksi vaihtoehdoksi jatkaa järjestelmän toteuttamista. Mikäli sopimus jouduttaisiin kilpailuttamaan, aiheuttaisi tämä merkittävää toiminnallista haittaa ja lisäkustannuksia, teknisiä haasteita ja sen myötä riskiä järjestelmän tavoitteiden saavuttamiselle.

Puolustusministeriö on hankkinut asiantuntijaresursseja ulkomaalaisen kiinteistöomistuksenvalvonnan sähköiseen asiointijärjestelmähankkeeseen vuonna 2021 kilpailutetun ja 7.4.2022 allekirjoitetun sopimuksen puitteissa. Sopimukseen on tehty aikaisemmin kaksi sopimusmuutosta, jotka on julkaistu Hilmassa 12.5.2023 ja 6.3.2024. Puolustusministeriö on noudattanut hankinnoissaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeuksista annetun lain ns. ”hankintalaki” (1397/2016) 1§:ssä mainittuja yleisiä säännöksiä ja noudattanut hankintojen kilpailutusta koskevia määräyksiä. Hankintalain 136 § 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannustenmerkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Lisäksi kohdan 3 mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos muutoksentarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen. Lisäksi hankintalain 136 § 3momentissa todetaan, että ”edellä 2 momentin 2 ja 3 kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos 2 momentin 2 tai 3kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällä ilmoituksella tehtävän Sopimusmuutoksen arvo on 412.500,00 euroa.