Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymän mainospaikkojen käyttöoikeussopimus

Hankinnan kohteena on Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymän (osallistumishakemuksessa ja sen liitteissä ”HSL” tai ”hankintayksikkö” tai ”tilaaja”) mainospaikkojen käyttöoikeussopimus. Mainospaikoilla tarkoitetaan liikennevälineiden ulko- ja sisäpintoja, joihin kilpailutuksen perusteella valittava käyttöoikeuden haltija voi asentaa mainospintojaan käyttöoikeussopimuksen perusteella. Mainospinnoilla tarkoitetaan käyttöoikeuden haltijan digitaalisia mainospintoja (jäljempänä ”näyttö”) kattaen kaiken pinnoissa median esittämiseksi tarvittavan tekniikan kokonaisuutena, ml. ohjelmiston, julkaisujärjestelmän, näytön kehyksineen ja kiinnitykset, ja staattisia mainospintoja, joita ovat muut kuin digitaaliset mainospinnat, eli staattisia pintoja ovat esimerkiksi staattiset julisteet, teipit sekä seinä- ja lattiatarrat. Hankinnassa on kyseessä vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1398/2016, ”erityisalojen hankintalaki”) 13 §:n kynnysarvon ylittävän käyttöoikeussopimuksen hankinta. Kilpailutuksen kautta valitaan käyttöoikeuden vastaanottajayritys (”käyttöoikeuden haltija”), joka myy yksinoikeudella mainospintojensa media-aikaa edelleen sen omille asiakkaille tässä osallistumispyynnössä liitteineen yksilöidyissä hankintayksikön liikennevälineiden (kaluston) mainospinnoissa. Tarjousten vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että vertailuperusteena on mainospaikkojen käyttöoikeuden haltijan HSL:lle tulouttama korkein hinta käyttöoikeuden haltijan saaman käyttöoikeuden perusteella. Vertailuhinta muodostuu tarjoajan tarjoamasta kiinteästä mainospaikkojen takuuvuokrasta ja tarjoajan mainospinnoissa tapahtuvan mainosmyynnin %-osuudesta (”provisiovuokra”). Laatua ei käytetä vertailuperusteena, sillä se on huomioitu vähimmäisvaatimuksissa. Hankinta toteutetaan suomen kielellä. Osallistumishakemukset ja tarjoukset tulee laatia suomen kielellä. Vaihtoehtoisia osallistumishakemuksia tai tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia osallistumishakemuksia tai tarjouksia ei hyväksytä. Ehdokkailla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään osallistumishakemuksesta, neuvotteluihin osallistumisesta tai tarjouksen tekemisestä. Hankintaa ei jaeta osiin, sillä hankinnan suorittaminen yhtenä kokonaisuutena tuo hankintayksikölle kustannushyötyjä ja sopimuskumppanien hallinta helpottuu, ja näin hankintayksikkö varmistaa hankinnan tavoitteiden asianmukaisen toteutumisen. Hankinnan kautta on tarkoitus hankkia HSL:n pitkäaikainen sopimuskumppani, jonka kanssa HSL voi edelleen kehittää mainostoimintaa liikennevälineissään osallistumispyynnössä ja sen liitteissä kuvattujen reunaehtojen mukaisesti. Sopimus tehdään osallistumispyynnön liitteinä toimitetulle käyttöoikeussopimukselle ja sen liitteille. Varsinainen sopimuskausi on kahdeksan (8) vuotta. Hankintaan sisältyy lisäksi kaksi (2) yhden (1) vuoden optiokautta, joiden käyttämisestä HSL päättää erikseen. Ehdokkaat sitoutuvat osallistumishakemuksen jättäessään siihen, että heidän käyttöoikeussopimuksensa mukaiset velvollisuutensa jatkuvat optiokausien ajan, mikäli HSL ottaa optiot käyttöön. Optioiden käyttö on HSL:n harkinnassa. Sopimuskausi ylittää erityisalojen hankintalain 108 §:ssä säädetyn sopimuskauden pituutta koskevan viiden (5) vuoden lähtökohdan, koska valittava käyttöoikeuden haltija joutuu tekemään huomattavia investointeja mm. mainospintojen hankinnan ja niiden asentamisen osalta. Sopimuskausi on arvioitu sellaiseksi, että sen aikana valittava käyttöoikeuden haltija voi kohtuudella saada takaisin tekemänsä investoinnit ja tuoton sijoitetulle pääomalle ja sopimuksen tavoitteiden saavuttamiseksi tehdyille investoinneille ottaen huomioon sopimuskauden aikana eri aikoihin vapautuvat mainospaikat ja näihin kohdistuvan tosiasiallisen toiminta-ajan. Sopimusehdot voivat täsmentyä neuvottelumenettelyn edetessä. Hankintasopimuksesta ja/tai sen ehdoista ei kuitenkaan enää neuvotella sen jälkeen kun HSL on tehnyt hankintapäätöksen, vaan lopullisen tarjouspyynnön liitteenä oleva käyttöoikeussopimus allekirjoitetaan sellaisenaan valitun käyttöoikeuden haltijan kanssa.

Kuvaus hankinnasta Ne liikennevälineet, joiden mainospaikat kuuluvat valittavan mainosoikeuden käyttöoikeuden haltijan käyttöoikeuden piiriin, sekä niiden osallistumishakemuksen julkaisuhetken lukumäärät ja vapautumisajat ovat tarkemmin kuvattuina osallistumispyynnön liitteessä 4. Liikennevälineiden lukumäärät voivat vaihdella sopimuskaudella käyttöoikeussopimuksessa kuvatuin tavoin. Kilpailutuksen alustava aikataulu on seuraava (HSL varaa oikeudet muutoksiin): Osallistumishakemusten käsittely ja menettelyyn valittujen tarjoajien valintapäätös Syyskuu 2024 Alustavan tarjouspyynnön lähettäminen hankintamenettelyyn valituille tarjoajille Lokakuu 2024 Neuvottelut Marraskuu 2024 4.11 alkavan viikon neuvotteluiden teemana tekniikka 11.11 alkavan viikon neuvotteluiden teemana alustava tarjouspyyntö liitteineen 18.11 alkavan viikon neuvotteluiden teemana sopimukset Lopullisen tarjouspyynnön lähettäminen tarjoajille Joulukuu 2024 Tarjousten tarkastaminen ja hankintapäätös Tammikuu 2025 Hankintasopimuksen allekirjoittaminen Helmikuu 2025 Sopimus tehdään osallistumispyynnön liitteinä toimitetulle käyttöoikeussopimukselle ja sen liitteille. Varsinainen sopimuskausi on kahdeksan (8) vuotta. Hankintaan sisältyy lisäksi kaksi (2) yhden (1) vuoden optiokautta, joiden käyttämisestä HSL päättää erikseen. Ehdokkaat sitoutuvat osallistumishakemuksen jättäessään siihen, että heidän käyttöoikeussopimuksensa mukaiset velvollisuutensa jatkuvat optiokausien ajan, mikäli HSL ottaa optiot käyttöön. Optiokausien käyttö on HSL:n harkinnassa.

Käyttöoikeussopimuksen tietosuojaliitteistä puuttui yksi liite: Tietosuojaliite_HSL_Henkilötietojen käsittelijä 06092024. Lisättiin osallistumispyynnön liitteeksi. Osallistumispyynnön liitettä "Liite 4 Mainospintojen lukumäärät ja mainospaikkojen vapautuminen eri liikennevälineissä 06092024" kohtaa Metrojunat taulukkoa korjattiin. Korjaukset on merkitty punaisella. Samalla hankintayksikkö on pidentänyt osallistumishakemusten jättöaikaa 18.9 asti.