Työpiste- ja kokoustilojen varauspalvelu

Hankinnan kohteena oli Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan (SOTEPE) käyttöön tuleva työpiste- ja kokoustilojen varauspalvelu, joka hankittiin toimittajan tarjoamana kokonaispalveluna. Hankintavan palvelun tarkoituksena oli mahdollistaa toimialan työntekijöille työskentely muissa kuin Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan omissa toimipisteissä. Palvelun kautta on tarkoitus saada työpisteitä ja kokoustiloja työntekijöillemme käyttöön esimerkiksi coworking-työtiloista. Palvelun tulee sisältää tilojen lisäksi myös tilojen varaamiseen tarkoitetun sovelluksen, jonka avulla palvelun käyttäjä voi suorittaa työpisteiden ja neuvottelutilojen varauksen ja varauksen hallinnan. Palvelun käyttäjien tulee voida tarpeen mukaan varata työpisteitä ja neuvottelutiloja sekä ennalta että ad hocina. Tärkeänä osana hankittavaa palvelua on tilaverkoston laajuus siten, että se palvelee ympäri Helsingin kaupunkia työskenteleviä toimialan työntekijöitä. Palvelun tulee sisältää valmiina varattavia työtiloja ja kokoustiloja, tilaaja ei tuota palveluun oman organisaationsa tiloja. Ensisijainen tarve tilojen sijainnille on Helsingin alue ja työpiste- ja kokoustiloja tulee sijaita useammassa kuin neljässä kohteessa maantieteellisesti hajautettuna. Työpisteellä tarkoitetaan työpöytää ja tuolia, joka sijaitsee joko omassa työhuoneessa tai jaetussa toimistotilassa esimerkiksi co-working tilassa. Kokoustilalla tarkoitetaan tilaa, jossa on pöytä, tuolit tilan kapasiteetin mukaan, palvelussa tulee löytyä tiloja, joissa on nykyaikainen esitystekniikka. Palvelun toimittajalla tulee olla toimintamme laajuuteen nähden riittävät resurssit työpiste- ja kokoustilojen varauspalvelun vaatimukset täyttävän palvelun toimittamiseen. Tarkemmin hankinnan kohde ja vaatimukset on esitetty tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tarjousten valintaperusteena oli halvin kokonaishinta.