Kanta-Hämeen työasemat ja lähitukipalvelut

Hankinta tehdään hankintarenkaana, johon osallistuvat erikseen mainitut organisaatiot. Hämeenlinnan kaupunki toimii hankintayksikkönä osallistuvien organisaatioiden valtuuttamana. Osa yhteisöistä on mukana optiona, eli voivat hankkia tavaroita ja palveluita tämän sopimuksen kautta. Lisäksi osa organisaatioista varaa oikeuden optiona hankkia osan sopimuksen tavaroista ja/tai palveluista, eli eivät sitoudu kaikkien tavaroiden ja/tai palveluiden hankintaan. Osallistujat listattu: Liite 1, 3. välilehti. Selvyyden vuoksi todetaan, että osallistuvan organisaation (mukaan lukien Hämeenlinnan kaupungin) osalta hankinta alkaa aikaisintaan siinä vaiheessa, kun organisaation aikaisempi (edellinen) sopimus vastaavasta hankinnasta on päättynyt. Hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten tarjouksessa pyydetään ilmoittamaan tarjoajan sähköinen yhteystieto. Hankinnan ennakoitu arvo ja enimmäisarvo ovat kahdeksan vuoden mukaan laskettuja arvioita, jotka eivät sido osallistuvia organisaatioita. TARJOUSPYYNNÖN KUVAUS Hankintayksikkö pyytää tarjousta seuraavasta tavara- ja palvelukokonaisuudesta: Työasemat ja niiden lisälaiteet, rahoitus, esiasennus, lähituki sekä näihin liittyviä lisäpalveluita. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarkemmat tarjousvaatimukset löytyvät tämän tarjouspyynnön liitteestä 1, jossa on ilmoitettu tarjottavien tavaroiden ja palveluiden vähimmäis- ja laatuvaatimukset. Hankinnassa noudatetaan hankintalakia. Menettelytapana on EU-kynnysarvon ylittävä avoin menettely. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat suomen kielellä ja tarjous tulee antaa suomen kielellä. TARJOUKSEN VOIMASSAOLO JA HYLKÄÄMISPERUSTEET Tarjouksen on oltava voimassa neljä (4) kuukautta tarjouksen viimeisestä mahdollisesta jättöpäivämäärästä lukien. Hankintayksikkö tai Learnpoint Oy ei maksa korvausta kyseessä olevan tarjouksen tekemisestä. Lain julkisista hankinnoista nojalla hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä puutteelliset, tarjouspyynnön vastaiset tai myöhästyneenä saapuneet tarjoukset. Hankintayksikkö pidättää oikeuden hylätä kaikki tarjoukset, mikäli tarjoushinnat ovat yleistä hintatasoa selvästi korkeammat tai tarjoukset ovat hankintayksikölle ilmeisen epäedullisia. ALIHANKKIJOIDEN KÄYTTÖ Toimittajalla on oikeus käyttää toteutuksessa alihankkijoita. Toimittaja vastaa alihankkijoiden työstä, toiminnasta ja laadusta hankintayksikölle ja mahdolliset alihankkijan toimintaa koskevat reklamaatiot sekä korvausvaatimukset hankintayksikkö osoittaa toimittajalle. Tarjouskilpailussa valitun toimittajan tulee ilmoittaa käyttämänsä alihankkijat hankintayksikölle ennen hankkeen toteutusta. TARJOUSTEN JULKISUUS Mikäli tarjousasiakirjat sisältävät tarjoajan mukaan salassa pidettäviä liike- tai ammattisalaisuuksia, on tarjoajan selvästi merkittävä tarjousasiakirjoihin, miltä osin ne tarjoajan näkemyksen mukaan olisi pidettävä salassa. Tarjousten kokonaishinnat eivät ole liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli varsinainen tarjousdokumentti sisältää liike- ja ammattisalaisuuksia, niin siitä tulee toimittaa myös julkinen versio. KÄYTTÖÖNOTTO Toimittaja sitoutuu toimittamaan kaikki palvelut Tilaajan käyttöön viimeistään vuoden 2024 loppuun mennessä. Hankintapäätös pyritään tekemään syyskuussa 2024 ja sopimus mahdollisimman pian tämän jälkeen. Tilaaja edesauttaa toimitusaikataulun toteutumisessa omalta osaltaan.

KANTA-HÄMEEN TYÖASEMA- JA LÄHITUKIKILPAILUTUS HÄMEENLINNAN KAUPUNGIN NÄKÖKULMASTA Hämeenlinnan kaupungin tarkoituksena on löytää kilpailutuksella kustannustehokas, läheinen ja joustava yhteistyökumppani, joka toimii laitetoimittajana työntekijöidemme työasemille ja niiden tarvikkeille sekä oppilaiden Chromebookeille. Haluamme myös hankkia saman kumppanin kautta lähitukipalvelua sekä työasemien rahoituksen ja siihen liittyvät palvelut. Osan palveluista, kuten lähituen, voi myös tuottaa jokin alihankkija. Yhteistyökumppanin tulee toimia hyvässä yhteistyössä tietohallinnon kanssa ja kommunikaation täytyy olla sujuvaa molempiin suuntiin, jotta voimme palvella koneiden loppukäyttäjiä mahdollisimman hyvin. Laitetoimittajalla täytyy olla hyvin toimiva ja muokattavissa oleva verkkokauppa, johon saadaan tilausvaiheessa syötettyä olennaiset tiedot koneen asennukseen ja toimitukseen liittyen mahdollisimman helpolla tavalla. Verkkokauppaan on voitava luoda valmiita paketteja meidän yleisimmistä työasemakokoonpanoista. Verkkokaupasta olisi hyvä olla myös rajatumpi versio muiden kuin tietohallinnon käyttöön, missä hyödynnetään käyttäjien Entra ID-tunnistautumista. Tulevaisuuden tavoitteena on yhdistää laitetoimittajan verkkokauppa integraation kautta Hämeenlinnalle tulevaan omaan verkkokauppaan. Tilauksen voi toimittaa laitetoimittajalle tarvittaessa myös riittävät tiedot sisältävällä sähköpostilla. Laitetoimittaja tekee koneiden asennuksen käyttökuntoon yhteistyössä Tieran kanssa ja toimittaa koneet asiakkaan loppukäyttäjälle hänen kanssaan sovittuna ajankohtana, varmistaen samalla, että kaikki tarvittava toimii. Samalla viedään pois mahdollinen poistuva kone, joiden palautuksesta rahoitusyhtiön suuntaan laitetoimittaja myös huolehtii. Laitetoimittajan kautta voidaan toimittaa myös muita poistettavia laitteita tietoturvakäsittelyyn. Lähitukea hankitaan joko tunti- tai kuukausihinnalla. Lähituki toimii Tieran lähitukena niillä Hämeenlinnan tiketeillä, jotka eivät etänä ratkea. Lähituki huolehtii esimerkiksi takuuhuoltoon menevistä laitteista. Lisäksi kaupungin tietohallinto voi käyttää lähitukea suoraan erilaisiin teknisiin tehtäviin kaupungin kohteissa sekä 2025 aloittavan TyöHämeen kohteissa kaupungin ulkopuolella (Forssa). Lähitukipalvelun halutaan toimivan tarvittaessa aika-ajoin myös virka-ajan ulkopuolella, jolloin se on erikseen laskutettavaa. Tällaista toimintaa voi olla esimerkiksi laitetuki kaupunginvaltuuston jäsenille valtuuston kokouksissa, jotka järjestetään arki-iltana. Rahoitusyhtiön kautta tulee rahoituksen lisäksi käytännössä iso osa elinkaaripalveluista, kuten laiterekisteri ja siihen liittyvät asiat sekä laitteiden tietoturvaaminen ja poisto käytön jälkeen. Laiterekisteriin pitää voida tuoda tietoa (esimerkiksi käyttäjätieto) PC-koneilta erillisen koneelle asennettavan agentin avulla. Laiterekisteristä pitää voida avoimen rajapinnan avulla viedä tietoa muihin järjestelmiin, kuten Tieran Efecteen. Rahoitusyhtiön kautta voidaan järjestää myös erillisiä laitenoutoja suoraan kaupungin yksiköistä, esimerkiksi koulujen päättymisen yhteydessä. Rahoitusyhtiön kanssa tehdään erillinen sopimus. Hämeenlinna kaipaa myös mahdollisuutta hankkia lisäpalvelua koneiden uusimisprosessiin. Tähän kuuluisi koneiden käyttäjien tai heidän esimiesten kontaktointi ja huolehtiminen siitä, että koneet todella vaihdetaan siinä vaiheessa, kun aika on. Koneiden vaihtoaikataulu ei välttämättä noudata vuokra-aikoja, vaan tietohallinto saattaa tehdä tästä poikkeavia määrityksiä. Pelkkä sähköpostiviesti koneen uusimisesta ei useinkaan riitä, vaan osassa tapauksista vaaditaan tarkempaa neuvottelua uusimistarpeista.

Poistettu lause, joka kieltää alihankinnan ketjutuksen. Poistettu aiempi liite 1 ja tilalle laitettu korjattu liite 1. Lisätty liite tarjouspyynnöstä esitetyistä kysymyksistä ja vastauksista niihin. Pidennetty tarjousten jättöaikaa ja samalla muutettu tarjousten avaamisen ajankohta.