Markkinakartoitus/SOFA - Lajittelulaitoshankkeen esi- ja perussuunnittelu

Vantaan Energia Oy ("VE") suunnittelee hankkivansa konsulttipalveluita sekajätteen lajittelulaitoksen (”Laitos”) esi- ja perussuunnitteluun. Suunnitelmana on, että esi- ja perussuunnittelun toteuttajaksi valitaan kilpailutuksella yksi sopimuskumppani (sis. ryhmittymät ja voimavara-alihankkijat). Konsulttipalveluiden hankinnan tavoitteena on saavuttaa valmius investointipäätökselle Laitoksen rakentamiseksi. VE kutsuu kaikki hankinnasta kiinnostuneet yritykset käymään markkinavuoropuhelua, jossa kartoitetaan muun ohella: - yritysten resursseja ja halukkuutta osallistua markkinavuoropuhelun jälkeen käynnistettävään hankintamenettelyyn, - yritysten resursseja ja halukkuutta toteuttaa kilpailutettava hankinta VE:n suunnittelemassa muodossa, laajuudessa ja konseptilla, ja - yritysten reunaehtoja hankintamenettelyyn osallistumiseksi. VE ei sitoudu tämän ennakkoilmoituksen julkaisemisella minkäänlaiseen ratkaisuun. VE tekee markkinavuoropuhelun jälkeen päätöksen hankintamenettelyn toteutustavasta ja sisällöstä, sekä päättää omista lähtökohdistaan hankinnan sisällön ja ehdot. VE hyödyntää markkinavuoropuhelussa yrityksiltä saamiaan kommentteja tarpeelliseksi katsomallaan tavalla. VE voi myös myöhemmin päättää, ettei se toteuta hankintaa lainkaan. Markkinavuoropuheluun osallistuville yrityksille ei makseta erillisiä korvauksia markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Markkinavuoropuhelu tavoitteena on markkinaolosuhteiden mahdollisimman tehokas hyödyntäminen sekä sen varmistaminen, että valittavalla sopimuskumppanilla on riittävä osaaminen ja resurssit konsulttipalveluiden tuottamiseksi.

1. Hankinnan kohteen määrittely Hankinta koskee Vantaan Energian yhdyskuntajätteen sekajätteen lajittelulaitoksen esi- ja perussuunnittelua. Hankinta sisältää lajittelulaitoksen esi- ja perussuunnittelun tehtävät sekä toteutussuunnittelun tietyiltä osin. Hankkeen esi- ja perussuunnitteluvaiheen tavoitteena on saavuttaa riittävä suunnittelutarkkuus investointipäätöstä varten. Laitos integroidaan olemassa olevaan jätteenpolttolaitokseen. Laitoksen valmistumisella tavoitellaan muovien ja metallien erottelua, sillä niitä voidaan hyödyntää tehokkaammin kuin polttamalla. Laitoksen alustava kapasiteetti on 200 000 tonnia vuodessa yhdyskuntajätteen sekajätettä. 2. Alustava aikataulu hankinnalle a. Markkinakartoituskeskustelut viikot 36–37 b. Hankintailmoitus viikko 38–41 c. Alustava tarjouspyyntö ja tarjousaika viikot 41–44 d. Hankintaneuvottelut 11/2024 e. Lopullinen tarjouspyyntö 12/2024 f. Hankintapäätös 1-2/2025 3. Yhteystiedot vuoropuhelua varten markkinakartoituksen kysymyksiin vastanneille toimittajille a. Kiinnostuneilla toimittajilla on mahdollisuus keskustella hankinnasta 1 tunnin pituisissa tilaisuuksissa seuraavina ajankohtina Teams-kokouksessa: • 3.9.2024 klo 13–14 tai 14–15 • 4.9.2024 klo 8–9 tai 9–10 • 6.9.2024 klo 8–9 tai 9–10 • 9.9.2024 klo 14–15 tai 15–16 • 11.9.2024 klo 13–14 tai 14–15 b. Kiinnostuneita pyydetään sopimaan toivomansa aika ja ilmoittamaan osallistujien yhteystiedot Perttu Penninkankaalle sähköpostitse osoitteeseen perttu.penninkangas@vantaanenergia.fi. Markkinavuoropuheluun osallistuvia yrityksiä pyydetään ystävällisesti vastaamaan kaikkiin alla esitettyihin kysymyksiin. Vastaukset tulee lähettää 29.8.2024 klo 13.00 mennessä osoitteeseen tarjoukset.hankinta@vantaanenergia.fi. Vain ne yritykset, jotka ovat vastanneet esitettyihin kysymyksiin kutsutaan vuoropuheluun (Teams-kokous). Kysymyksiin annettuja vastauksia sekä mahdollisissa tapaamisissa annettuja tietoja käsitellään luottamuksellisena. KYSYMYKSET 1. VE on alustavasti suunnitellut, että konsultin kilpailutus toteutetaan erityisalojen hankintalain mukaisena neuvottelumenettelynä. Onko neuvottelumenettely mielestänne soveltuvin tapa hankinnalle, vai tulisiko hankinta toteuttaa jollakin muulla menettelyllä? Perustelkaa tarvittaessa vastauksenne. 2. VE on tunnistanut, että hankittavat konsulttipalvelut edellyttävät Laitoksen lajittelu- ja prosessitekniikan hankintaan ja suunnitteluun liittyvää osaamista ja kokemusta, jota ei ole laajalti saatavilla. VE tulee edellyttämään valittavalta sopimuskumppanilta vahvaa kokemusta vastaavanlaisten Laitosten suunnittelusta ja hankinnasta. Lisäksi kokemusta vastaavanlaisen Laitoksen rakentamisesta ja käyttöönotosta tullaan arvostamaan (ks. tähän liittyen erityisesti kysymys nro. 4). 3. VE kiinnittää huomiotanne, että tarjoajat voivat osallistua hankintamenettelyyn yritysten muodostamana ryhmittymänä (konsortio) ja hyödyntää muiden yksiköiden voimavaroja (voimavarayksiköt/voimavara-alihankkijat) vaatimusten täyttämiseksi (HUOM. ks. tässä kohdassa kysymykset 4–8, erityisesti kysymys 4). Tällöin kaikkien ryhmittymän jäsenten ja voimavarayksiköiden tulee osallistua konsulttipalveluiden tuottamiseen siltä osin kuin niiden referensseihin tai muihin voimavaroihin on hankintamenettelyssä vedottu. Ottaen huomioon hankinnan laatu sekä VE:n suunnittelemat vaatimukset referenssitoimituksista ja muista soveltuvuusvaatimuksista, pyydämme teitä vastaamaan seuraaviin kysymyksiin: a. Tuletteko arvionne mukaan osallistumaan hankintamenettelyyn ryhmittymänä (esim. vaadittujen sertifikaattien tai referenssitoimitusten vaatimusten täyttämiseksi), ja b. Tuletteko arvionne mukaan hyödyntämään hankintamenettelyssä muiden yksiköiden voimavaroja (esim. vaadittujen sertifikaattien tai referenssitoimitusten vaatimusten täyttämiseksi)? 4. VE on suunnitellut edellyttävänsä tarjoajilta kokemusta aikaisemmista hankkeista, joihin on sisältynyt vastaavankaltaisen Laitoksen lajittelu- ja prosessitekniikan suunnittelua ja hankintoja, sekä mahdollisesti Laitoksen rakentamisen ja käyttöönoton konsulttipalveluita. Kuvatkaa lyhyesti aikaisempi kokemuksenne tai käyttämienne voimavarayksiköiden/ryhmittymän jäsenten kokemus vastaavista hankkeista. Kuvauksessa ei tarvitse ilmoittaa referenssikohteen yksilöiviä tietoja (esim. referenssiasiakkaan tiedot), mutta seuraavia tietoja pyydetään ilmoittamaan, jotta VE voi arvioida, minkälaisia referenssejä tarjouskilpailuun osallistuvilta tarjoajilta voitaisiin hankintamenettelyssä edellyttää: a. referenssitoimituksen ajankohta vuoden tarkkuudella (= konsulttityön tulosten hyväksytty luovutus referenssiasiakkaalle), b. referenssitoimituksen laajuus: ylätasolla mitä tehtäviä referenssitoimitukseen on sisältynyt sekä tehtävien/sopimuksen arvo, c. referenssitoimituksen kohteena olevan laitoksen koko ja käyttötarkoitus [Jätteen automaattinen lajittelu tai -käsittely lajittelua ja/ tai kierrätysprosesseja varten], d. onko teillä käynnissä olevia projekteja vastaavista referenssitoimituksista, jotka ovat valmistumassa seuraavien kuukausien aikana, e. onko referenssitoimitukseen sisältynyt rakennusvaiheen/toteutusvaiheen konsulttipalveluiden tuottaminen, ja jos on niin millä tavoin, f. kuinka paljon henkilöstöänne on osallistunut referenssitoimitukseen sekä keskeiset avainhenkilöiden tehtävänimikkeet projektissa, ja g. muut mahdolliset referenssitoimitusta koskevat tiedot, joista voisi näkemyksenne mukaan olla hyötyä VE:lle? 5. VE on suunnitellut edellyttävänsä, että tarjoajilla on riittävä vakavaraisuus ja taloudellinen kantokyky konsulttipalveluiden tuottamiseksi (esim. riittävä liikevaihto ja taloudellinen tilanne (riskiluokitus) muutoinkin hyvä) – onko teillä ehdotuksia tai kommentteja näihin vaatimuksiin? 6. VE on suunnitellut edellyttävänsä, että tarjoajilla on sertifioidut prosessit ympäristönhallinnasta (esim. ISO 14001), toimitusketjun hallintajärjestelmistä (esim. ISO 9001) sekä työturvallisuudesta. Kuvatkaa lyhyesti, mitä sertifikaatteja teillä on käytettävissänne. 7. Mitä muita mahdollisia vaatimuksia valittavalta sopimuskumppanilta olisi näkemyksenne mukaan suositeltavaa edellyttää a) hankintamenettelyssä, ja/tai b) sopimuskaudella? 8. Mihin seikkoihin ehdotatte kiinnitettävän huomiota hankinnan kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteiden määrityksessä (hinta – laatu)? 9. Mikä on sitoumukseton arvionne suunnitteilla olevan konsultointityön ennakoidusta arvosta. Sitoumuksettoman arvion voi antaa vaihteluvälillä ottaen huomioon tässä vaiheessa käytettävissänne olevat lähtötiedot. 10. Mikä on sitoumukseton arvionne Laitoksen esi- ja perussuunnittelun kestosta (ylätason arvio ottaen huomioon tällä hetkellä käytettävissänne olevat lähtötiedot) 11. Minkälaista projektiorganisaatiota ehdotatte suunnitteilla olevaan hankintaan (kuvatkaa ylätasolla keskeiset tehtävänimikkeet) 12. Mitä riskejä tai haasteita näette siinä, että Laitos on suunniteltu rakennettavaksi alueelle, jossa on VE:n ja kolmansien osapuolien toimintaa, ja että Laitos on suunniteltu integroitavaksi olemassa olevaan jätteenpolttolaitokseen?