Eurajoen varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmä

Eurajoen kunta pyysi tarjoustanne varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmästä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti SaaS-palveluna. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi toimittaja. Avoimella hankintamenettelyllä haetaan kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti siten, että ratkaisu on käyttöönotettavissa 15.1.2025 mennessä ja tuotantokäytössä 1.2.2025. Sopimuskausi: varsinainen sopimuskausi on 48 kk, jonka jälkeen optio sopimuksen jatkamisesta toistaiseksi voimassa olevana. Irtisanomisaika on tilaajan puolelta kuusi (6) kuukautta, tarjoajan puolelta kaksitoista (12) kuukautta.

Hankinnan tavoitteena on varhaiskasvatuspalveluita tehokkaasti ja monipuolisesti palveleva, kokonaistaloudellisesti edullinen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmä SaaS-palveluna. Hankittavan järjestelmän tulee noudattaa varhaiskasvatusta ohjaavaa lainsäädäntöä ja asetusta sekä Opetushallituksen määräyksiä ja mahdollistaa varhaiskasvatuspalveluiden tuottaminen Opetushallituksen ja Eurajoen kunnan varhaiskasvatussuunnitelmien mukaisesti. Seuraavia lukuja voidaan käyttää järjestelmän ylläpidon ja tuen kuukausihinnoittelun perusteena. Luvut ovat maaliskuulta 2024. • Kunnan oman palvelutuotannon päiväkotiyksiköiden määrä 6 kpl ja yhdellä koululla ap/ip -toimintaa • Kunnan omia ryhmäperhepäivähoitokoteja 5 kpl • Kunnan oman palvelutuotannon henkilöstön määrä n. 130 (sis. esihenkilöt, ei erityisavustajia), josta perhepäivähoitajia 24 • Kunnan oman palvelutuotannon lasten määrä n. 400, joista esiopetuksessa olevia n. 50 lasta ja perhepäivähoidossa n. 77 lasta • Palvelusetelillä tuotettavaa palvelua kunnassa ei ole. Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää tukipalvelun ja kehitystyön, käyttöönottohetkellä lakien edellyttämien/mahdollistamien ulkopuolisten tahojen tai järjestelmien integraatiot, konversiot, koulutukset ja järjestelmän ylläpidon. Järjestelmän avulla tulee voida suunnitella, seurata, ohjata ja arvioida varhaiskasvatuksen toimintaa tehokkaasti, taloudellisesti ja helppokäyttöisesti. Hankittavan järjestelmän tulee kattaa varhaiskasvatuksen keskeisimmät prosessit, kuten hakemukset ja päätökset, lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat, perhepäivähoidon työvuorosuunnittelut ja toteuma, toiminnan suunnittelua ja arviointia tukevat raportit ja tilastot, lapsen hoitoon ja sen suunnitteluun liittyvien dokumenttien hallinta ja ylläpito, varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen pedagoginen asiakirjahallinta, esiopetuksen opetussuunnitelman perusteet sekä viestintä varhaiskasvatuksen ja kodin välillä. Edellä mainitut prosessit tulee olla hallittavissa kokonaan sähköisesti. Tarjouspyyntö sisältää myös migraation nykyisestä Eurajoen kunnan käyttämästä ProConsona-järjestelmästä uuteen järjestelmään. Osana käyttöönottosuunnitelmaa tilaaja ja järjestelmän toimittaja määrittävät yhteisesti, mitä tietoja käytössä olevasta järjestelmästä siirretään uuteen järjestelmään. Tilaaja sopii nykyisten järjestelmätoimittajien kanssa tietojen siirrosta ja aikataulusta. Tilaaja ja tietojärjestelmätoimittajat sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista ja aikataulusta yhteisesti. Tilaaja pidättää oikeuden olla siirtämättä tietoja vanhasta järjestelmästä uuteen.