TIETOPYYNTÖ: Asian- ja kokoushallinnan ratkaisun hankinta

Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, eikä siten sido tai velvoita osapuolia mihinkään. Vantaan kaupunki (myöhemmin myös Tilaaja) valmistelee asian- ja kokoushallinnan ratkaisun hankintaa. Tämän tietopyynnön tarkoituksena on alustavasti kartoittaa, onko markkinoilla valmiita palveluita, jotka soveltuisivat asian- ja kokoushallinnan ratkaisuiksi Vantaan nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin. Tällä ilmoituksella pyydämme tästä hankinnasta kiinnostuneita toimittajia osallistumaan mukaan markkinavuoropuheluun. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on saada tuntuma markkinoilla olevien hankittavaa kokonaisuutta vastaavien asian- ja kokoushallinnan järjestelmäratkaisuiden toimittajista sekä tutustua tarjolla oleviin ratkaisuihin. Markkinavuoropuhelussa on tavoitteena järjestää palvelun esittelytilaisuuksia, joissa hankinnasta kiinnostuneet toimittajat esittelevät ratkaisuaan. Tilaisuudet järjestetään erikseen sovitun aikataulun mukaisesti ja ne pidetään etätapaamisina. Tilaaja voi lisäksi tarvittaessa käydä hankinnasta kiinnostuneiden toimittajien kanssa kirjallista keskustelua hankintaan liittyen. Markkinavuoropuhelu toteutetaan suomen kielellä. Osana markkinavuoropuhelua toteutetaan tekninen vuoropuhelu, jossa tilaaja pyytää hankinnasta kiinnostuneita toimittajia kommentoimaan tarjouspyynnön asiakirjaluonnoksia. Hankinnan kohteena on asianhallinnan palvelukokonaisuus, joka sisältää asianhallinnan koko elinkaaren asian vireilletulosta ja käsittelystä asian arkistointiin saakka. Hankinta sisältää myös kokoushallinnan ratkaisun, joka sisältää kokouksen valmistelun, kokousaikaisen työskentelyn ja tiedonhallinnan sekä kokouksen jälkeisen aineiston hallinnan ja päätösten käsittelyn. Asian- ja kokoushallinta voivat sisältyä samaan palveluun tai olla erillisiä palveluita. Palvelukokonaisuuden on oltava modulaarinen sekä laajasti integroivissa kolmannen osapuolen ratkaisuihin, mikä mahdollistaa Vantaalle parhaiten sopivan kokonaisuuden valinnan, vaiheittaisen käyttöönoton sekä liittämisen olemassa oleviin sekä mahdollisesti erillisinä hankittaviin järjestelmiin. Tavoitteena on hankkia palvelukokonaisuus, joka tukee sujuvaa ja lainmukaista kunnan toimintaa, ja jonka toiminnallisuudet integroituvat saumattomasti tarvittavilta osin asian- ja kokoushallintaan. Palvelukokonaisuus tukee kuntasektorin toimielinten kokoushallintaa. Hankittavan ratkaisun tunnistettuja ylätason vaatimuksia ovat mm. - Lakisääteisten vaatimuksien ja suositusten täyttäminen (mm. tiedonhallinta, tietoturva ja tietosuoja) - Asiakkaiden mahdollisuus seurata asiankäsittelyn etenemistä - Mahdollisuus sähköiseen asiointiin - Käsittelyn läpinäkyvyys kaikille käsittelyyn osallistuville sekä sidosryhmille - Etä- ja hybridikokousten mahdollistaminen - Eri viranomaisten välinen yhteistyö mahdollista rajapintojen kautta - Vantaan henkilöstön ja luottamushenkilöiden työskentelyn tukeminen - Helppokäyttöisyys ja intuitiivisuus - Saavutettavuus - Asian ja asiakirjan yhtäaikainen muokkaaminen - Hyvät hakutoiminnot - Sujuvat, seurattavat ja mahdollisimman automaattiset toimintaprosessit - Responsiivinen käyttöliittymä, joka mahdollistaa mobiililaitteella käytön (IOS- ja Android -käyttöjärjestelmät) - Kielituki suomi, ruotsi ja englanti Vantaalla on vakituista henkilöstöä noin 7000. Tavoitetilassa kaikilla on vähintään lukuoikeudet asianhallintajärjestelmään. Arviolta noin pulet henkilöstöstä tarvitsee käsittelyoikeudet. Markkinavuoropuheluun pyydetään ilmoittautumaan sähköpostitse hanna.kuitto@vantaa.fi otsikolla "Markkinavuoropuhelu Asian- ja kokoushallinnan ratkaisu" 14.8.2024 klo 16:00 mennessä. Tämä ennakkoilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Tarjoajan ei tarvitse tehdä tarjousta, vaan vastata markkinavuoropuhelukutsuun ohjeistetulla tavalla. Markkinavuoropuhelukutsuun vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei ole este tarjouskilpailuun osallistumiselle.

Tarkennus ilmoituksen otsikkoon