LUONNOS: Oppilaskuljetusten toiminnanohjausjärjestelmä

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne oppilaskuljetusten toiminnanohjausjärjestelmästä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi tarjoaja. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaishinta on noin 70 000 - 150 000 euroa. Kyseessä on arvio, joka ei sido hankintayksikköä. Arviossa mahdollinen käyttöönottokustannus on jaettu neljälle vuodelle. Arvio ei sisällä optiona olevaa oppilaskuljetusten suunnittelua. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska oppilaskuljetusten toiminnanohjausjärjestelmä muodostaa tarkoituksenmukaisen kokonaisuuden. Tarjoaja voi käyttää optiona olevassa oppilaskuljetusten suunnittelussa esimerkiksi alihankintaa tai tarjous voidaan tehdä tarjousyhteenliittymänä. Hankinnassa on optiona oppilaskuljetusten suunnittelu. Hankinnassa voi olla myös muita optioita, jotka on ilmoitettu tarjouspyyntöasiakirjoissa. HUOM! Tarjoajien tulee lukea läpi ennen tarjouksen tekemistä Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje, joka on verkkosivulla www.hameenlinna.fi/hankinnat/. Tarjoajille korostetaan, että tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lukea viipymättä läpi, jotta tarjoaja ehtii tarvittaessa esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä Tarjouspalvelu-portaalin kautta kysymysten esittämisen määräaikaan mennessä. Tarjoajille korostetaan, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta). HANKINNAN TAVOITTEET Hankinnan kohteena on oppilaskuljetusten toiminnanohjausjärjestelmä, jolla voidaan hoitaa kaikki oppilaskuljetuksiin liittyvät prosessit kuljetuspäätösten jälkeen. Toiminnanohjausjärjestelmä tulee tarjota SaaS -palveluna ja sisältää palvelun käyttöönotto-, tuki- ja ylläpitopalvelut ja kehitystyö yhdessä tilaajan kanssa. Toiminnanohjausjärjestelmän tulee vastata kuljetusten suunnitteluun, aikataulutukseen ja reititykseen, laskutukseen sekä arkistointiin liittyviin tarpeisiin. Järjestelmän tulee tukea kuljetusten optimointia ja hallinnointia, kuljetusprosessien eri vaiheiden digitalisointia ja eri järjestelmien integraatioita sujuvan toiminnan takaamiseksi. Hankinnan tavoitteena on parantaa oppilaskuljetusten turvallisuutta ja tietosuojaa, oppilaskuljetuksiin liittyvän tiedon ja datan ajantasaista ja oikealaatuista käsittelyä, sujuvaa tiedonkulkua ja reaaliaikaista näkymää prosessin eri toimijoiden kesken sekä parantaa huoltajien ja oppilaiden asiakaskokemusta. Hankinnalla on lisäksi tavoitteena tehostaa ja nopeuttaa kuljetusten suunnittelua ja mahdollistaa mahdollisimman optimoidut ja kustannustehokkaat kuljetukset. Hankittavan järjestelmän tulee noudattaa ja huomioida perusopetusta ohjaavaa lainsäädäntöä ja asetusta sekä Opetushallituksen määräyksiä koulukuljetusten järjestämisestä. Toiminnanohjausjärjestelmän tulee kattaa muun muassa seuraavat keskeisimmät prosessit ja toiminnot, kuten kuljetusten järjestämiseen tarvittavien perustietojen hallinnan järjestelmässä (oppilaitokset, liikennöitsijät, ajoneuvot, oppilaat, huoltajat) ja tarvittavien tietojen siirtomahdollisuuden sähköisten rajapintojen kautta (rajapinnat kuvattuna vaatimusmäärittely -dokumentissa), reittisuunnittelun, kuljetusten ja reittien optimoinnin, reittien välityksen ja paikannuksen ja kuljetuksiin liittyvät kirjaustoiminnot eri sidosryhmille, laskutus- ja raportointitoiminnot, tietojen arkistointi rajapinnan kautta, viestintätoiminnot sekä järjestelmän mobiilikäyttöliittymän huoltajille. Hankinnan kohde ja tarkemmat vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Avoimella hankintamenettelyllä haetaan kokonaisvastuullista palveluntuottajaa toimittamaan ratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulujen mukaisesti siten, että ratkaisu on käyttöönotettavissa 3.6.2024 alkaen.

Sopimuskausi on neljä vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana tarjouspyynnön liitteenä olevan sopimusluonnoksen mukaisesti.