Jälki-ilmoitus hankintaan: Osallistumispyyntö: HR -järjestelmäkokonaisuus (HR, palkanlaskenta, työajanhallinta)

Tämä on jälki-ilmoitus ja alla alkuperäinen hankinnan kuvaus. Tämä oli osallistumispyyntö HR-kokonaisjärjestelmän hankintaan. Hankinta on jaettu osiin, joten toimittaja voi osallistua yhteen tai useampaan hankinnan osaan. Hankinnan osat: Osa 1: HR-järjestelmä Osa 2: Palkanlaskentajärjestelmä Osa 3: Työajanhallintajärjestelmä Kelassa on käynnissä Hertta-kehittämishanke, jossa uudistetaan nykyiset HR-palvelut ja niitä tukemaan hankitaan uusi HR-järjestelmäkokonaisuus, joka korvaa nykyisen SAP-teknologiaan pohjautuvan HR-järjestelmäkokonaisuuden. Hankinnan tarkoituksena on varmistaa HR-palveluiden muutoskyvykkyys sekä liiketoiminnan jatkuvuus ja Kelan toimintakyky. Muita tavoitteita ovat järjestelmän käyttäjäkokemuksen parantaminen, HR-palveluiden liiketoimintaprosessien modernisointi ja HR-palveluiden automaatioasteen kasvattaminen. Kela tulee korvaamaan nykyisen järjestelmän toiminnallisuudet modernilla ja nykyaikaisella järjestelmäkokonaisuudella. Ratkaisuna voi olla usean toimittajan/teknologisen ratkaisun kokonaisuus. Kuhunkin hankinnan osa-alueeseen sisältyy toimitus- ja käyttöönottoprojekti, joka tuottaa Kelalle ohjelmistoratkaisun tarvittavilla toiminnallisuuksilla, integraatioilla, konversioilla ja migraatioilla.

Hankinta toteutetaan hankintalain EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana ja hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä (hankintalain 5 luku 34 § ja 35 §). Em. lainkohdan (34 §) perusteella hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn hankinnassa, jonka luonteeseen, monimutkaisuuteen tai oikeudelliseen ja rahoituksen muotoon liittyvistä erityisistä syistä tai niihin liittyvien riskien vuoksi ei voida tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluita. Hankinnan alustava aikataulu Osallistumishakemuspyynnön julkaisu 4/2024 Osallistumishakemusten määräaika 5/2024 Alustava tarjouspyyntö lähetetään 5/2024 Neuvottelut 9-10/2024 Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu 11/2024 Lopulliset tarjoukset sisään 11/2024 Vertailu ja hankintapäätös 12/2024 Sopimuksen allekirjoitus 1/2025 Aikatauluun voi tulla muutoksia hankintaprosessin aikana. Neuvottelumenettelyyn kutsutaan jokaiseen hankinnan osaan vähintään kolme soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset täyttävää ehdokasta, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Ehdokkaiden tulee täyttää tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vähimmäisvaatimukset, jotka on kuvattu edellä sekä osallistumispyynnön liitteenä olevassa ESPD-lomakkeessa. Mikäli osallistumishakemuksen jättäneiden, yllä mainitut vähimmäisvaatimukset täyttävien ehdokkaiden määrä ylittää neuvotteluihin kutsuttavien ehdokkaiden enimmäismäärän (6 kpl), valitaan neuvotteluihin osallistuvat ehdokkaat referenssilomakkeen pisteytyksen perusteella siten, että kuusi (6) korkeinta pistemäärän saavuttanutta ehdokasta valitaan neuvotteluihin. Kela varaa kuitenkin oikeuden valita myös kaikki vähimmäisvaatimukset täyttävät ehdokkaat neuvotteluihin Hankinta on jaettu useaan eri osaan ja hankintapäätös tehdään osakohtaisesti. Toimittaja voi osallistua yhteen tai useampaan hankinnan osaan. Osallistumishakemus ja neuvotteluihin osallistuminen ei sido toimittajaa jättämään tarjousta. Toimittaja ei kuitenkaan voi jättää tarjousta niihin hankinnan osiin, joihin toimittaja ei ole ilmoittautunut ja joihin toimittajaa ei ole valittu tarjoajaksi. Tämän osallistumispyynnön yhteydessä toimittajien tulee täyttää ESPD-lomake, jossa on mainittu toimittajien soveltuvuusvaatimukset. Tämän lisäksi toimittajien tulee palauttaa osallistumishakemuksensa yhteydessä referenssilomake. Ilmoituksen muut liitteet antavat kuvan hankinnan kokonaisuudesta ja ovat osana alustavaa tarjouspyyntöä ja neuvotteluja. Neuvottelumenettelyyn valituille toimittajille lähetetään kutsu neuvotteluihin sekä pyydetään alustavat tarjoukset, joiden pohjalta neuvottelut käydään. Alustavat tarjoukset eivät ole tarjoajia sitovia. Toimittajia ei hylätä siis alustavien tarjousten pohjalta, vaan alustavasta tarjouspyynnöstä ja sen vaatimuksista ja ehdoista on mahdollista neuvotella. Neuvottelut käydään suomeksi. Neuvottelut järjestetään Helsingissä tai/ja etäyhteydellä. Neuvottelukierroksia arvioidaan olevan 2 - 4. Hankintayksikkö voi pyytää toimittajia myös täyttämään neuvottelujen aikana kirjallisia tehtävänantoja tai tarvittaessa lisäselvityksiä neuvottelujen jälkeen. Toimittajilla ei ole oikeutta saada korvausta osallistumishakemuksen tekemisestä, tarjouksen tekemisestä tai neuvotteluihin osallistumisesta. Osapuolet vastaavat hankintamenettelyyn liittyvistä omista kuluista. Osana neuvotteluita toimittajilta pyydetään demoesittelyjä erikseen määriteltyihin käyttötapauksiin. Kela kuvaa demoesittelyssä tarvittavat käyttötapaukset ja lähettää ne toimittajille viimeistään neuvottelukutsun yhteydessä.