VTS-kotien kiinteistöjen avainhallinta ja lukituspalvelut

VTS-kotien (Tampereen Vuokratalosäätiö sr, Vilusen Rinne Vuokra-asunnot Oy ja Annalan Vuokra-asunnot Oy) tavoitteena on ulkoistaa sen hallinnassa olevien kiinteistöjen avainhallinta, avainhallinnan asiakaspalvelu ja lukituspalvelut. Ulkoistamisen tavoitteena on yhteistyössä Toimittajan kanssa kehittää VTS-kotien avainhallintaa, avainhallinnan asiakaspalvelua ja lukituspalveluja sekä avainturvallisuutta asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti. Lisäksi tavoitteena on aikaansaada ja kehittää toimiva ja luotettava suhde Tilaajan ja Toimittajan välillä ja kumppanuusluontoinen yhteistyö, joka perustuu avoimeen vuorovaikutukseen ja sopimusosapuolien väliseen luottamukseen. Yhteistyön tuloksena varmistetaan paras mahdollinen asiakaskokemus VTS-kotien asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. VTS-kodeilla on tällä hetkellä Tampereella n. 178 kiinteistöä, joissa n. 550 rakennusta ja yhteensä n. 9 700 asuntoa. Uusia asuntoja valmistuu vuosittain n. 100 kpl. Liike- ja toimitiloja on yhteensä n. 160 kpl. Asuntojen avaimia on n. 40 000 kpl, joista osa on palvelutalojen ja ryhmäkotien avaimia. Muita avaimia on n. 15 000 kpl ja autopaikkojen lämpötolppien avaimia 6 500 kpl (sama classic-avain lähes kaikkiin VTS-lämpötolppiin). Autopaikkoja on n. 9 000 kpl. Lisäksi VTS-kodeilla on autohallien, pesuloiden, kuntosalien, asukas- ym. tilojen avaimia sekä ns. vahvoja avaimia (huolto- ja yleisavaimia), joista osa on huollon, siivouksen, urakoitsijoiden ja muiden yhteistyökumppaneiden käytössä. Kassakaapeissa on kerrallaan säilytyksessä keskimäärin noin 3 500 kpl avaimia. Muuttoja on kuukausittain n. 140-170 asunnossa. Tämän lisäksi vapautuviin asuntoihin tehdään muuttoremontteja ja -siivouksia. Vajaassa 10 liike- ja toimitilassa tai varastossa vaihtuu vuokralainen kuukausittain. Lukostot uusitaan vuosittain n. 6-10 kiinteistössä. Yksittäisiä avaintilauksia on n. 400 kpl ja uudelleensarjoituksia n. 170 kpl vuosittain. Autopaikkasopimuksia alkaa n. 150 kpl ja päättyy 130 kpl/kuukausi. Käytössä olevat yleisimmät avaintyypit: Abloy Easy, Exec, Sento, Protec, Classic sekä Iloq S10 ja ja S5. VTS-kotien avaimia hallinnoidaan tällä hetkellä Visma Tampuurin avainhallinta -sovelluksella. Asiakkailla on mahdollisuus asioida Tampereen keskustassa joko VTS-kotien asiakaspalvelupisteellä tai noutaa avaimet Smartbox -noutoautomaatista, joka sijaitsee myös keskustassa. Hankinnan ennakoitu arvo on ilmoitettu sitoumuksetta ja laskettu 6 vuodelle. Ennakoitu arvo jakautuu arviolta seuraavasti: Tampereen Vuokratalosäätiö sr 2 070 000 euroa, Vilusen Rinne Vuokra-asunnot Oy 240 000 euroa ja Annalan Vuokra-asunnot Oy 90 000 euroa. Sopimuskausi on 1.12.2024-30.11.2026, jonka jälkeen sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana.

Kilpailutus järjestetään hankintarenkaana, jonka jäseniä ovat Tampereen vuokratalosäätiö sr, Vilusen Rinne Vuokra-asunnot Oy ja Annalan Vuokra-asunnot Oy. Jokaisen yhtiön hallitus tekee hankintapäätöksen hankinnasta. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi tarjoaja. Hankintarenkaan kaikki jäsenet, Tampereen Vuokratalosäätiö sr, Vilusen Rinne Vuokra-asunnot Oy ja Annalan Vuokra-asunnot Oy, tekevät omat samansisältöiset sopimuksensa valittavan tarjoajan kanssa.