Hankintasopimuksen muutos - SYKE/2022/638 / Rakennetun ympäristön tietojärjestelmä

Suomen ympäristökeskus (Syke) on kilpailuttanut 20.10.2022 julkaistulla tarjouspyynnöllä Rakennetun ympäristön tietojärjestelmän toteuttamista koskevan hankinnan ja tehnyt asiasta 13.10.2023 Toimitussopimus- ja palvelusopimukset (SYKE/2022/638-69)) ryhmittymän Solita Oy - Sitowise Oy kanssa (Toimittaja). Tarjouspyynnössä ja sopimuksessa on ollut optio jatkaa sopimusta vuosina 2025-2029. Tarjouspyynnössä option sisältö on ilmaistu epäselvästi, ja sen sisällöksi on kerrottu vain jatkokehitys. Sykellä on kuitenkin tarve sisällyttää optioon myös kehitettyjen sovellusten sovellusylläpito. Sovelluksen ylläpito vaatii käytännössä sovellukseen tutustumisen. Syke ei ole pystynyt henkilöresurssipulasta johtuen osallistumaan sovelluksen kehitykseen tai tutustumaan riittävästi sovellukseen, eikä näin ollen ole valmis ylläpitämään sovellusta vielä vuonna 2025. Samoin sovellusylläpidon hankinta kolmannelta osapuolelta ei ole mahdollista, koska vaatisi kolmannelta osapuolelta pitkän tutustumisjakson sovellukseen. Näin ollen sovellusylläpito on tarkoituksenmukaista sisällyttää Toimittajan tehtäviin myös ajalle 1.1.2025-31.12.2029, kuitenkin siten, että Syke voi halutessaan siirtää sovellusylläpidon omaksi tehtäväkseen. Koska option sisällön muotoilu alkuperäisessä tarjouspyynnössä on epäselvä, Syke tekee asiasta varmuuden vuoksi hankintalain 136 §:n mukaisen sopimusmuutosilmoituksen.

Tarjouspyynnössä ja sopimuksessa on ollut optio jatkaa sopimusta vuosina 2025-2029. Option käyttöönotosta tulee sopimuksen mukaisesti ilmoittaa 30.6.2024 mennessä Toimittajalle. Tarjouspyynnössä option sisältö on ilmaistu epäselvästi, ja sen sisällöksi on kerrottu vain jatkokehitys. Sykellä on kuitenkin tarve sisällyttää optioon myös kehitettyjen sovellusten sovellusylläpito. Sovelluksen ylläpito vaatii käytännössä sovellukseen tutustumisen. Syke ei ole pystynyt henkilöresurssipulasta johtuen osallistumaan sovelluksen kehitykseen tai tutustumaan riittävästi sovellukseen, eikä näin ollen ole valmis ylläpitämään sovellusta vielä vuonna 2025. Samoin sovellusylläpidon hankinta kolmannelta osapuolelta ei ole mahdollista, koska vaatisi kolmannelta osapuolelta pitkän tutustumisjakson sovellukseen. Näin ollen sovellusylläpito on tarkoituksenmukaista sisällyttää Toimittajan tehtäviin myös ajalle 1.1.2025-31.12.2029, kuitenkin siten, että Syke voi halutessaan siirtää sovellusylläpidon omaksi tehtäväkseen. Oikeudelliset perustelut sopimusmuutokselle Hankintalain (1397/2016) 136 §:ssä on määritelty, minkälaisia muutoksia hankintasopimukseen voidaan tehdä sopimusaikana. Lainkohdan mukaiset muutokset voidaan tehdä, vaikka ne saattaisivat olla luonteeltaan olennaisia muutoksia. Tässä tapauksessa hankintayksikkönä toimiva Syke katsoo, että hankintalain mukaiset perustelut sopimusmuutokselle ovat olemassa. Hankintalain 136 §:n mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä mm. silloin, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai - palveluja, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Hankintalain perusteluiden mukaan tällaisissa tapauksissa alkuperäisen hankintasopimuksen muuttaminen ilman uutta hankintamenettelyä voi olla perusteltua erityisesti, jos lisäsuoritukset on tarkoitus toteuttaa joko jo sovittujen palvelujen, tavaroiden tai asennusten osittaisena korvaamisena tai lisäyksenä, ja kun suorittajan vaihto edellyttäisi sitä, että hankintaviranomainen hankkii materiaaleja, urakoita tai palveluja, joilla on erilaiset tekniset ominaisuudet, mistä voi aiheutua yhteensopimattomuutta tai kohtuuttomia teknisiä vaikeuksia toiminnan ja huollon osalta. Kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos hankintasopimusta muutetaan kyseisen kohdan mukaisesti, tulee hankintayksikön tehdä asiasta sopimusmuutosta koskeva ilmoitus, joka julkaistaan hankintoja koskevissa tietokannoissa (HILMA ja TED). Sopimusmuutoksen tekeminen on välttämätöntä, jotta Syke pystyy täyttämään lakisääteisen velvoitteensa rakennetun ympäristön tietojärjestelmän ylläpidosta tilanteessa, jossa ylläpidon siirtäminen Syken oman henkilöstön tehtäväksi ei ole vielä mahdollista. Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista, sillä ylläpito vaatii ohjelmistokoodin syvällistä tuntemusta ja ohjelmistokoodiin tutustuminen vaatisi paljon resursseja. Muutosten arvo jää alle sallitun enimmäismäärän, sillä sopimusmuutoksesta aiheutuva enimmäisarvo on 300 000€ ja koko sopimuksen enimmäisarvo on 9 278 924,56 €. Muutoksesta julkaistaan sopimusmuutosilmoitus Hilmassa ja TED-tietokannassa. Tässä kyseisessä tapauksessa sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa ja kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Näin ollen kyse on 136 §:n mukaisesta sallitusta sopimusmuutoksesta.

Tarjouspyynnössä option sisältö on ilmaistu epäselvästi, ja sen sisällöksi on kerrottu vain jatkokehitys. Sykellä on kuitenkin välttämätöntä sisällyttää optioon myös kehitettyjen sovellusten sovellusylläpito, jonka takia asiasta tehdään sopimusmuutosilmoitus.