Poliisin asetietojärjestelmän suunnitteluun ja kehittämiseen liittyvien asiantuntijapalveluiden lisähankinta

Hankinnan kohteena olevat lisäpalvelut ovat alkuperäiseltä toimittajalta hankittavia lisäpalveluita poliisin uuden asetietojärjestelmän suunnitteluun ja kehittämiseen. Lisäpalveluina hankitaan asiantuntijapalvelua, joka on alkuperäisen hankintasopimuksen (palvelusopimus) mukaista, mutta joka ei kuitenkaan kuulu hankinnan alkuperäiseen laajuuteen. ASKEL-hanke on valmistelemassa uutta kilpailutusta, jossa hankitaan asiantuntijatyötä asetietojärjestelmän kehitystyöhön ensimmäisen tuotantojulkaisun loppuunsaattamiseksi ja järjestelmän jatkokehittämiseen ASKEL-hankkeessa sekä järjestelmän tuotannonaikaiseen tukeen ja ylläpitoon. ASKEL-hankkeen tavoitteena on saada asetietojärjestelmän ensimmäinen tuotantojulkaisu valmiiksi käyttöönottoa varten vuoden 2025 aikana. Lisäpalveluilla mahdollistetaan työn jatkuminen nykyisen toimittajan toimittajan toimesta siten, ettei järjestelmän toteutukseen tule sellaista keskeytystä, joka aiheuttaisi merkittäviä ylimääräisiä kustannuksia ja olennaisesti haittaisi osaamisen ja tiedon siirtymistä toimittajan vaihtuessa uuden kilpailutuksen myötä. Toimittajan vaihtaminen kesken tuotantojulkaisun toteutustyön aiheuttaa merkittävän riskin käyttöönottoajankohdan siirtymiselle. Hankinnan kohteena olevilla lisäpalveluilla varmistetaan myös avustamisvelvollisuuden piiriin kuuluvat työt toimittajan vaihdoksessa. Hankinnan kohteena olevien välttämättömien lisätöiden kokonaismäärä on 1.4.2024 alkaen enintään 1600 henkilötyöpäivää, ja niiden arvo enintään 1,2 miljoonaa euroa (alv 0 %). Lisätilausten kokonaisarvo on enintään 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan arvosta. Lisätilaukset tehdään alkuperäisen kilpailutetun palvelusopimuksen (POL-2021-75-Sop) ja sen perusteena olevan puitesopimuksen (POL-2020-103-Sop) ehdoin.

Hankinnan kohteena olevat lisäpalvelut ovat alkuperäiseltä toimittajalta hankittava lisäpalvelut poliisin uuden asetietojärjestelmän suunnitteluun ja kehittämiseen. Lisäpalveluina hankitaan asiantuntijapalvelua, joka on alkuperäisen hankintasopimuksen (palvelusopimus) mukaista, mutta joka ei kuitenkaan kuulu hankinnan alkuperäiseen laajuuteen. ASKEL-hanke on valmistelemassa uutta kilpailutusta, jossa hankitaan asiantuntijatyötä asetietojärjestelmän kehitystyöhön ensimmäisen tuotantojulkaisun loppuunsaattamiseksi ja järjestelmän jatkokehittämiseen ASKEL-hankkeessa sekä järjestelmän tuotannonaikaiseen tukeen ja ylläpitoon. ASKEL-hankkeen tavoitteena on saada asetietojärjestelmän ensimmäinen tuotantojulkaisu valmiiksi käyttöönottoa varten vuoden 2025 aikana. Lisäpalveluilla mahdollistetaan työn jatkuminen nykyisen toimittajan toimittajan toimesta siten, ettei järjestelmän toteutukseen tule sellaista keskeytystä, joka aiheuttaisi merkittäviä ylimääräisiä kustannuksia ja olennaisesti haittaisi osaamisen ja tiedon siirtymistä toimittajan vaihtuessa uuden kilpailutuksen myötä. Toimittajan vaihtaminen kesken tuotantojulkaisun toteutustyön aiheuttaa merkittävän riskin käyttöönottoajankohdan siirtymiselle. Hankinnan kohteena olevilla lisäpalveluilla varmistetaan myös avustamisvelvollisuuden piiriin kuuluvat työt toimittajan vaihdoksessa. Hankinnan kohteena olevien välttämättömien lisätöiden kokonaismäärä on 1.4.2024 alkaen enintään 1600 henkilötyöpäivää, ja niiden arvo enintään 1,2 miljoonaa euroa (alv 0 %). Lisätilausten kokonaisarvo on enintään 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan arvosta. Lisätilaukset tehdään alkuperäisen kilpailutetun palvelusopimuksen (POL-2021-75-Sop) ja sen perusteena olevan puitesopimuksen (POL-2020-103-Sop) ehdoin.

Poliisihallitus on kilpailuttanut uuden asetietojärjestelmän suunnitteluun ja kehittämiseen liittyvät asiantuntijapalvelut julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista annetun lain (1531/2011, PUTU-laki) 27 §:n mukaisena Poliisin sovelluskehityksen IT-asiantuntijapalveluiden puitejärjestelyn, osa-alue "Java-asiantuntijapalvelut", (POL-2018-25029) sisäisenä tarjouskilpailuna. Tarjouskilpailussa hankinnan kohteena olivat poliisin asetietojärjestelmän sovelluskehitykseen liittyvät projektinhallinta-, arkkitehtuuri- ja määrittelypalvelut sekä muut asiantuntijapalvelut, kuten laadunvalvonnan tukeminen. Järjestelmän varsinainen toteutustyö (sovelluskehitystyö) kilpailutettiin erikseen saman puitejärjestelyn sisällä. Asetietojärjestelmän kehittämishankkeen (ASKEL-hanke) tavoitteena on: - selkiyttää, yhtenäistää, tehostaa ja automatisoida ampuma-aselain mukaisia lupaprosesseja, - parantaa aseiden ja muiden ampuma-aselain mukaisten luvanvaraisten esineiden elinkaari- ja sijaintitietojen hallintaa, - hyödyntää poliisin tietojärjestelmissä käytettävissä olevia tietoja aiempaa tehokkaammin lupaharkinnassa sekä jakaa lupahallinnon tuottamaa tietoa muun poliisitoiminnan kanssa, - automatisoida tiedonvaihto poliisin muiden järjestelmien kanssa, - parantaa asiakaspalvelun laatua lisäämällä sähköistä asiointia sekä vähentämällä ajanvaraus- ja käyntiasiointitarvetta, - tarjota ase-elinkeinonharjoittajille uusia palveluita ja siten kasvattaa heidän rooliaan aselupamenettelyssä. Poliisihallitus on arvioinut puitejärjestelyn sisäisen tarjouskilpailun tarjouspyynnössä asetietojärjestelmän suunnitteluun ja kehittämiseen liittyvien asiantuntijapalveluiden hankinnan ennakoiduksi arvoksi 1- 2,5 miljoonaa euroa (alv 0%). Palveluiden toimittajaksi valittiin Eficode Oy, jonka kanssa Poliisihallitus on tehnyt 16.4.2021 voimaan tulleen puitesopimukseen perustuvan palvelusopimuksen. PUTU-lain 23 §:n 2 momentin mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu, joka hankitaan alkuperäiseltä toimittajalta ja joka on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi palvelun toteuttamiselle sellaisena kuin se on alun perin määritelty. Edellytyksenä on, että lisäpalvelua ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa alkuperäisestä sopimuksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa tai, vaikka lisäpalvelu voitaisiinkin erottaa alkuperäisen sopimuksen toteuttamisesta, se on ehdottoman välttämätön alkuperäisen sopimuksen loppuunsaattamiseksi. Lisäksi edellytyksenä on, että lisäpalvelujen kokonaisarvo on enintään 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan arvosta. Asetietojärjestelmän suunnitteluun ja kehittämiseen liittyvien asiantuntijapalveluiden työmäärä on osoittautunut järjestelmän toteutuksen edetessä merkittävästi Poliisihallituksen alun perin arvioimaa suuremmaksi. Töiden etenemiseen ja työmäärään kasvuun ovat vaikuttaneet useat syyt, joita Poliisihallitus ei ole voinut ennakoida alkuperäisen kilpailutuksen ennakoidussa laajuudessa. Lisätyöt ovat kuitenkin välttämättömiä asetietojärjestelmän toteuttamiseksi lainsäädännön ja poliisin toiminnallisten vaatimusten mukaisena. Toimittajan mahdollinen vaihtuminen kesken järjestelmän toteutuksen aiheuttaisi huomattavan viivästyksen asetietojärjestelmän ensimmäisen tuotantojulkaisun valmistumiselle, hankkeen tavoitteiden saavuttamiselle sekä poliisin toiminnan tehostamiselle ampuma-aseasioissa. Kun asetietojärjestelmän toteutustyö aloitettiin syksyllä 2021, ei Poliisihallituksen palveluntuottaja pystynyt tarjoamaan poliisille kehitysympäristöä tietojärjestelmän toteutustyötä varten. Jotta toteutustyö päästiin aloittamaan, Poliisihallitus joutui itse toteuttamaan oman kehitysympäristön, ottamaan käyttöön siellä tarvittavat työkalut sekä luomaan työskentelyyn tarvittavat käytännöt yhdessä asetietojärjestelmän suunnitteluun, kehittämiseen ja toteutukseen valittujen toimittajien kanssa. Poliisihallituksella ei ollut riittävästi omaa henkilöstöä eikä asiantuntijuutta tähän työhön, joten toimittajien asiantuntijoiden käyttö oli välttämätöntä. Poliisihallitus ei ole useista yrityksistä huolimatta onnistunut rekrytoimaan tarvittavia omia asiantuntijoita hankkeelle, joten palvelua on jouduttu tilaamaan Eficode Oy:ltä sellaisiin tehtäviin, jotka alun perin oli tarkoitus tehdä omana työnä. Asetietojärjestelmän määrittelytyön edetessä on selvinnyt, että suunnittelu- ja toteutustyön määrä on paljon arvioitua suurempi. Hankkeen edetessä on myös todettu, että Poliisihallituksella ei itsellään ole riittävästi asiantuntemusta tehdä määrittelytyötä loppuun omana työnä, vaan puuttuvaa asiantuntemusta on jouduttu tilaamaan ennakoitua enemmän Eficode Oy:ltä. Asetietojärjestelmä on laaja ja monitahoinen kokonaisuus, jossa säilytetään asiakas-, lupa- ja esine- sekä asetietoja ja määrittely- ja suunnittelutyössä on huomioitava näiden väliset riippuvuudet. Järjestelmän perustana on näihin liittyvää asiankäsittelyä, joka arkistoidaan sähköisesti. Liittymärajapintoja poliisin ja muiden sidosryhmien järjestelmiin on useita. Järjestelmän tulee tukea ampuma-aselain mukaista toimintaa, ja lakiin on vuosien 2019-2024 aikana tullut ja tulossa merkittäviä muutoksia mm. aseasioiden sähköiseen asiointiin sekä ase-elinkeinonharjoittajien ilmoitusvelvollisuutta tukeviin toiminteisiin. Näihin toiminteisiin liittyvät tulkinnat ja niiden määrittelyyn ja suunnitteluun liittyvät todelliset työmäärät ovat selvinneet Poliisihallitukselle vasta toteutustyön edetessä. Myös vuonna 2020 voimaan tullut laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta on tuonut uusia vaatimuksia järjestelmän määrittelyyn. Tämän työn määrää ei ole pystytty arvioimaan, ennen kuin määrittely- ja toteutustyössä on päästy etenemään. Lisäpalveluiden hankinta ei muuta tehdyn palvelusopimuksen luonnetta, koska tilattavat lisätyöt on jatkumo jo aloitetuista töistä ja kuuluvat alkuperäisen kilpailutuksen toiminnalliseen sisältöön.